PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。

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今回は、決め打ちした枚数のスライドに適正な内容を組み込んでいく、構成の作り方を紹介しよう。PowerPointの機能を使うと案外簡単に作っていけるので、ぜひ試していただきたい。

今回も便利なショートカットキーを紹介していこう。ショートカットキーには、作業を短縮するものだけでなく、実はメニューから作業するよりも使いやすい機能もある。ということで、今回はキーボードショートカットに加え、便利なズームの使い方も紹介する。

自分の働き方を改革（「自分働き方改革」ジバラ）することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。

Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。

昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。特にGoogleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。たとえば、顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。

Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。なかなか便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。特に、書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。

Microsoft Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。さて、そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。

Microsoft Officeは大型アップデートがあまり行われなくなり、新機能が随時追加されるようになった。しっかりと情報を集めておかないと、良い新機能も見逃してしまいがちだ。そこで、今回おすすめしたいのが、「3Dモデル」の活用だ。

議事録は必要だが以前のように時間掛けて作るのはナンセンス。議事録を作成するとしても、会議中には録音をするだけにとどめることで、作業の負担が大幅に減る――これが前回のあらすじだ。今回はさらに「ジバラ（自分働き方改革）」を極め、完璧に会議を記録する方法を紹介しよう。

自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。いよいよ今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。

前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。ちょっとしたことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。

IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。

プレゼンや企画書などに、イラストを入れたいことが少なくない。だが、フリーを含めた素材集にはなかなか思い通りのものが見つからない。また、見つかったとしても、ニーズに合った同じタッチの絵を複数揃えるのは至難の業だ。そこで、絵心がなくてもイラストを自分で用意しようというのが今回のテーマだ。

RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。

PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。だが、Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。ただし、紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。

前回は、差し込み印刷の方法を紹介した。普通に印刷ができるようになったことだろう。実は、さらに今風に活用する方法がある。今回はメールの送信を差し込む方法を紹介していこう。

プレゼンのスライド作成で、人と違ったデザインにこだわりたいこともある。個人的にはシンプルを突き詰めたスライドに関心があるのだが、派手さを求められる機会も少なくないだろう。だが、PowerPointの標準テンプレートで作ったスライドは、どこか既視感がある。しかし、Macのプレゼンアプリ「Keynote」を使えば、人と被らないデザインが可能だ。

Microsoft Officeを効率的に使える技を紹介する連載。今回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす2回目だ。まだお読みいただいていない方は、前回から順次読み進めていただきたい。

「書類が読みづらい」とか「冗長だ」といわれることはないだろうか。重要な事を全部書いていくと、書類はいつも長くなる。大切なことが抜けていると「書いていなかった」と言われ、全部書くと「読みづらい」と言われるのは困ったもの。そこで、解決策を提案したいのだ。それが、脚注の活用だ。

Microsoft Officeを使いこなして仕事を効率化するのが目的の連載をお届けする。今回は、誤字脱字を減らす方法がテーマだ。もちろん、自分で見直しをするのは大前提だが、大事な資料では、少しでもミスを少なくしたいところ。そこで、おすすめなのが読み上げだ。

Excelのグラフについて少し深掘りして紹介する。そもそも、Excelのグラフには数え切れないほどのバリエーションがある。さらに、新しいグラフも随時追加されている。とはいえ、大事なのは種類が多くても、適材適所でグラフの種類を使い分けられないと意味がない。

手紙用の宛名印刷が減って、忘れられがちな「差し込み印刷」だが、多人数に同じ内容の文書を配布する機会はけっこうある。その際に会社名や肩書、名前などを個別に入れるには「差し込み印刷」が重宝する。使い方を押さえておこう。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

スマホの動画撮影機能はめざましく向上しており、iPhone 11 Proなどの上位機は、下手なビデオカメラを超越するほどの画質。我々、一般的なビジネスパースンでも、動画を簡単に撮影できるようになったのは喜ばしい。プレゼンの素材としても写真だけでなく、動画を貼り付けて積極的に使いたいものだ。

前回は、Googleマップ上に顧客の所在地をラベルで表示した。今回は、さらに一歩進んで、そのラベルに数値を示す可視化機能を持たせていく。ちょっと手間がかかるのだが、地域に関連するマーケティングにはかなり役立つ機能だ。また、ラベルを色分けすることもできるので、地図をデータの可視化に役立てられる。

今回は、PowerPointでグラフをアニメーションするコツを紹介していこう。プレゼンでは、スライドの中でも見て欲しいところが決まっている。グラフをスライドに掲載する場合にも、１つのデータに注目して欲しいことが多いはずだ。そんな時には、ちょっとインパクトが足りない。アニメーションで動かすことで聞き手は、否が応でも注目してしまうはずだ。

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