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2020/10/20

Microsoft Officeで業務効率アップ!

【第69回】メールより便利なTeamsを使おう(1)


すでにTeamsを導入している企業が少なくないと思うが、実態として利用率がイマイチ上がってこないという声も聞く。今まで使い慣れたメールやLINEを使って連絡をしているメンバーが多いのだ。そんな場合にも、本連載をご覧いただき、Teamsのメリットを伝えることで利用してもらえるようになれば幸いだ。

文/戸田 覚


メールより連絡が早くて楽

 今回から連続で「Microsoft Teams(以下Teams)」のメリットを紹介していく。いわゆる基本の「き」としてわかりやすく解説していこう。

 なお、今回はTeamsのテレビ会議については触れない。別の機会に詳しく説明するつもりだ。

 Teamsは、ビジネスチャットと呼ばれるカテゴリーのアプリだ。基本的な機能は、SMSやLINEと同じような、チャットのやりとりになる。

 メールとの最大の違いがここで、Teamsは決まった相手と決まった内容のやりとりをするのが普通だ。メールのようにさまざまなやりとりの他に、DMやSMSの通知などが表示されないので、やりとりが紛れない。

 Teamsでは、1つのチャネルでは1つの内容について会話していくので、やりとりの内容を振り返りやすい。メールは延々とやりとりが続くと、引用を見直すことになり、その作業がとても大変だ。

 ちなみに、チームは特定のメンバーの固まりだ。その中でやりとりの仕分けごとに「チャネル」を作ることになる。

 なお、Teamsはスマホでも簡単に利用できるので、まさに仕事用のLINEといった感覚で使える。

Teamsはビジネスチャット。決まった相手と決まった話題のやりとりができる

スマホでも同じように使える

顧客とのやりとりもできる

 Teamsでは、複数のチームを作成し、それぞれに参加メンバーを決められる。もちろん、別の人が作ったチームに誘われることもあるだろう。

 社内でも、プロジェクトに関わるメンバーを集めてやりとりが進められる。部門や部署、会社の場所なども関係なく密なやりとりができるので、とても効率がよい。最近増えているテレワークのメンバーも会社にいるのと同じように連絡が取れる。

 さらに、他社のメンバーも加えたチームを作ることができる。最近は外注先や関連会社とチームを組んで仕事をするケースが多いのでそんな時にもとても役立つだろう。また、取引先とも常に連絡を取っているなら、メールからTeamsに切り替えると作業の負担が減る。メールだと「いつもお世話になっております……」と書き出さなければならないが、Teamsなら話の続きだけをシンプルに書いていけばいいのだ。

 次回は、もう少し進んだTeamsの便利な使い方を紹介する。

チームごとに参加者を指定できる。社外のメンバーを入れてチームを作ることも可能だ

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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