筆者プロフィール:戸田 覚
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
2020/12/22
今回で、ファイル共有の最終回だ。Microsoft 365には、標準で共有機能が搭載されているわけだが、とても便利なことに、チャット的なやりとりができる機能が備わっている。これをうまく使いこなすことで、電話などで会話していなくても、共同作業が快適にこなせるのだ。
文/戸田 覚
コメント機能はとても簡単に利用でき、画面右上の「コメント」をクリックすれば使い始められる。LINEやTeamsなどを使っていれば、利用方法はすぐに理解できるはず。いわゆるチャットをすればいいのだ。
ただし、LINEなどと少し違うのは、Excelならセルの位置が表示できること。つまり、どこかのセルについて話をしたいなら、まずセルをクリックして選択する。その状態でコメントの「新規」をクリックすると、セルの番地が表示された状態で、チャットがスタートできる。
わかってしまえばとても簡単な機能だが、重要なのはお互いに使い方を理解していることだ。あなたが、しっかりと把握して相手に使い方を伝えていこうではないか。
共有していると、ファイルの中身をよく理解していない相手が、無謀な編集をしてしまうことがある。間違って編集してデータを消してしまい、上書きしたデータが正しいかどうかわからなくなると、もう大変だ。
そこで、共有の前にファイルを別の名前で保存しておくのがおすすめだ。さらに、共有中にも、履歴機能を使うことでファイルを元に戻せる。好きなタイミングに戻してファイル保存することも可能なのだ。この機能を知っているだけで、トラブルが防止できるので、必ず押さえておきたい。
<「Microsoft 365で業務効率アップ!」前回リンクと次回予告>
【第77 回】ファイルを共有して効率アップ(2)>>
【新春特別編】2021年から始まる「ニューノーマル」という大変革!>>
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