働き方改革は自分で行う「自分働き方改革（ジバラ）」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。

連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

働き方改革は自分で行う「自分働き方改革（ジバラ）」を推奨する連載。今回から2回連続で、発想やアイデアの整理方法を紹介していく。企画書やプレゼンの内容整理にも使える方法なので、色々とアレンジして活用してほしい。今回は、入門編として簡単ですぐに使える部分を取り上げる。

自分の働き方を改革（「自分働き方改革」ジバラ）することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。

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PowerPointは、スライドを作成するためのアプリだ。ところが、最近は企画書作成もPowerPointを利用する人が増えている。今回はその理由とともに、あえてPowerPointで紙の資料を作る際のコツも紹介していこう。そもそも、書類のあり方が変わってきていることを考えることからはじめて欲しい。

1枚のスライドの説明は1分以下。どんどんめくっていく新しいスタイルのプレゼン「秒速プレゼンテーション」の2回目だ。今回は、スライドの作り方の基本と、説得力が高くなる理由を紹介していく。今までのスライド作成の苦労が、半分以下になるので、このノウハウをぜひ身につけていただきたい。

自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。いよいよ今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。

Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。

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これまで長い間、WordやExcel、PowerPointなどで、プリントアウトされることを前提に資料を作成し、送付してきた。しかし、いまや、紙に印刷されずに画面で閲覧される資料が中心になりつつある。時代に即した新しい資料の作り方を紹介していく。

電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。例えば、Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。もちろん、Microsoft OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。

プレゼンのスライドや企画書には、データが入っているとより理解度が高まり、説得力も増す。もちろん、片っ端からデータを入れる必要はないが、「ここ一番」ではぜひ使っていきたい。

PowerPointはWordに比べるとレイアウトの自由度が高いことが特徴だ。Wordでは、そもそも本文の行・列がきっちり決められていて、その上で、図やグラフなどのオブジェクトを配置していく。ところが、PowerPointには、そもそも本文という概念がない。文章もオブジェクトの一つとして自由に配置できるわけだ。

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今回から2回にわたって、イラスト風の写真を書類に入れる方法を紹介しよう。書類はもちろん何でもかまわない。PowerPointのスライドやWordの企画書にも利用できる。こんな面倒なことをするのは、写真が用意できないからだ。今回は撮影編。次回は利用編を紹介する。

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今回は、決め打ちした枚数のスライドに適正な内容を組み込んでいく、構成の作り方を紹介しよう。PowerPointの機能を使うと案外簡単に作っていけるので、ぜひ試していただきたい。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

スマホ向けのExcelやWord、PowerPointが統合されて、その名も「Office」という新アプリに生まれ変わった。実は、Officeアプリ自体は以前からあったのだが、各アプリを使いこなすためのプラットフォームの機能はなかった。今回大幅に機能をアップデートしたわけだ。このアプリは非常に便利なので、2回に分けて使い方を説明していく。

今回は、スマホ向けのアプリ「Microsoft Math Solver」を紹介する。価格は無料で、iPhoneとAndroidスマートフォンの両方で利用可能だ。計算ができるアプリなのだが、「数学的問題」に向いているとされている。要するに勉強に向くアプリだ。ところが、仕事にも案外役立つので、使い方を説明していこう。

「文章がニガテ」なビジネスパーソンは少なくない。しかし、書類づくりはもちろんメールやSNSでのビジネスコミュニケーションにも文章は重要だ。自分で働き方を改革（ジバラ）する第一歩として、よりわかりやすく伝わりやすい文章を書くポイントを押さえておこう。

IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。

前回は、PowerPointを使ってプレゼンを録画する方法を紹介した。スライドを作成したのに人前で披露できないときには、とても便利な機能だ。さて、今回は会えない相手にちょっと情報を伝えるのに手っ取り早い方法を紹介する。AdobeのSparkVideoというアプリを利用すると、ちょっとしたプレゼンが簡単に作れるのだ。しかも、iPhoneやiPadだけで手軽に作れるのがいいところだ。

新しくなった、スマホ版のOfficeアプリを使いこなす2回目だ。前回はファイル管理やメモの使い方を紹介した。パソコンでMicrosoft Officeを使っている方にとっては、とても便利なアプリだと実感していただけたはずだ。今回は、スキャン関係の機能を中心に紹介していく。パソコンではできない書類の読み込みに対応するのが素晴らしいところだ。

自分個人の働き方改革を極めるのがこの連載の趣旨。自分働き方改革を縮めて「ジバラ（自働）」と呼んでいる。効率的な会議記録は以前<a href="https://swri.jp/article/442" target="_blank">（第7回）</a>説明したようにビデオ録画がベストだが、それが難しい状況もあるだろう。そんなときに選べる次善の策はスマホによる録音だ。

PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。

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スマホの動画撮影機能はめざましく向上しており、iPhone 11 Proなどの上位機は、下手なビデオカメラを超越するほどの画質。我々、一般的なビジネスパースンでも、動画を簡単に撮影できるようになったのは喜ばしい。プレゼンの素材としても写真だけでなく、動画を貼り付けて積極的に使いたいものだ。

「自分働き方改革（ジバラ）」を促進するのが目的の連載。最近は、さまざまな資料をPDFファイルで受け取ることが増えている。契約書などの長いドキュメントなどをしっかり読み込んだり、部下の作った企画書をチェックして修正を促すようなこともあるだろう。今回から、2回連続でPDFファイルをじっくり読む効率的な方法を紹介していく。