会社用PowerPointテンプレートを作成して配布するための手順の仕上げ編だ。なお、僕は、会社のテンプレートだけでなく、自分用のテンプレートをいくつか作って利用している。企画書用のテンプレートや、自分なりの工夫のあるプレゼン用のテンプレートなどだ。空き時間に自分なりのテンプレートを作成しておくことで、いつでもオリジナルデザインのスライドが作れる。

1枚のスライドの説明は1分以下。どんどんめくっていく新しいスタイルのプレゼン「秒速プレゼンテーション」の2回目だ。今回は、スライドの作り方の基本と、説得力が高くなる理由を紹介していく。今までのスライド作成の苦労が、半分以下になるので、このノウハウをぜひ身につけていただきたい。

PowerPointはWordに比べるとレイアウトの自由度が高いことが特徴だ。Wordでは、そもそも本文の行・列がきっちり決められていて、その上で、図やグラフなどのオブジェクトを配置していく。ところが、PowerPointには、そもそも本文という概念がない。文章もオブジェクトの一つとして自由に配置できるわけだ。

連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

自分の働き方を改革（「自分働き方改革」ジバラ）することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。

PowerPointの新機能「デザインアイデア」の使い方を紹介する。なお、この機能はMicrosoft 365のサブスクリプションを契約していないと使えない。PowerPoint 2013以前の機能でも利用できない。最新版を使っているユーザーが、差を付けるツールとしてもおすすめなので、ぜひ使いこなしていただきたい。今回は、基本的な使い方を紹介する。

プレゼンのスライド作成で、人と違ったデザインにこだわりたいこともある。個人的にはシンプルを突き詰めたスライドに関心があるのだが、派手さを求められる機会も少なくないだろう。だが、PowerPointの標準テンプレートで作ったスライドは、どこか既視感がある。しかし、Macのプレゼンアプリ「Keynote」を使えば、人と被らないデザインが可能だ。

これまで長い間、WordやExcel、PowerPointなどで、プリントアウトされることを前提に資料を作成し、送付してきた。しかし、いまや、紙に印刷されずに画面で閲覧される資料が中心になりつつある。時代に即した新しい資料の作り方を紹介していく。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

前回は複合グラフの作り方を紹介した。これまで、あまりカスタマイズせずにグラフを作ってきた方も、それほど課題は感じてこなかっただろう。Excelのグラフ機能は優れており、単純に作成しただけで見やすいグラフが作れるからだ。しかし、複合グラフでは、軸のラベルを2つ付けないとデータの値が見づらくなる。今回は仕上げとしてその方法を中心に紹介していく。

PowerPointは、スライドを作成するためのアプリだ。ところが、最近は企画書作成もPowerPointを利用する人が増えている。今回はその理由とともに、あえてPowerPointで紙の資料を作る際のコツも紹介していこう。そもそも、書類のあり方が変わってきていることを考えることからはじめて欲しい。

前回は、PowerPointを使ってプレゼンを録画する方法を紹介した。スライドを作成したのに人前で披露できないときには、とても便利な機能だ。さて、今回は会えない相手にちょっと情報を伝えるのに手っ取り早い方法を紹介する。AdobeのSparkVideoというアプリを利用すると、ちょっとしたプレゼンが簡単に作れるのだ。しかも、iPhoneやiPadだけで手軽に作れるのがいいところだ。

最近は、さまざまな情報をWebページから取得するのが普通になった。プレゼンのスライドや企画書にもWebページのスクリーンショットを貼り付ける機会が多い。今回は、Officeに素早く手軽にスクショを貼り付ける方法を紹介していこう。手順はPowerPointで進めているが、ExcelやWordでも同様に利用できる。ちょっとしたテクニックだが、こんなことを知っていると作業効率が向上する。

前回は、罫線の効率的な引き方を紹介した。罫線を引くことで表がずいぶん見やすくなった。さて、今回は罫線ではなく色で、表を見やすくしていく。罫線が多用されていたのはモノクロプリンターでの印刷が主流だったという背景があったが、現在はカラープリンターが普及しているし、PDFでファイルを送ることも多く、色が使用できるようになった。

スマホの動画撮影機能はめざましく向上しており、iPhone 11 Proなどの上位機は、下手なビデオカメラを超越するほどの画質。我々、一般的なビジネスパースンでも、動画を簡単に撮影できるようになったのは喜ばしい。プレゼンの素材としても写真だけでなく、動画を貼り付けて積極的に使いたいものだ。

今回から2回にわたって、イラスト風の写真を書類に入れる方法を紹介しよう。書類はもちろん何でもかまわない。PowerPointのスライドやWordの企画書にも利用できる。こんな面倒なことをするのは、写真が用意できないからだ。今回は撮影編。次回は利用編を紹介する。

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今回から2回に渡って、僕が提唱している新しいスタイルのプレゼンを紹介する。とはいえ、すでに同様のプレゼンを実施している方もちらほら出てきている。基本的には、プレゼンのスライドをガンガンめくっていく方式で、これを「秒速プレゼンテーション」と命名した。では、早速そのメリットから紹介していこう。

プレゼンのスライドや企画書には、データが入っているとより理解度が高まり、説得力も増す。もちろん、片っ端からデータを入れる必要はないが、「ここ一番」ではぜひ使っていきたい。

今回はWordの文章を自由自在にレイアウトする方法を紹介する。テキストボックスを連携（リンク）することで、書類の自由な位置に文章を流し込めるのだ。最近は、Wordで書類を作るケースが徐々に減ってきているだろう。プレゼンのスライドに置き換わってきているからだ。だが、書類だけで説明を完結させたいなら、Wordを使うのもおすすめだ。そこは、時流に合わせて図や写真と文章を自由にレイアウトできるスキルを身につけておきたい。

働き方改革は自分で行う「自分働き方改革（ジバラ）」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。

前回は、メニューのボタンをクリックするだけでできる超簡単な条件付き書式を紹介した。今回は、もう少し高度な条件付き書式を紹介していこう。数世代前のExcelから、表自体の塗りつぶしをグラデーションにしたり、マークを付けたりする派手な条件付き書式も利用できるようになっている。実はこちらも簡単に設定できる。プレゼンなどで目立つ表を作りたいときに重宝しそうだ。

前回は、Wordでタブを使って文字列の頭を揃える機能を紹介した。今回は、Excelで近い機能を紹介する。Excelでもインデント機能が利用できるのだが、案外使われていないものだ。例えば書類を印刷する際に、文字列と罫線が近すぎて見栄えがよくないと思うケースがあるだろう。そんな時に中央揃えをするのが一般的だが、それも数値だとうまくいかないことがある。インデントを使うと、今までにはできなかった見栄えのよい表を作れるのだ。

前回は、iPhoneで動画を軽く編集し、スライドに使う準備編を紹介した。今回は、実際にPowerPointに動画を貼り付けていく。貼り付け作業は簡単で写真と大差なく、デザインも簡単にレイアウトできる。ただし、動画の場合表紙の画像を指定しておかないと、見た目が美しくないケースもある。また、動画の再生方法も指定しておくとスムーズだ。

RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。

自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。いよいよ今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。

今回はビジネス書の選び方を紹介しよう。仕事の効率をアップしたり、知らない情報を得るために本を読むのは、とてもよい良い方法だと思う。そこで、外さないビジネス書選びがポイントになる。

プレゼンで見やすいグラフを作る2回目。ぜひ前回の記事から続けて読んでいただきたい。自分働き方改革（ジバラ）を目指すなら、デザインにこだわりすぎるのは考えものだ。だが、見やすくなければ自分が意図していることは伝わらない。できる限り時間をかけずに、伝わりやすいグラフを作るテクニックを身につけようではないか。

Excelの機能には、ちょっと難しいと思われているものがいくつかある。本連載でも取り上げてきた、IF関数がよく例として上げられる。さらに、ピボットテーブルなどと並んで、条件付き書式も難しいと言われることが多い。今回は、ちょっと難しそうに思われているが、実は簡単な条件付き書式の使い方を2回に渡って紹介していく。

働き方改革推進と上司からはっぱをかけられるが、具体的なノウハウは自分で会得するしかない。これを自分働き方改革（自働：ジバラ）と読んでいる。時短など効率的な仕事のコツを紹介していく連載をお届けする。今回は、タイマーの活用術だ。