Wordでアイデアを整理する方法（２）

書類を作成する

　まずは、アイデアを出してうまく整理できたら、アウトラインの画面を閉じよう。画面上のリボンの右にある「アウトラインを閉じる」をクリックすればよい。

　すると、単なる箇条書きができあがるのだが、実は、見出し１、見出し２と階層に応じた書式の設定が自動でなされている。

　そこで、「デザイン」タブをクリックして「ドキュメントの書式設定」で好みのデザインを選んでみよう。しっかりと、見出し、小見出しが設定された書類ができあがるはずだ。今回は、２階層の書類を作成しているが、さらに下の３階層まで作ってもかまわない。また、デザインを決めてから、下階層や本文を入力してもいい。

PowerPointのスライドにする

　続いて、Wordのアウトラインファイルを利用してPowerPointのスライドを作成していこう。まず、Wordのファイルは普通に保存してアプリケーションを終了しておく。Wordでファイルを開いていると、うまく作業できないので注意して欲しい。

　PowerPointを起動したら、新規の書類を開く。真っ白なスライドが作成された画面になるので、「アウトラインからスライド」機能を利用してWordのファイルを読み込むのだ。作業はとても簡単だ。

箇条書きがスライドに分かれる

　PowerPointでWordのファイルを読み込むと、第１階層がそれぞれのスライドの見出しになり、第２階層が内容の箇条書きになる仕組みだ。もちろん、第３階層を作成していれば、さらに下の本文等にレイアウトできる。この作業が自動で行われ、大量のスライドも一気に生成されるので、スライドを毎回作成していくよりも手っ取り早い。

　完成したスライドは、「デザインアイデア」を利用したり、「デザイン」で好みのパターンを選べば完成度が上がっていく。

　この方法を使えば、企画書とスライドがまとめて一気に作成できるのも見逃せない。説明用のスライドと、配布用の企画書の両方が作れるわけだ。