検索結果を活用する

 前回、検索の基本的な使い方を紹介した。検索でヒットしたファイルが表示される状態までを紹介したのだが、ここで検索を終了したい場合には、「検索結果を閉じる」をクリックするのがコツ。こうすることで検索前の状態に戻れる。

検索を終了するには「検索結果を閉じる」をクリックする

検索を終了するには「検索結果を閉じる」をクリックする

ファイルを絞り込む

 検索結果が多すぎる場合は、作成日やファイルサイズなどで表示するファイルを絞り込める。「検索オプション」を利用すれば簡単に使えるので試してみよう。特に更新日はいつ頃作成したか記憶があるときに有効だ。また、動画ならファイルサイズは大きいし、テキストなら小さいわけだ。

ファイルの更新日でも絞り込める

ファイルの更新日でも絞り込める

表示を変更しよう

 ファイルリストの表示を「詳細」に切り替えると、ファイルの絞り込みが簡単にできるようになる。この方法は、「Excelのファイルを探したい」「プレゼンのスライドを探したい」といった時にとても手っ取り早い。

ファイルリストの表示を「詳細」に切り替える

ファイルリストの表示を「詳細」に切り替える

見出しの「種類」をクリックすると、ファイルの種類を指定して一覧可能だ

見出しの「種類」をクリックすると、ファイルの種類を指定して一覧可能だ

全文検索する

 全文検索とは、ファイル名だけではなくファイルの中身を含めて検索することだ。例えば、「営業」というキーワードで検索すると「営業会議.doc」などファイルの名前で検索するのが一般的なイメージだろう。だが、ファイル名が「議事録.doc」でも内容の文章に「営業」と書かれていたら、こちらも検索対象になるわけだ。

この検索結果では、ファイル名に「営業」と含まれていないファイルもヒットしている。つまり、全文検索しているわけだ

この検索結果では、ファイル名に「営業」と含まれていないファイルもヒットしている。つまり、全文検索しているわけだ

全文検索を行うには、まず「オプション」を選択する

全文検索を行うには、まず「オプション」を選択する

「フォルダーオプション」が開いたら、「ファイル名と内容を常に検索する」にチェックをつけておけば有効になる

「フォルダーオプション」が開いたら、「ファイル名と内容を常に検索する」にチェックをつけておけば有効になる

サブスクリプション管理ポータル「iKAZUCHI(雷)」

「Microsoft 365」のご利用にはサブスクリプション管理ポータル「iKAZUCHI(雷)」がお薦めです!

著者プロフィール

戸田 覚(とだ さとる)

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。