デジタルを活用した名刺の管理は、PCの黎明期から行われている。1990年代のPCは、顧客管理・文書作成・表計算がビジネス活用の3大テーマにもなっていた。それから30年もの時が流れても、やはり「名刺」に代表される顧客情報の管理は、セールスの成否を左右する重要な取り組みだ。そんな名刺管理をクラウドとスマートデバイスで革新するアプリ＆サービスが、ワウテック株式会社が提供する名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」である。かつて、名刺を見ながらキーボードをたたいて入力していた顧客情報も、CAMCARD BUSINESSを導入すれば、Chromebookを活用してスマートな入力と共有が可能になるのだ。

CAMCARD BUSINESSの基本は、名刺の読み取りや検索を行うスマートフォンアプリと、名刺の管理や従業員同士で名刺情報を共有できるクラウドサービスの組み合わせとなる。競合するサービスはいくつかあるが、CAMCARD BUSINESSの強みは、誰でも扱える使い勝手の良さだ。CAMCARD BUSINESSのアプリでは、スマートフォンのカメラを使って名刺を撮影すると、名刺画像から顧客情報のテキスト変換を行い、自動的に顧客データベースに登録してくれる。その手軽さから、これまで名刺を管理していなかった従業員でも、スキマ時間に手軽に顧客データベースの作成が可能になる。そんな名刺の読み取りに、Chromebookが活用できるのだ。

筆者は、これまでに4台のChromebookを使い続けてきたが、そのうちの2台はタブレット型の機種を活用している。Chromebookというと、安価なノートPCをイメージする人もいるが、国内で販売されている機種を調べていくと、ハイエンドなものから2in1型まで多くのバリエーションがある。その2in1やタブレット型Chromebookならば、CAMCARD BUSINESSのAndroid用アプリをインストールして、背面のカメラで名刺を撮影できるのだ。

Chromebookという名称から、ノートブック型のイメージが先行してしまうが、タブレット型Chromebookを使うと、まるでAndroidタブレットを操作しているような感覚になる。それでいてフルスペックのChromeブラウザーも利用できるので、日常業務ならばタブレット型Chromebookで全てこなせる。そのタブレット型Chromebookを活用して撮影した名刺の画像は、CAMCARD BUSINESSによってクラウド上に顧客データベースとして登録できる。

クラウドに登録された顧客データは、CAMCARD BUSINESSの管理画面を使って、従業員同士で共有が可能だ。この管理画面の利用には、アプリではなくChromeなどのWebブラウザーからのアクセスが必要とされる。そのときに、タブレット型Chromebookであれば、デバイスを取り替える必要なく管理画面での作業が継続して行える。

対応する言語は、日本語、英語、簡体中国語、繁体中国語、韓国語、フランス語、スペイン語、ポルトガル語、ロシア語、ドイツ語、イタリア語、オランダ語、スウェーデン語、フィンランド語、デンマーク語、ノルウェー語、ハンガリー語の17カ国語。グローバルでも活用できる強みを持っている。

CAMCARD BUSINESSは、個人で利用できるパーソナル版も提供されているが、法人版を利用するメリットは、情報の共有機能や管理機能を活用したセキュリティ対策にある。

情報共有の面では、従業員が名刺から登録した顧客情報の閲覧だけではなく、商談内容やタスクなどの関連する情報をひも付けて公開することができる。さらに従業員が退職した後でも、登録された名刺情報は情報資産として残せるので、ほかの従業員に引き継ぐことで商機を逃すこともない。

セキュリティの面では、ユーザー管理機能により従業員の利用範囲を細かく設定することで顧客情報を守れる。例えば、名刺の公開範囲を、全従業員が参照できる「全社共有」、部門やチーム単位のみで参照できる「部門共有」、特定の従業員のみが参照できる「個別共有」というようにユーザーごとに定められる。職位や部署などの役割による顧客情報の閲覧範囲を制限することで、不適切な情報の閲覧を防げる。また、社外からのアクセスに対しては、事前に4桁のパスコードを設定して他者からの乗っ取りを防ぐ「パスロック機能」や端末ID／IPアドレスによるアクセス制限によって意図せぬ場所からの情報漏えいも防げる。

CAMCARD BUSINESSは、最小5名から利用できる。大企業では、営業部門などの部署別に導入している例もある。また、CAMARD BUSINESSを外部のセールスオートメーション系サービスと連動させている事例も多いという。全社規模での顧客管理は統合的なCRMサービスを利用し、そのCRMに入力する顧客データのフロントエンドにCAMCARD BUSINESSの名刺読み取りを使い、出先などで顧客情報を参照するときにも活用している。本格的なCRMを利用していても、従業員が手作業で顧客情報を入力する例は少ない。そこで、CAMCARD BUSINESSを導入することで、顧客情報が入力しやすくなり、顧客管理の環境整備につながるのだ。対応している外部サービスは「Salesforce」「Dynamics CRM」「SugarCRM」「Google Contacts」「Kairos3」「Oracle Sales Cloud」となる。

CAMCARD BUSINESSは導入コストが安いことも特長だ。中小企業から大手企業の一部門まで、業種や分野を問わず手軽に導入可能だ。そういう意味では、クラウドサービス提案のためのドアノックツールとして活用できるという。さらに、筆者が実践しているように、タブレット型Chromebookの推奨にもつながる。繰り返しになるが、Androidタブレットよりもタブレット型Chromebookが有利な点は、アプリとフルスペックChromeの両立にある。両方のいいとこ取りができるので、CAMCARD BUSINESSとの相性が良いのだ。