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2019/10/08

Microsoft Officeで業務効率アップ!

【第19回】今日から超役立つExcelショートカットキー(2)


今回も便利なショートカットキーを紹介していこう。ショートカットキーには、作業を短縮するものだけでなく、実はメニューから作業するよりも使いやすい機能もある。ということで、今回はキーボードショートカットに加え、便利なズームの使い方も紹介する。

文/戸田 覚


ズームを使いこなす

 ノートパソコンは画面が狭い。特にモバイルノートは、12~14インチ程度の画面サイズなので、文字が小さすぎると感じる人も多いだろう。Excelでもズーム機能を素早く使えるようになれば、必要に応じて縮小拡大ができる。普段の入力作業には不自由していない方も、大きな表を見渡したいときには、ぜひともズームで縮小してほしいものだ。

・縮小拡大 Ctrlを押しながらマウスのホイールを回す
・タッチパッドでピンチ操作

 非常に便利な縮小拡大だが、実はあまり知られていない。机上で作業しているなら、Ctrlキーを押しながら、マウスのホイールを回せばOK。出先でタッチパッドを使うなら、2本指で縮小拡大するようにピンチ操作すればいいのだ。この、ピンチ操作はあまり知られていないので、ぜひ利用してほしい。下図で縮小のユースケースを紹介する。

表示しきれない大きな表は、そもそも縦横比がどのくらいなのかもわからない

縮小すれば全体像が見えてくる

日付けや時刻を入れる

 現在の日付けや時刻を入力するショートカットキーも時間節約につながる。

 日付けは、資料作成時にひんぱんに利用するのでぜひ覚えておこう。Today関数を使えば、今日の日付が入力できる。しかし、ファイルを開いた日に自動で変更されてしまうので、書類を作成した日付を入力するのには向かない。

 時刻はあまり使わないと思うかもしれないが、Excelで作業をスタートするときに、セルの端に時間を入力しておき、終了時にも時刻を入力すれば、作業時間がひと目でわかる。資料には不要な値だが、ビジネスログとしての価値は非常に高いのだ。

・今日の日付を入力する Ctrl+;
・今の時刻を入力する Ctrl+:

今日の時刻と日付が入力できる

ワークシートのコントロール

 新しいワークシートの挿入は、結構面倒だ。多くの方が、シートのタブの右にある「+」ボタンをクリックして作業していることだろう。

 だが、例えば、1年分12枚のシートを作ることが決まっているなら、いちいちマウスポインターを移動しながら、11回もボタンを押すのは面倒だ。こんな時には、ショートカットの出番。Shift+F11でシートをどんどん追加できる。

 また、シートの移動もショートカットを覚えておくと素早く作業できるはずだ。

・右側に新しいシートを追加 Shift+F11
・シートの移動 Ctrl+PgUp Ctrl+PgDn

Shift+F11で新しいシートを素早く大量に追加できる

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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