戸田覚の週刊「ジバラ」－自分働き方改革のススメ 【第2回】

写真で撮ったメモはOneNoteで管理する（1）

「ジバラ（自分働き方改革）」の連載2回目は、紙のメモやホワイトボードの手書き情報をデジタル化し整理する簡単な情報を紹介する。待っていても会社のIT化がなかなか進まないと嘆いていても仕方ない。まずは身近なところから、自分でできるデジタル化による効率化を目指そう。

文／戸田 覚

紙もホワイトボードも手書き

　紙の情報を徹底的に排除するのが、「ジバラ」への近道だ。打ち合わせのメモもできるだけデジタル化したいところだが、いまだに紙に書くことが少なくない。とくに、ホワイトボードは今でもよく使われているのだが、これも手書きだ。また、商談などでは、１枚しか資料がないこともよくある。こんなケースでも書類をデジタルデータ化して管理すると後々とても楽だ。

写真で撮るだけでデジタル化できる

　商談や打ち合わせで紙の資料やホワイトボードの手書きが使われたら、早速スマホのカメラで撮影しておこう。これで、アナログの情報がデジタル化できるのだから、とても簡単だ。

　僕は、ほとんどの打ち合わせの記録をパソコンもしくは、タブレット＋手書きで記録しているので、そもそもアナログのデータはない。だが、やっぱり手書きが好きなので、ちょっとした思いつきの記録などは紙にペンで書くことも少なくない。それは、気分の問題なのだが、やはり記載後には撮影したりスキャンしてデジタル化している。

　また、ホワイトボードに書かれたメモを必死に書き写す姿も見かけるが、これも撮影した方が手っ取り早い。

紙の資料もその場でデジタル化する

　打ち合わせの場で、同席したメンバーに記録を頼むこともある。その際に手書きでメモを取っていることもあるのだが、僕はそれをテキストに打ち直して送ってもらうようなことはしない。その場で撮影すれば担当者の時間が大幅に省けるし、僕にとっても情報がスグ手に入るメリットがある。さらに、手書きのメモにはテキストデータにはない、注釈や図などが入っていることもあって、とてもリアルだ。後でテキスト化すると失われてしまう情報もあるのだ。

　また、紙の資料を提示された場合には、即刻デジタル化している。枚数が多い場合には事務所に戻ってスキャンするが、3枚以下ならその場で撮影することが多い。考えてみて欲しい。紙の資料をもらって、きちんと管理できているだろうか？　ある打ち合わせでもらった紙の資料を、1年後に探そうとしたらどれほど大変だろう。また、管理しきれずに捨ててしまって後で困ることも少なくない。

　まず、紙は受け取らないのが秘訣だ。カタログなどは情報がウェブにあるのでもらわなくても何の問題もない。見やすいという理由で受け取るのは賛成だがその場合も、管理しきれないので撮影してデジタル化しておこう。

実は写真も管理ができない

　ホワイトボードから紙のメモまで、スマホで撮影するだけで簡単にデジタル化できることは、すでにご存じの方も多いだろう。実際に商談の場などで、ホワイトボードを撮影している姿もよく見かける。

　だが、なんの工夫もなく撮影しても、実は後で管理できないというジレンマが待っているのだ。スマホのカメラは個人的なスナップ写真から仕事の情報まで、さまざまな物を撮る。それらはアルバムに保管したり、Googleフォトに溜めていくのが普通だ。個人的な写真ならそれで十分なのだが、仕事の情報では大変に困ったことが起こる。後で探せなくなるのだ。

　写真を気軽に撮れるからこそ枚数がかさみ、数カ月後に探そうとしてもかなり大変だ。次回はこのジレンマを解決する方法を紹介しよう。