“超簡単＆時短”で出来る、思い通りに相手を動かす資料作成法

資料作成の目的は「伝えること」ではない

　デスクワークで多くの時間を費やす、得意先への提案書やプレゼン用の資料、会議で配布するレジュメ、新規事業のための企画書等の作成に、あなたはどのくらいの時間をかけ、どこにポイントを置いて取り組んでいるだろうか？　じっくり時間をかけ、自分なりに納得できる内容の詰まったものができたと思ったにも関わらず、上司から何度も突き返されたり、企画コンペで採用されなかったり、なかなか提案が通らないといった経験や、働き方改革の推進で残業ができなくなり、作成する時間が足りないと感じている人もいることだろう。

　伝えたい情報をすべて詰め込み、デザイン性に優れた配置を考え、赤字や下線、矢印で強調、カラフルなグラフや図形を作成し、アイコンなどもたくさん盛り込んだ資料を作成するため、作業に長い時間をかける――もしあなたがこの内のひとつでもやっているとしたら、考え方を改める必要がありそうだ。そのために有用なのが、元マイクロソフト業務執行役員、PowerPoint事業責任者であった越川慎司氏の『科学的に正しいずるい資料作成術』だ。

　越川氏は本書で「一発OKを引き出せる」「相手を動かす」ための資料を、誰でも簡単に作れるようになるメソッドを惜しげもなく公開している。そして「資料を作成することは『目的』ではなく『手段』のはずです」と「はじめに」で指摘、目的を決めずに資料を作成してしまうことはありませんか、と問いかけ、さらに資料作成の目的は「伝えること」ではなく「思い通りに相手を動かすことなのです」と喝破している。

資料5万1544枚収集、826人に聞き取り分析、さらに実証実験も

　企業のコンサルタント業務を行っている越川氏は、様々な企業から商談やプレゼンが上手くいったものだけではなく、上手くいかなかったものも含め5万1544枚ものPowerPointの資料を収集してAIサービスで分析、さらに526社14業種、13部署の826人の意思決定者（資料の良し悪しを決定する経営者～課長クラス）にヒアリングし、成功のパターンをはじき出したそうだ。

　そしてそのノウハウが正しいのかどうか、越川氏のクライアント企業の4513人が2ヶ月にわたって実証実験を行ったという。その結果、この資料作成術でなんと94％の人が成果を残し、商談成約率が平均22％アップ（37％→59％）した一方、資料作成時間はそれまでより平均20％も減ったそうだ。

　こうしたエビデンスに基づいた、文字通り「科学的に正しい」資料作成術に「ずるい」という言葉がタイトルに入っている意図について、越川氏は「このメソッドを使うことで圧倒的に資料作成の時間を減らすことができ、成果が出やすくなるからです。これは何も知らない人からすると、思わず『ずるい』と言いたくなるほどのものでしょう」と説明している。短い作成時間で効果的、かつ成果率の高い資料が出来上がる……そんなうまい話があるのだ。

「働き方改革」ではなく「儲け方改革」を目指せ

　本書は初めに「1万人が動いた！これが最速で一発OKを引き出すパワポ資料だ！」と題し、本書の最重要事項である6つのルールがサンプルの資料とともにカラーで掲載されている。ここは本編を読み進めながら、文字とビジュアルを照合することで情報整理に役立つので、まずは読み飛ばして構わない（6つのルールは本書でぜひ確認していただきたい）。

　序章ではAIを使って導き出した「わかりにくい資料は10秒ではじかれる」「役職ごとに重視するポイントが異なる」「数字と少ない色数がインパクトを与える」という3つの勝ちパターンを提示。手段と目的を履き違え、残業してまでしこしこと作業していた人にとっては、痛いところばかり指摘されるパートだ。

　そして第1章では、資料で使用するフォントや色、見せ方など、漫然と資料作成してきた人の目からウロコが落ちる14の「ずる技」があり、第2章では資料で欠かせない画像、動画、グラフを上手く活用するための11のポイントが事細かに説明される。続く第3章では資料作成前の準備の心がけが11種まとめられ、第4章では多くの人が苦手意識を持つプレゼンでのテクニックが8つ紹介されている。最後の第5章では、年80時間を短縮するための時短術が9つ提示されており、全編を通じて誰でも今すぐ簡単に始められる内容となっている。

　越川氏は「おわりに」で、自身は働き方改革という言葉があまり好きではなく、現状は「働かせ方改革」となっていると指摘、本来目指すべきは「儲け方改革」、つまり「スマートな仕事の進め方で時短→会社の売上アップ＋個人の収入アップ」をせよと発破をかけている。科学的に正しい、ずるい資料作成術で損をする人は誰もいないどころか、皆が得をする。今すぐ始めない手はない。