PowerPointでA4用紙横の企画書を作る(1)

縦書きの資料は古いかもしれない

　昔は、A4用紙に企画書をまとめるのが普通だった。もちろん、今でも印刷するならA4用紙が基本だ。B5やB4、A3などの書類は特別な理由がない限り、ビジネスシーンでは使われない。チラシや設計図などは別の話で、ここでは、企画書や提案書について考えていく。

　A4の資料は鞄にも収めやすく、プリンターの機種を問わずに印刷できる。バインダーやファイルなどもA4が一般的で、要するにビジネスの書類としてはスタンダードであることは、今さらいうまでもないだろう。

　そこで、以下のような書類を作るのが一般的だったわけだ。

A4縦書きの書類がちょっと古い理由

　本記事では、A4用紙横書きの資料をおすすめしたい。そのメリットはいくつかあるのだが、まずは箇条書きでまとめておこう。

・ディスプレイが横位置なので、パソコンで表示する際には横の方が一覧性が高い
・実は人間の目も横方向に広い視野を持っているので、A4横は見やすい
・プロジェクターやテレビで投影しても見やすい
・縦の書類が多いので横の方が目立つ
・グラフなどをレイアウトする際には、横表示のほうが余白が使いやすい

　このように、いくつものメリットがある。プレゼンをしないとしても、会議室のテレビなどに資料を表示する際には、横にレイアウトしておいた方が見やすいのだ。しかも、A4用紙横なら、どんなプリンターでも印刷できる。

　PowerPointを起動したら、まず用紙の種類をA4に変更しよう。基本設定では、4対3や16対9に設定されているのでA4用紙に指定した方がきっちり作成できる。

　次回は、横資料を作成するコツをさらに紹介していく。