シスコの「Cisco Webex Board」が単なるデジタルホワイトボードじゃなかった

喜友名一気さん（以下喜友名）　「そうです。Webex Boardはデジタルホワイトボード、4Kディスプレイ、ビデオ会議端末として使える一台三役の最新端末です。シスコと聞くと、ルーターとかスイッチのイメージが強い企業と思われがちですが、実は、コラボレーションと呼ばれる、音声やビデオ映像を使った遠隔コミュニケーションサービスや専用端末も提供していて、Cisco Webex Meetingsに代表されるWeb会議やビデオ会議でも半分近い世界シェアを持っているんです（出典：Synergy Research 2017）。

　このWebex Boardもその中の1つで、パソコンの画面を映して、データを見ながら話し合いができるだけでなく、ホワイトボード機能により画面に文字などを描けるようになっています。Webex Teamsというクラウドベースのコラボレーションサービスと組み合わせることで、会議前にチーム内でチャットを使って議論したり、必要な資料をあらかじめ共有し、会議中は共有した資料をWebex Boardに表示して議論するという使い方ができます。会議が終わった後でも、いつでもチャットで議論の続きができるので、途切れないコミュニケーションが可能になります。もちろん、途中でメンバーの追加も可能です」

池澤　「最近の働き方改革にはピッタリなソリューションですよね」

喜友名　「そうですね。Webex Teamsは無償版も提供しているので、そちらから始めていただくことも可能です。実は無償版のWebex Teamsを入れたPCやモバイル端末だけで会議を行うこともできますが、会議室に集まったメンバーが各々の小さな端末を見て会議するのはもったいないですよね。
　このWebex Boardがあればみんなで大きな画面を見て議論ができ、共有した資料にホワイトボード機能を使って双方向から書き込むという会議も出来るようになります。また通常のホワイトボードの場合、書いたものを会議の終わりに写真を撮り、後でメンバーにメールで送ったりしますよね？」

池澤　「ありますあります！」

喜友名　「情報漏洩のリスクから撮影が禁止されているのに、ホワイトボードの撮影だけは黙認されている会社も多いと聞きます。Webex Boardなら書いたものは任意のスペース上に暗号化して保存されるので、セキュリティ面も高いですし、メールで送る手間も不要になります」

池澤　「パソコンとWebex Boardをペアリングするってどうやるんですか？」

喜友名　「音を使ってペアリングをして、ネットワーク経由でパソコンの画面をWebex Boardに送るということをしています」

池澤　「音でペアリング？」

喜友名　「そこが結構ミソなんです。Webex Boardのスピーカーから自分の端末情報と暗号化キーを超音波として出していて、それをPCやモバイル端末のマイクがキャッチすることで自動的にペアリングしています。Bluetoothだとすぐに上手くいかなかったり、手順が面倒だと感じている人もいると思いますがこれは自動なので簡単です」

池澤　「音でそんなことができるんですね」

喜友名　「また、Bluetoothと違い音は壁を通過していくことがないので、隣の部屋からペアリングされて内容が漏れるというリスクも排除できます。扉を閉めておけば超音波はその部屋から出ていきませんので」

池澤　「高い声で邪魔しても大丈夫ですか？（笑）」

喜友名　「大丈夫だと思います（笑）。たとえ邪魔できたとしても、きっと息継ぎしている間にペアリングしてしまいます。たとえばプロジェクトごとに作る“グループのスペース（部屋）”とペアリングできると、そのメンバー間で共有されていた様々な資料や画像をWebex Boardでも見ることができるようになります」

池澤　「開いたファイルにメモとかもできるんですか？」

喜友名　「現在は白紙に双方向から書き込んだり、PCの画面を共有してその上に書き込むということができますが、まもなくファイルへの書き込みも可能になる予定です」

池澤　「離れていてもしっかり共有されるんですね」

喜友名　「働き方改革でリモートワーク環境を作ろうと言ってWeb会議環境を整えている企業も多いですが、ホワイトボードは会議室にしかないものだったので、リモート先にいる人には見せてあげることしかできませんでした。Webex Boardを入れていただければ、離れた拠点や自宅から会議に参加している人とも１枚のホワイトボードを共有できるので、より密度の濃いディスカッションが可能になります」

池澤　「書き心地がしっかりありますね。ペン先がふわふわしていて、本当のホワイトボードに描いている感覚と結構近いんじゃないですかね。すごくいい感じです」

喜友名　「そのあたりは意識しています。コツコツ鳴らないというか、紙にペンで書いているようですよね」

池澤　「追従性もいいですね」

喜友名　「離れたところにいる人とホワイトボードを共有できるいちばんのメリットは、“ここを”とか“これを”といったより自然なコミュニケーションが取れることです。離れて会議に参加していると、たとえ画面に資料が映っていても、今その資料のどこに注目しているのか相手に伝わりづらいことがあります。そのため“図の右から２番目の”といった場所を指す言葉が必要になりますが、ペンで丸を書ければ“ここなんだけど”と直感的なコミュニケーションが取れます。１枚の画面を共有して双方向から書き込めるというのは、とても大きなメリットがあるのです」

喜友名　「つながりましたね。実はカメラが内蔵されていて、彼から僕らはこの様に見えています」

池澤　「結構広角ですね」

喜友名　「そうですね。会議室全体を捉えられるようになっています」

池澤　「かなりキレイ」

喜友名　「実は4K解像度のカメラで撮影されています。ただ、4K画像を相手に送っているわけではなくて、その時の参加者の人数や場所に最適な画角を選択してフルHDの解像度で相手に届けています」

池澤　「マイクはどこについているんですか？」

喜友名　「実は、端末上部にマイクが12個内蔵されていて……」

池澤　「12個も！」

喜友名　「画面の上に一列に配置されているのですが、なぜそんなに数が必要かというと、音は光に比べて遅いので、たとえば右側でしゃべると、一番近いマイクと、一番離れているマイクでは音の到達時間に差が生まれるんです。その差を利用して三角測量のように計算してどのあたりから音が発せられているのか判断しているんです」

池澤　「なるほど、すごい。ちゃんと正しく認識できるのか見てみたい」

池澤　「これって導入している企業ってどのくらいあるんですか？」

喜友名　「はい、さまざまな業界、業種のお客様にご利用いただいていて、アニメ制作会社や高校、大学などもあります」

池澤　「たしかに制作会社さんでは議論が多そうですね」

喜友名　「あるアニメ製作会社では、担当者が出張などで物理的に離れているときでも、“色はこんな感じでどうですか”とリアルタイムに議論できる、ととても喜ばれています」

池澤　「確かにPhotoshopを開いて、個々の色これでいいですか？ みたいなことを見ながら議論も簡単そうですね」

　佐藤さんと実際にホワイトボード機能を使って議論してみることに。

池澤　「これ2人で描くとどうなるんですか？」

喜友名　「同時に描けますよ。1つの会議に最大75台のボードが繋がり、それぞれのボードで２人まで同時に書き込みができます」

池澤　「えっ、スゴイ！」

喜友名　「相手が描いたものも消したりできます」

池澤　「あ、消された（笑）」

喜友名　「デジタルホワイトボードというとたくさんのことができる端末もありますが、Webex Boardは誰でも簡単に使えることにこだわって、本当に必要な機能だけをシンプルに提供しています。ただ、ユーザからの要望の多い機能に関しては順次アップデートにより追加していきます」

池澤　「確かに議論しているときはそんなに複雑なことはしないですし」

喜友名　「終わる時も簡単で、このバツボタンを押すだけです」

池澤　「議論したことは、グループチャットの方には残っているんですよね？」

喜友名　「その通りです。暗号化されて保存しています」

池澤　「こういう製品は、外資系の企業によく導入されているというイメージがあります」

喜友名　「そういうイメージがあるかもしれないですが、実際は多くの国内企業でも使っていただいています。ただみなさんが使いやすいように、部屋に馴染みやすく威圧感の少ないデザインや、カメラを目立たせない仕組みなどさまざまな工夫が入っています」

池澤　「確かに見られている感がハンパないですもんね」

池澤　「リモートワークをしている人にとっては、iPadのようなタブレットが使いやすいですね」

喜友名　「そうですね、アプリを入れていただければ主なモバイル端末で利用できます。ほかにも、このような小さな専用端末というのもあります。普段はパソコンのセカンドディスプレイとして活用し、会議が始まるときは通話ボタンを押すだけでビデオ会議専用端末に早変わりするんです」

喜友名　「Webex Teamsは業務やプロジェクトを行う上で必要なコミュニケーションの手段を全て集めて1つにしたアプリケーションで、主な機能としてプロジェクトやチームごとに作る"グループでのチャット”や”１ファイル2GBまでのファイル共有”、”デジタルホワイトボード機能も使えるビデオ通話”などがあります」

池澤　「その都度、会議室を立ててという感覚ではなく、部署ごとやプロジェクトごと、チーム別などでグループを作って、そこで話し合いもしつつ、会議を設定したときに会議を行う感じなんですね」

喜友名　「その通りです。グループの作り方や、既存のグループにメンバーを追加するのもカンタンで、途中から参加しても過去のチャットの履歴も見られるので、必要な書類を別途送ったり、議論している内容を説明したりする必要がないんです。これがメールでやり取りしていたら情報を共有するのは非常に難しいですね」

池澤　「途中から参加して、それまでに悪口が書かれていたら嫌ですけどね（笑）」

池澤　「私、大学で講義を受けたときにWebexを使ったことがあります」

喜友名　「URLをたたくだけで参加できるので、呼ばれる側はとてもラクですよね」

池澤　「挙手とかありますよね」

喜友名　「そうです。発言しづらい環境なんだけど主催者に注目してもらいたいときに、とても便利な機能ですね」