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2020/10/27

Microsoft Officeで業務効率アップ!

【第70回】メールより便利なTeamsを使おう(2)


前回は、Teamsのチャットがいかに仕事に向いているかを紹介した。今回は、もう一歩進んだメリットを紹介しよう。Teamsには多くの機能が搭載されている。慣れないビジネスチャットを使うだけでも大変なのに、さらに付加機能を使おうと思うとさじを投げかねないので、まずは、基本的なチャットのやりとりをマスターしてから、ここで紹介する便利な機能を使っていただきたい。

文/戸田 覚


Officeのファイルとの親和性が高い

 Teamsは、Microsoft製のアプリなので、Microsoft Officeとの親和性が高い。Teamsのやりとりの中で、ExcelやPowerPoint、Wordなどのファイルを貼り付けることが多くなる。メールでもファイルを添付していたのと同じことだ。

 そんな時にも、Teamsならファイルをクリックするだけで表示できる。しかも、Excelなどのプログラムが立ち上がるわけではなく、Teams内で閲覧できるのだ。画面の狭いノートパソコンでもウィンドウが開きすぎることがないので作業性がよい。さらに、Teams上で編集することもできる。

 また、スマホでも同じようにファイルをTeams内で閲覧できるのでこちらも作業が早い。ただし、スマホの場合は編集のタイミングでスマホ用のOfficeアプリが開くことになる。

ExcelやWordのファイルを添付して簡単に開ける

Teams内で開いて編集できる

スマホでもタップするだけで内容がわかるので話が早い

プランナーが便利だ

 Teamsには、さまざまな機能を追加インストールできる。その中でも最初におすすめしたいのが、「Microsoft Planner」だ。実は、名前から受ける印象とはちょっと違って、この機能はTODOリストを管理できる。

 作業をメンバーに割り振って進捗状況を確認できるのだ。Plannerはタブとして追加できるので、メンバーはいつでもチェックできる。自分がするべき作業を上司や同僚から振られた際にも、期日がしっかりわかるので、〆切りを守りやすくなると言うわけだ。

 今回紹介した機能は、ごく入門的なものばかりだがこれらを使っていただくだけでも仕事の効率が大きくアップすること間違いなしだ。

Microsoft PlannerをTeamsに追加できる

チームごとにプランを作れるのだ

作業の進捗も共有できるようになる

<「Microsoft Officeで業務効率アップ!」前回リンクと次回予告> 
【第69回】メールより便利なTeamsを使おう(1)>>
【第71回】OneNoteでウェブの情報を整理する(1)>>

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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