働き方改革は自分で行う「自働（ジバラ）」連載。今回は、Excelをより使いやすくするテクニックの2回目だ。紹介するのはExcelの表を見やすく印刷する方法。固定観念を捨てることで、時間をかけずに表をうまく印刷する方法を紹介する。

Excelのショートカットキーを2回に渡って紹介していこう。全部で200個以上あると言われるショートカットキーだが、特に便利なものをピックアップして取り上げていく。大切なのは、いかに時短ができるかだ。当然だが、利用頻度がある程度高くなければ、覚えても意味がない。今回は、コピーアンドペーストと文字装飾系のショートカットキーを紹介する。

Microsoft Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。

RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。

前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。ちょっとしたことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。

[PC-Webzine]

Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。

「書類が読みづらい」とか「冗長だ」といわれることはないだろうか。重要な事を全部書いていくと、書類はいつも長くなる。大切なことが抜けていると「書いていなかった」と言われ、全部書くと「読みづらい」と言われるのは困ったもの。そこで、解決策を提案したいのだ。それが、脚注の活用だ。

連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

[PC-Webzine]

[PC-Webzine]

PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。だが、Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。ただし、紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。

[PC-Webzine]

[PC-Webzine]

Excelのグラフについて少し深掘りして紹介する。そもそも、Excelのグラフには数え切れないほどのバリエーションがある。さらに、新しいグラフも随時追加されている。とはいえ、大事なのは種類が多くても、適材適所でグラフの種類を使い分けられないと意味がない。

[PC-Webzine]

今回から新たにMicrosoft Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。

Microsoft Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。さて、そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。

[PC-Webzine]

昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。特にGoogleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。たとえば、顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。

前回は、差し込み印刷の方法を紹介した。普通に印刷ができるようになったことだろう。実は、さらに今風に活用する方法がある。今回はメールの送信を差し込む方法を紹介していこう。

ビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。そして、ブラウザーと並んで最も利用時間の長いツールがMicrosoft Officeだ。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。なかなか便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。特に、書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。

前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』（ジバラ）には相当に役立つはずだ。

[PC-Webzine]

Microsoft Officeを使いこなして仕事を効率化するのが目的の連載をお届けする。今回は、誤字脱字を減らす方法がテーマだ。もちろん、自分で見直しをするのは大前提だが、大事な資料では、少しでもミスを少なくしたいところ。そこで、おすすめなのが読み上げだ。

[PC-Webzine]

[PC-Webzine]

Excelの機能をうまく使うと、だれでも5分とかからずに分析ができるようになる。人に頼まなくてもちょっとした分析ができるなら、これも立派な「自分働き方改革（ジバラ）」だ。