ファイルの情報を見る

 ExcelやWordなど、Microsoft Officeで作成したファイルには、作成者の個人情報が埋め込まれている。それをチェックするには、ファイルを右クリックして、プロパティの「詳細」から調べるのが手っ取り早い。

 それぞれのアプリを起動してファイルを開けば、「ファイル」メニューの「情報」からも確認できる。社内で作られたファイルも、そもそも誰が原作なのかチェック可能だ。

ファイル右クリックして「プロパティ」を実行する

プロパティが開くと「詳細」タグでファイルを作成した人がわかる

アプリでファイルを開いたら「ファイル」メニューの「情報」をクリックする。こちらでもファイルの作成者などがわかる

個人情報を消す

 Excelで作成者の情報を消すなら、一気に個人情報を消すのが手っ取り早く確実だ。先ほどと同様の「ファイル」-「情報」メニューから「ブックの検査」をクリックする。Wordなら「文書の検査」、PowerPointなら「プレゼンテーションの検査」だ。ここで「問題のチェック」を行い、個人情報をまとめて消せるのだ。

 以下の図で示す手順を覚えておけば、ファイルの個人名を削除できるのでぜひ覚えておこう。例えば、誰かが作成した書類やプレゼンのスライドを社内で使い回すなら、最初から個人名がない状態のひな形にしておいた方がいいだろう。

 ただし、そもそも文中に書いた名前などは別の話なので注意して欲しい。

「ファイル」メニューの「情報」で、「ブックの検査」をクリックし、ドキュメントを検査する

ブックを検査するとさまざまな項目が表示される

「ドキュメントのプロパティと個人情報」の「すべて削除」をクリックすると、作成者名などが消される

ファイルの作成者などの情報が消えた

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著者プロフィール

戸田 覚(とだ さとる)

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。