ファイルを共有する

 ファイルを共有するメリットは数々あってとてもここには書ききれないので、一部を紹介しよう。メール添付では容量が大きすぎる場合に共有する人が多いのだが、実は、送信ミスを防げるのも大きなポイントだ。共有を止めてしまえば、相手は開けなくなる。ダウンロードしてしまえば開けるが、単なるメール添付よりは対応できる可能性が高いはずだ。
 ファイルの共有は簡単で、ファイルを右クリックしてOneDriveのメニューから利用する。なお、この画面はWindowsをMicrosoftのアカウントで利用し、OneDriveも使える状態で説明している。

ファイルを右クリックするとOneDriveのメニューが表示される

リンクのコピーをクリックする

ダイアログが開いたら、左下の「リンクのコピー」をクリックし、リンクをコピーして送る

メールでリンクを送って共有する

 コピーしたリンクは、メールに添付して送ればいい。もちろん、TeamsなどでもOKだ。このリンクを知っている人だけが共有できる仕組みなので、送り先を間違えないように注意してほしい。
 受け取った人はクリックするだけでファイルが利用できる。

メールにリンクを貼り付けて送信する

メールを受け取った側は、リンクをクリックすればいい

ExcelやWordはブラウザー上でファイルを開ける

ダウンロードして保存すれば、ローカルのファイルとして利用可能だ 

フォルダーを共有する

 OneDriveでは、フォルダーも共有できる。この機能を使うと、お互いに同じフォルダーを開いて、ファイルを保存したり開いたりして使えるようになる。共同作業をしたいときにはとても役立つ。また、同じ相手と何度もファイルをやりとりする際には、フォルダーごと共有するのが便利なのだ。両者がファイルをフォルダーに保存すれば、それぞれに利用できるからだ。
 フォルダーとファイルの共有方法を覚えておくと、仕事の効率がグンとアップするはずだ。

フォルダーの共有も手順は同様で、右クリックして共有を選択

リンクをコピーすればいい

メールを受け取った側は、リンクをクリックするとこのようにフォルダーが開く

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著者プロフィール

戸田 覚(とだ さとる)

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。