Office 365のツールでAIによる働き方改革をサポート

メールや会議の質を向上させて効率化

日本マイクロソフトは、働き方改革を支援するOffice 365のツール「MyAnalytics」や「Office Delve」について、現状と今後について発表。日本政府が推進する働き方改革へ貢献するツールのひとつとして、今後も働く環境の最先端を目指す。

文／飯島範久

自分の働き方を可視化して気づきを

Office 365のツール「MyAnalytics」や「Office Delve」は、2015年12月に大幅機能強化された「Office 365 Enterprise E5」という新しいプランで提供開始された機能のひとつだ。

これまで、日本マイクロソフトでは、2011年にフレキシブルワークスタイルを導入。会社で働くからテレワークを推進し、テレワークの日やテレワーク週間、働き方改革を展開。そして今年は働き方改革第2章として、テレワークの推進に加え、AIの活用による「気づき」を与えることで、新しい会議形態の提案、社員の健康管理、長時間労働の抑制を目指している。

働き方の質の向上を目指し、Office365をベースとしたツールとして提供したのが、先述の「MyAnalytics」や「Office Delve」だ。投入時からさまざまなフィードバック、日本マイクロソフト自身も実際に活用したうえで、改善を重ね機能やUIは進化している。それぞれのツールは、

MyAnalytics：ユーザー個人の働き方を可視化し気づきを与えてくれるパーソナルエージェント
Office Delve：機械学習技術を活用してそれぞれのユーザーに関連性の高いコンテンツやインサイトを提供してくれるインテリジェントツール

となっており、現在はMyAnalyticsがExchangeを利用したメールと会議の内容を元に気づきを与えたり、Office Delveがドキュメントや作業、OneDrive共有しているファイルを元に必要な情報を提案してくれる。気づきや提案は、日本マイクロソフトが培ってきたビッグデータをベースにAIによる分析で行う仕組みだ。

MyAnalyticsの主な機能としては、まず作業時間の可視化。1週間どんな仕事をどのような時間配分で行われたのか、会議、メール作業、残業などの時間を表示してくれる。これらの情報に対して、AIにより働き方の質を向上させるためのアドバイスも表示される。

1週間の仕事の時間配分が可視化されて自分の作業を振り返えることができる

AIによるアドバイスが表示され、改善を進めやすくする。画像の例では、同じ会議に参加している人との作業分担をうながしている

こちらは、メールの処理が残業時間帯でかつ開封まで時間がかかっているため、翌朝作業でも同じとAIが判断

また、会議に要した時間を可視化。例えば会議中にもかかわらず別件のメールを処理しているような場合、タスクの負荷がかかりすぎていると考えられる。会議時間を削減したり、人数を絞ったりして会議の質を向上させれば、タスクの負荷を軽減できるという気づきを与えてくれる。

会議に要した時間を可視化。1週間の会議時間や会議中に別の作業をしていた時間、誰が会議を設定しているかなどがわかる

会議の傾向をクリックすると、会議ごとに分析した結果を表示。傾向を見て必要な会議だけに絞ったり、会議時間を短縮して質を上げるといった判断ができる

ほかにも、他部署の人と関わり合いがどのぐらいかだったり、メールに費やした時間だけでなく、相手に送って既読になるまでの時間や既読率なども可視化。場合によってはメールではなくSkypeによる会議にしたり、Yammerによる情報共有したりなど、別の手法を活用することで、効率化が図れる。

どのような人と関わりながら仕事をしているかを表示。他の部署の人とより関わることで、企画の新規性・クオリティの向上が望める

メール作業に要した時間や作業内容、既読率なども可視化。連絡や情報共有をメール以外の手段で行えば、効率アップが望める

実際MyAnalyticsを導入している企業（フォーチュン500）のデータによると、メールや会議に費やす時間を週に2時間程度削減したそうだ。また、日本マイクロソフトでも、上司と部下が必ず月に1回は面談をし、業務や働き方バランス、課題を話し合っており、そのときにMyAnalyticsのデータを見せて、作業や会議を改善する提案の材料として利用しているという。

「管理ツールではありません。決して、部下を管理するわけでも、人事から労働時間を管理するわけでもありません。質を上げたり気づきを与えたりするためのツールです」（Officeマーケティング本部・冨士野光則氏）というように、これらのツールは現状、各個人だけが見られ、上司が確認できる仕組みにはなっていない。

日本マイクロソフト Officeマーケティング本部冨士野光則氏

ただ、今後チーム単位で時間の使い方とコラボレーション状況を可視化してくれる「Group Analytics」の機能を2017年春ごろに組み込まれる予定だ。さらに、CRM や HR システムといった社内のほかシステムとの連携が可能となり、カスタマイズされた組織横断の分析が可能になる「Workplace Analytics」を2017年夏ごろ提供する予定だという。現状では、どんなソフトに対応するかは未定だが、APIは公開されているので、どんなシステムでも対応可能であるとしている。

Officeマーケティング本部・輪島文氏は、「ICTが働き方改革を主導するとは思っていません。お客様が推進している中で、提供しているツールによるAI機能を活用してほしいと思っています」と語り、日本マイクロソフトは働き方改革をテクノロジーで貢献していくとした。