ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。 スマートワーク総研とは?

新規登録
MENU

スマートワーク総研

このエントリーをはてなブックマークに追加

2018/12/04

戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ

【第22回】「より伝わる文章」を書く方法(2)


内容が伝わりやすい文章を書くノウハウを紹介する2回目をお届けする。そもそも、文章を書くのが苦手だとしても、改めて文章を勉強しようと思う方はほとんどいないのが実情だ。自分働き方改革(ジバラ)では、学習するのではなく、文章を書くのが苦手だと割り切って、必要最低限の情報を伝えることを考えてはいかがだろう。

文/戸田 覚


1文の目安は80文字にする

 文章を書くのが苦手だとしても、メールは送らなければならないし、企画書も提出する必要がある。だが、改めて文章を勉強しようと思う方はほとんどいないのが実情だ。

 実は、文章の書き方の本を読んでも、仕事にはあまり役に立たない。大事なのは表現力を磨くことではなく、言いたいことが的確に伝わる能力だ。そんな点だけを学べる書籍や場はほとんどない。

 前回、文章を短くすることをお伝えしたが、このノウハウは、1つの文にも有効だ。基本的な文は、主語述語の係り受けで成り立っている。主語を略したとしても、読み手の頭の中には何となく主語がわかっているものだ。

 1文が長くなると、主語と述語の関係があいまいになるなど混乱して、「何が書いてあるのかさっぱりわからない」という状態になる。

 これを防ぐためにも、1文の長さは80文字以内を目指すのがおすすめだ。ちなみに、僕の書いている原稿も、ほとんどが80文字以内の文章で構成されていると思う。

 Wordで企画書を作る際には、1文がおよそ2行を超えないようにすればいい。実際には、60文字程度の文章が多くなるはずだ。たったこれだけのことで、文章が読みやすくなるのだ。

1文をなるべく短くするのが読みやすさの秘訣だ

箇条書きを多用する

 内容の多いテキストを読みやすくしたいなら、“文章”にこだわる必要すらない。おすすめなのが箇条書き化だ。箇条書きにすることで、見やすさ、読みやすさが大いに向上する。例えば、1つのブロックに言いたいことが3つあるとしよう。どれほど文章力がある人が書いても、読み終わるまでは「言いたいことは3つあるのか」と理解しづらい。

 ところが、箇条書きなら見た瞬間に「言いたいことは3つだな」と視覚的に理解できる。頭の中を整理しながら読んでいくのに向いているのだ。

箇条書きにすることで、同じ内容が伝わりやすくなる

読んでもらうならタイトルにこだわる

 自分が一生懸命作成して提出した企画書でも、相手が読みたいと思っているとは限らない。顔は満面の笑みでも、いやいや受け取っていて、ごみ箱に直行するケースだって、決して少なくはないのだ。

 文章を読んでもらいたいなら、タイトルや見出しに徹底してこだわることだ。タイトルや見出しに引きがあってこそ、相手は読みたくなる。つまり、本文を読むかどうかを決めているタイトルや見出しに最大の力を入れるべきなのだ。多少文章が下手でも、タイトルが気になっていれば、つい読み進めてしまうものだ。

 もちろん、社内の提案書など、必ず読んでもらえることがわかっている書類なら、力のいれ具合は調整していい。そこのさじ加減は相手との関係で考えてほしい。

同じ文章でも引きのあるタイトルがついていると読みたくなる

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

このエントリーをはてなブックマークに追加

スマ研おすすめ!!

ピックアップ

ランキング

スマ研おすすめ!!

お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。

資料をダウンロードするには会員登録が必要です。