働き方改革は自分で行う「自働（ジバラ）」連載。今回は、Excelをより使いやすくするテクニックの2回目だ。紹介するのはExcelの表を見やすく印刷する方法。固定観念を捨てることで、時間をかけずに表をうまく印刷する方法を紹介する。

Excelのショートカットキーを2回に渡って紹介していこう。全部で200個以上あると言われるショートカットキーだが、特に便利なものをピックアップして取り上げていく。大切なのは、いかに時短ができるかだ。当然だが、利用頻度がある程度高くなければ、覚えても意味がない。今回は、コピーアンドペーストと文字装飾系のショートカットキーを紹介する。

Microsoft Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。

スマホでExcelを使う2回目をお届けする。スマホのExcelは、表の再現性はかなり高く、グラフもほとんど違和感なく表示でき、さらに編集も可能だ。今回は、グラフとセルの装飾などを紹介する。

RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。

前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。ちょっとしたことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。

Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。

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「書類が読みづらい」とか「冗長だ」といわれることはないだろうか。重要な事を全部書いていくと、書類はいつも長くなる。大切なことが抜けていると「書いていなかった」と言われ、全部書くと「読みづらい」と言われるのは困ったもの。そこで、解決策を提案したいのだ。それが、脚注の活用だ。

Excelには随時新しい関数が追加されているのだが、アップデートをこまめにチェックしていないと見落としているケースが多い。より簡単で便利に使える関数も登場しているので紹介していこう。今回は、新しい検索／行列関数の「XLOOKUP」を紹介する。なお、紹介する関数はExcel のバージョンによっては利用できない。

今回から2回にわたって、スマホのExcelの使い方を紹介していく。そもそも、Excelはパソコンで使うためのソフトウエアとして30年以上前にリリースされ、アップデートを重ねてきたが、スマホのExcelでどこまでできるのだろう？　今回のスクリーンショットはアンドロイドだが、iPhoneでも同じように利用できる。

連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

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PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。だが、Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。ただし、紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。

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Excelのグラフについて少し深掘りして紹介する。そもそも、Excelのグラフには数え切れないほどのバリエーションがある。さらに、新しいグラフも随時追加されている。とはいえ、大事なのは種類が多くても、適材適所でグラフの種類を使い分けられないと意味がない。

Microsoft Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。さて、そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。

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今回から新たにMicrosoft Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。

昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。特にGoogleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。たとえば、顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。

PowerPointはWordに比べるとレイアウトの自由度が高いことが特徴だ。Wordでは、そもそも本文の行・列がきっちり決められていて、その上で、図やグラフなどのオブジェクトを配置していく。ところが、PowerPointには、そもそも本文という概念がない。文章もオブジェクトの一つとして自由に配置できるわけだ。

白書のデータをスライドや企画書に使うことをおすすめする2回目をお送りする。そもそも、白書のデータを使う意義とグラフなどを自作するメリットは前回紹介したので、まだご覧いただいていない方はぜひ見ていただきたい。さて、今回は、表のデータがExcelやCSV形式で提供されていない場合の対応方法を説明していく。

前回は、差し込み印刷の方法を紹介した。普通に印刷ができるようになったことだろう。実は、さらに今風に活用する方法がある。今回はメールの送信を差し込む方法を紹介していこう。

前回は、iPhoneで動画を軽く編集し、スライドに使う準備編を紹介した。今回は、実際にPowerPointに動画を貼り付けていく。貼り付け作業は簡単で写真と大差なく、デザインも簡単にレイアウトできる。ただし、動画の場合表紙の画像を指定しておかないと、見た目が美しくないケースもある。また、動画の再生方法も指定しておくとスムーズだ。

前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』（ジバラ）には相当に役立つはずだ。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

ビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。そして、ブラウザーと並んで最も利用時間の長いツールがMicrosoft Officeだ。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。