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働き方改革は自分で行う「ジバラ」を目指す連載。今回のテーマは、デジタル手書きの2回目だ。まだ、デジタルの手書きをしたことがない方に、お気軽な入門方法を紹介しよう。とりあえず試して、効果が確認できたら本格的に開始することで、ぜひデジタル手書きの魅力を経験してほしい。

今回は、Excelを初めて使う方、再入門したい方に向けて関数の「基本のき」をお届けする。基本的な関数の使い方と、パレットの利用を紹介する。昔ながらの「=」から始まる式を入力していた人も、新しい関数の作法を身につけておくと、手っ取り早く正確に入力できる。関数を使うことで、Excelが本当の意味で仕事に役立つようになる。「関数か……」と使う度に気が重くなっている人は必見だ。

スマホのスキャナアプリはいくつか紹介してきた。今回は、若干系統の違うアプリ「Google Lens」を紹介する。以前からあったアプリだが、なんと手書きテキストの認識機能までを搭載するアップデートを遂げている。目の前の文字列をカメラで読み取って、そのままテキストにできるのは、驚くほどの便利さだ。

音声入力の2回目は、Googleドキュメントを利用した音声入力を紹介する。Googleドキュメントは、Google Workspaceで利用可能だ。個人ユーザーは無料のWebアプリとして使えるので気軽に利用でき、GoogleのアカウントさえあればOKだ。Chromeなどのブラウザーから「Googleドキュメント」で検索すればログインできる。Googleドキュメント標準の音声入力機能はなかなか優秀なのでぜひ試して欲しい。

スマホ向けのExcelやWord、PowerPointが統合されて、その名も「Office」という新アプリに生まれ変わった。実は、Officeアプリ自体は以前からあったのだが、各アプリを使いこなすためのプラットフォームの機能はなかった。今回大幅に機能をアップデートしたわけだ。このアプリは非常に便利なので、2回に分けて使い方を説明していく。

今回の「自働」（ジバラ）は、モバイルノートにタブレットを接続して外付けディスプレイとして使う方法を紹介する。他の記事でも何度か書いているのだが、これがとにかく便利で生産性向上に大きく役立つ。ところが、実際に自分以外が使っている場面には、これまでに1度しか出会っていない。ぜひ利用していただきたく、そのメリットを中心に説明していこう。

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今回は、VLOOKUP関数の基本を紹介していく。こちらも考え方さえわかってしまえば、IF関数よりも簡単に使えるはずだ。ポイントは、「範囲」を指定する際に「絶対参照」にすることだ。また、列番号がとにかく間違えやすいのでここにも注意をして進めていこう。

今回は、IF関数の基本中の基本について紹介する。なお、次回はVLOOKUP関数の基本を紹介する。この2つの関数は、Excelコンテンツの永遠のテーマと言える。常に、使い方を調べている人がいるのだ。しばらく使わないとまた使い方を忘れてしまうこともあるだろうから、2つの関数の基本中の基本をしっかり理解して、使い方を覚えていよう。もちろん、初めて使う方にもおすすめだ。

スマホやタブレットでMicrosoft 365を使うなら、外付けのキーボードが便利だ。今回から、2回にわたって、外付けキーボードのメリットや選び方を紹介していく。特にスマホでMicrosoft 365を使うと、画面の狭さや入力性の低さに「あまり使えない」と感じてしまう方が多いのではないだろうか。しかし、外付けキーボードを使うと使い勝手が一変する。

今回から2回にわたって、イラスト風の写真を書類に入れる方法を紹介しよう。書類はもちろん何でもかまわない。PowerPointのスライドやWordの企画書にも利用できる。こんな面倒なことをするのは、写真が用意できないからだ。今回は撮影編。次回は利用編を紹介する。

新しくなった、スマホ版のOfficeアプリを使いこなす2回目だ。前回はファイル管理やメモの使い方を紹介した。パソコンでMicrosoft Officeを使っている方にとっては、とても便利なアプリだと実感していただけたはずだ。今回は、スキャン関係の機能を中心に紹介していく。パソコンではできない書類の読み込みに対応するのが素晴らしいところだ。

「自分働き方改革」、略して自働（ジバラ）の連載。最近は仕事の資料に写真を入れるのは当たり前になってきた。会社で素材が用意されている場合にはいいのだが、自分で撮影せざるを得ないことも多い。そんな時に手軽に見栄えよくするためには、写真の切り抜きがおすすめだ。今回から2回連続で手順を紹介していこう。

第2回目の今回は、Keynoteを利用してプレゼンをする方法を紹介する。手元にあるスライドの資産はPowerPointで作成したものがほとんだと思うが、安心してほしい。Keynoteでは、PowerPointのファイルも特に苦労せずに開けるのだ。Keynoteはアップル製のアプリで、無料で使えるのが大きなメリットだ。

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Excelの新しい関数を紹介する連載の2回目だ。今回は、IFS関数を紹介していく。こちらも新しい関数で、IF関数の欠点を解消している。IF関数は条件によって、対応する結果を返す関数だ。条件が2つの場合にはシンプルで使いやすいのだが、3つ以上になると、IF関数の引数にIF関数を使わなければならない。これを簡単に解消できるのが、新しいIFS関数というわけだ。

昔から、アイデアの整理にはさまざまな方法が提案されてきた。アナログな時代のカードや付せんを使って整理する方法から始まり、パソコンが普及するとアイデアプロセッサーも登場した。今やスマホでもチャート作成アプリを利用して発想することもできる。今回は、数多いアイデア整理のやり方から、Wordのアウトライン機能を使いこなす方法を紹介する。

手紙用の宛名印刷が減って、忘れられがちな「差し込み印刷」だが、多人数に同じ内容の文書を配布する機会はけっこうある。その際に会社名や肩書、名前などを個別に入れるには「差し込み印刷」が重宝する。使い方を押さえておこう。

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最近話題になっているChromebookでMicrosoft Officeを使う2回目の記事をお届けする。前回は、Office Onlineの使い方を紹介した。今回は、Android版のMicrosoft Officeを使う方法を紹介する。なお、Chromebookで使えるMicrosoft Officeは、Windowsで利用するデスクトップ版に較べると機能が大幅に劣るので、割り切って使う必要がある。その点も紹介していこう。

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今回から2回連続でMacのMicrosoft Officeに付いて紹介していこう。Microsoft 365のサブスクリプションの契約をしていれば、Windows、Mac問わずにインストールが可能だ。つまり、Windowsのメインマシンに加え、サブマシンでMacBookを使っているようなケースでも両方でMicrosoft Officeが使えるわけだ。もちろん、インストール可能な台数内であれば、複数台の組み合わせでも利用できる。

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Officeの作図機能は充実していて、例えばフローチャートもがんばれば思い通りに作ることができる。とはいえ、図を一つずつ配置して矢印などで繋げていくのは結構面倒だ。しかも、図と文字のサイズなどのバランスにも気を配らないと美しく作れない。そこで、おすすめするのが、Excelの拡張機能「Microsoft Visio Data Visualizer」だ。

3回目は、スマホのOneNoteの使い方を紹介していく。そもそも、スマホでもウェブページを見る機会は多い。移動中のちょっとした空き時間に情報を収集したり、閲覧して検討できるなら便利だ。ここでは、パソコンでクリップしたページを見たり、ウェブをクリッピングする方法を紹介していく。

今回から2回にわたって、「RelaxTools」の使い方を紹介していく。このツールはアドインとして機能する。Excelに追加して使うことができるわけだ。結果、Excelの機能は200個以上増える。細かな機能を数えていけば、400個を超えるだろう。かゆいところに手の届く機能も少なくないので、ぜひ使ってみたい。