Microsoft 365で業務効率アップ！【第75回】
Microsoft 365だけでPDFファイルを作る（2）
今回は、PDFファイルにパスワードをつけて保存する方法を紹介する。見積書や請求書などは、パスワードを付与して送るケースが多い。だが、企画書なども本来ならパスワードをつけて送るべきだろう。時には見積書よりも機密性が高い可能性もある。さて、Wordでは簡単にパスワードをつけて送れるのだが、問題はExcelだ。どうすればよいのかちょっと考えてみたい。
文／戸田 覚
Wordには簡単にパスワードがつけられる
Wordでは、PDF形式でファイルを保存する際に、簡単にパスワードをつけられる。保存時にオプションから選択するだけなので、手順さえ知っていれば問題なく操作できるはずだ。
WordではファイルをPDF形式で保存する際に、オプションをクリックする
「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックをつければOK
保存時にパスワードを求められるので、入力しよう
PDFファイルを開く際にパスワードが必要になる
正しいパスワードを入力したらファイルが開けた
ExcelやPowerPointは機能が用意されていない
ExcelやPowerPointには、PDF形式でファイルを保存する際にパスワードをつける機能が用意されていない。Acrobatなど、他のアプリを使えば簡単にパスワードを設定できるのだが、企業によってはアプリのインストールが許されていないケースもある。
ということで、Microsoft Officeだけでどうにか対応するなら、Excelのワークシートをコピーし、Wordに貼り付けてしまうのが手っ取り早い。Wordのファイルにすれば上記の手順でパスワードがつけられるのだ。
なお、PowerPointでは、「ファイル」－「エクスポート」－「配付資料の作成」で、Word形式のファイルとしてスライドを書き出せる。そこで、オプションからパスワードをつけられる。
Excelのファイルは、保存時にパスワードをつけられない
そこで、ExcelのワークシートをコピーしてWordに貼り付けてしまう手がある
Wordに貼り付けたので、普通にパスワードが付与できるわけだ
筆者プロフィール：戸田 覚
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」（ダイヤモンド社）など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
＜「戸田覚の「Microsoft 365で業務効率アップ！」」 前回リンクと次回予告 ＞
