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2018/09/25

戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ

【第12回】スライドは説明1枚3分の黄金則で作る(2)



 前回は、スライドは1枚3分の目安で作成することを説明した。もちろん、内容によって説明時間を多少前後させるのは問題ない。10枚のスライドがあるなら合計30分で説明するのがちょうどよい目安になるということだ。

 この法則に従えば、プレゼンの時間が決まれば自動的にスライドの枚数が明確になる。これによって、ムダなスライドを作りすぎたり、逆に足りなくて時間が余ることも防止できるわけだ。徹底してムダを排除するのが自分働き方改革(ジバラ)では、とても重要だ。

 今回は、決め打ちした枚数のスライドに適正な内容を組み込んでいく、構成の作り方を紹介しよう。PowerPointの機能を使うと案外簡単に作っていけるので、ぜひ試していただきたい。

文/戸田 覚


まずはスライドを作ってしまう

 PowerPointを起動したら、まず決まった枚数のスライドを作成してしまおう。10枚でも20枚でも簡単に作れる。

 デザインが決まっているなら、最初の段階でデザインテーマから選択した状態で作業を始める。まずは、1枚目のスライドが表示されているので、ここで画面を「アウトライン」に切り替える。

 画面左のスライド一覧がアウトラインに変わる。このアウトラインの部分では、見出しと小見出し、本文といった順に階層でテキストが表示される。最上位の階層がスライドのタイトルとなって、1枚のスライドが作られる仕組みだ。

 まずは必要な枚数+表紙ぶんのスライドを作成してしまおう。作業は簡単で、アウトライン部分で改行していけばよい。表紙と合わせて11枚必要ならその分改行して、左側のナンバーが11になるまで改行するだけだ。スライドの追加は再び改行すればよく、不要になったら「Del」キーなどで削除すればよい。

 なお、全体のイメージを掴むために、最初の段階でスライドのデザインを一応適応しておくのがおすすめだ。デザインがイマイチだと感じたらその時点で変更すればよい。

PowerPointを起動したら画面をアウトラインに切り替える

左側のアウトラインの画面で改行するだけで必要なスライドが出来上がる

構成を考えて入力する

 必要な枚数のスライドが完成したら、内容の構成を考える。例えば、10枚のスライドを作ると決めたら、それぞれに何を書くか考えていくのだ。もし、どうしても10枚作れないなら、説明時間を短くすることを検討する。逆に、どう考えても10枚をオーバーするなら、説明時間を伸ばす必要がある。無理に詰め込んだり、スカスカにするのは最悪だからだ。

 それぞれのスライドに何を書くかを箇条書き感覚で入力していく。「2枚目はコンセプト、3枚目は市場背景……」と、大まかな内容を決めればよい。一発で確定させる必要はなく、順番を変えたいなら各スライドの左のマークをドラッグすればOKだ。

 少し時間を掛けて、用意できるグラフなどのデータや必ず伝えたい情報をどのスライドに割り当てるか考えながら構成を決めよう。大切なのはモレをなくすことだ。

 例えば全体の枚数が余ってしまったら、内容が厚くなりそうなスライドを2つに分ければよい。全体を見据えることで、均一にスライドが作れるのだ。

 構成がほぼまとまったら、作成しやすいスライドから内容を盛り込んでいく。頭から作る必要はないし、タイトルをキャッチーにするといった作業も後で行えばいい。まずは内容をしっかり固めることだ。デザインも適宜変更しよう。

 1時間くらい操作したら全スライドを一覧してみると、より内容の過不足を見つけやすいはずだ。

 この方法でスライドを作れば、スライド全体の完成度が相当に向上するはずだ。一部のスライドだけに力を入れて、製作のための時間が足りなくなってしまう――といったことも防げる。

各スライドに書き込む内容を箇条書きで整理する。順番の入れ替えもドラッグでできる

構成が確定したら、それぞれのスライドを作成する。頭から順番に作る必要はなく、できる部分から作業すればよい

この段階でデザインを見直すのもおすすめだ

一定時間作業したら全体を見てみる。説明の盛り上がりを考えながら、内容を組み手立てていこう。作業は作りやすいスライドからどんどん進める

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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