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2019/06/04

Microsoft Officeで業務効率アップ!

【第1回】Excelの表を真ん中に印刷するテクニック(1)


今回から新たにMicrosoft Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。

文/戸田 覚


用紙の縦横を指定する

 さて、今回は、Excelの表を紙の真ん中に印刷する方法だ。Excelの表を普通に印刷すると、余白と表の位置のバランスが悪くて美しくない。手軽に見栄えよく印刷する方法を紹介しよう。

 超基本だが、意外に見落とされているのが用紙の方向だ。表の収まりが悪い場合には用紙の方向を縦横切り替えるだけで、だいぶ改善するケースがある。うっかり縦横の変更を忘れて、表やグラフがはみ出してしまったり、余白が大きいにもかかわらず表が小さすぎるケースも見受けられる。

 縦に長い表は用紙を縦、横に長い表は用紙を横にするのが常識なので、この設定を忘れないようにしたい。

 用紙の方向を変更したら、プレビューで要素がはみ出していないかどうか確認していこう。まずはこれが大前提だ。

この表とグラフを印刷する

普通に用紙が縦のままで印刷すると、はみ出すうえに余白も大きくアンバランスだ

そこで、「印刷」メニューで用紙を横にする。残念ながらまだグラフがはみ出している

はみ出しを防止する改ページプレビュー

 表やグラフがはみ出しているなら、基本的には縮小して印刷することになる。表やグラフのサイズを変更したり、文字サイズを小さくする方法もあるが、縮小した方が手っ取り早い。

 縮小するには改ページプレビューを利用すると、しっかりページに収まるようになる。「表示」メニューで改ページプレビューに切り替えたら、表示されるページの境目をドラッグして全体が収まるようにするだけなので簡単だ。

 ただし、改ページプレビューに切り替えただけだと、やたらに表が小さく表示されるので、Excelの画面右下のズームを調整して見やすいサイズに変更してから作業するといい。

 今回は、連載の初回なのでベーシックな機能を中心に取り上げた。改ページプレビューで縮小しても表はまだ真ん中に印刷されないだろう。それを解消する方法は次回紹介するのでご期待いただきたい。

「表示」タブに切り替えて「改ページプレビュー」を表示する

改ページプレビューでははみ出している部分がよくわかる。ページの境目をドラッグして全体を収めるようにする

境目を右にドラッグして全体を収めた

印刷プレビューで確認するとすべて収まっていることがわかる。ただし、残念ながらまだセンターには印刷できていない

※記事中の操作やメニューなどはバージョンや環境によって異なることがあります

<「Microsoft Officeで業務効率アップ!」次回予告>
【第2回】Excelの表を真ん中に印刷するテクニック(2)>>

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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