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2018/12/18

戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ

【第24回】大幅効率アップ! 会議録音のコツ(2)


自分働き方改革(ジバラ)を極める連載。今回は、会議の録音を上手に使う方法の第2回目だ。前回は、スマホで会議を録音する方法を紹介した。ファイルはパソコンをに転送して利用できる。とはいえ、録音したファイルを適当に保存しておくと、どれがどれだかわからなくなって始末に負えない。今回は録音した音声ファイルの上手な管理方法を紹介する。

文/戸田 覚


音声ファイルはノートと一体化させる

 前回は、ベストな録音アプリを紹介した。問題は、録音したファイルの扱いだ。ビデオや音声のファイルは、テキストと違って内容での検索ができない。そこで、ファイル名を付けて保存するのが一般的なのだが、それでも物足りない。中に何が録音されているのかわからないので、いちいち聞いてみることになる。ビデオなら早送りしながら映像を観るだけで何となく内容はわかるのだが、音声だとそうもいかない。

 ということで、よりしっかりとした管理が求められるのだ。録音したファイルはパソコンに転送したら、拡張子が「m4a」などの音声ファイルになる。これを会議のメモに貼り付けておけば、いつのどんな内容なのかがすぐにわかるわけだ。

 Wordに貼り付けてもうまく管理できないが、OneNoteに貼り付ければ、ダブルクリックするだけで再生できる。

 しかも、スマホのOneNoteでもノートを同期すれば再生できる。普段音楽を聞いているイヤホンを利用して会議の録音が簡単に聞けるのだ。これは手っ取り早いのでおすすめだ。

 なお、最初からOneNoteで録音してしまう手もあるのだが、その場合はパソコンを利用すること。スマホのOneNoteは3分の録音時間制限がある。また、パソコンでの録音は外付けマイクを付けないと、広い範囲の声をうまく拾えない可能性があるので注意して欲しい。

Wordに音声ファイルを貼り付けてもうまく扱えない

OneNoteなら簡単に再生できる

会議のノートには時間を入れる

 会議のノートには、必ず時間を入れておくのがポイントだ。せっかく録音をしておくのだから、いわゆる議事録を作る必要はない。大事なのはポイントごとに誰が何を話したのか、重要な話がどの時間に交わされたのかがわかるようにしておくことだ。

 これは簡単で、録音しているアプリやボイスレコーダーを見てだいたいの経過時間を記録しておけば良い。多少ずれても大きな問題ではないので、だいたいの内容を箇条書きにしておく。

 これで、あとで録音を聞き直す際に早送りするタイミングがわかって非常に重宝する。

 なお、iPadなら「Notability」というアプリを使う手もある。このアプリを利用すると、話している内容とメモがリンクする。メモをタップすれば、そのメモを書いた時間に話されている内容が再生できるのだ。似たようなことは「MetaMoJi Note」でも可能だ。

 非常に便利なのだが、ファイルをOneNoteに一元化できないので、僕としては利用をためらっている。なお、どちらのアプリもiPhoneでも使えるのだが、会議中にiPhoneに入力するのは、さすがにはばかられるので、仕事には使いづらい。

 会議の録音アプリは、常にノートと一体化しておくことで事後の管理がとても楽になるのだ。

録音したファイルを貼り付けたノートに時間ごとの内容を記載しておく

iPhoneのOneNoteでも録音が再生できる。Androidでも可能だ

iPadの「Notability」では、録音と入力したテキストがリンクする

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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