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2020/11/24

Microsoft 365で業務効率アップ!

【第74回】Microsoft 365だけでPDFファイルを作る(1)


今回から2回にわたって、Microsoft 365でPDFファイルを作る方法を紹介する。最近は改変を防ぐためもあって、資料をPDF形式で送ることが増えている。というより、見積書や企画書などを社外に送る際には、もはや、PDFが標準と言って過言ではないだろう。ということで、Microsoft 365だけでPDFファイルを作るこつを紹介しよう。

文/戸田 覚


PDF形式で保存できる

まずは最も簡単な方法で、ファイルを保存する際にPDF形式を選ぶ――実はこれだけでMicrosoft 365のファイルはPDF形式で保存できるのだ。すでにご存じの方も多いだろう。もちろん、保存する前には、WordならWordの形式で保存しておくことをお忘れなく。その上で、PDF形式で保存するわけだ。

もちろん、すでにWord形式で保存してあるファイルなら、開いてPDFで保存するだけでOKだ。

このWordの書類をPDF形式で保存する

作業は簡単で保存時に、PDF形式を選ぶだけだ

このように保存できた

ExcelのファイルもPDF形式で保存する

ExcelやPowerPointのファイルも同じように保存するだけで、PDFファイルになる。特に難しい作業はないので、ただ保存すればいいだけだ。

ExcelのファイルをPDFファイルで保存する

保存時にPDF形式を選べばいい

PDF形式で保存することができた

ブラウザーでも簡単に保存できる

参考までに、ブラウザーで開いているWebページをPDF形式で保存する方法を紹介しよう。こちらも手順は簡単で、メニューから印刷を実行する。印刷先にPDFが含まれているはずなので、選択して実行すればいい。画面はEdgeだが、Chromeでも同じように見ているウェブページをPDF形式で保存できる。

次回は、PDFファイルにパスワードを掛ける方法を紹介する。

EdgeやChromeでは、開いているウェブページを「印刷」メニューからPDF保存できる

印刷時にプリンターではなく、PDFファイルを出力先に選ぶだけだ

するとファイル保存のメニューが表示されるので、あとは普通に保存すればいい

PDFファイルとして保存できた

<「Microsoft 365で業務効率アップ!」前回リンクと次回予告> 
【第73回】OneNoteでWebの情報を整理する(3)>>
【第75回】Microsoft 365だけでPDFファイルを作る(2)>>

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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