印刷プレビューで確認する

 Excelのシートができあがっているか作業中なら、印刷プレビューを実行してみよう。「ファイル」-「印刷」でプレビューが表示されるはずだ。この操作をすると、用紙からはみ出していることが確認できる。
 実は、プレビューを確認したあとでワークシートに戻ると、薄い点線で印刷範囲がわかる線が引かれているのでチェックしながら作業するといい。

こんなワークシートを印刷する

印刷プレビューをチェックすると大幅にはみ出していることがわかる

プレビューからワークシートに戻ると、点線が引かれていて印刷範囲がわかる

改ページプレビューで作業する

 印刷範囲を把握しながら作業したいなら、「改ページプレビュー」に切り替えるのがおすすめだ。画面上に用紙が表示されるので、とてもわかりやすく作業ができる。用紙の縦横を切り替えれば、より収まりがよくなるケースも多い。
 さらに、このモードでは区切りをドラッグしてずらすことで、印刷に収まる範囲を自分で調整可能だ。
 ただし、縮小することになるので、余白の空き具合が美しくない。やはり、作業の最初の段階で用紙の区切りを把握しながら表やグラフをレイアウトしていくのがおすすめだ。

「表示」-「ブックの表示」-「改ページプレビュー」に切り替える

こちらのプレビューの方が用紙の区切りがわかりやすい

用紙の縦横を切り替えると収まりがよくなることも一目瞭然だ

改ページプレビューの区切りをドラッグすると、表を縮小して用紙に収められる

ページの区切りを右端までドラッグした

印刷プレビューをみると、強制的にページに収めていることがわかる

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著者プロフィール

戸田 覚(とだ さとる)

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。