テレワークでもとても役立つファイル共有について紹介していく。2回目は、いよいよ共同で作業していく基本ステップに入る。ファイルを共有すると、画面上にカーソルが複数現れてそれぞれに作業できる。2名なら2つ、3名なら3つだ。今まで見たことのないExcelの画面に面食らうかもしれないが、わかってしまえば簡単で、便利に作業ができる第一歩なのだ。

今回は、OneNoteにリンクを張る方法を紹介する。例えば、企画書を作る際に参照しているサイトがたくさんある場合には便利だ。ブックマークでもいいのだが、一時的に閲覧したいときには、ブックマークに登録するとあとで邪魔になる。OneNoteに保存しておけばいつでもリンクをクリックして必要なページを開ける。

前回は複合グラフの作り方を紹介した。これまで、あまりカスタマイズせずにグラフを作ってきた方も、それほど課題は感じてこなかっただろう。Excelのグラフ機能は優れており、単純に作成しただけで見やすいグラフが作れるからだ。しかし、複合グラフでは、軸のラベルを2つ付けないとデータの値が見づらくなる。今回は仕上げとしてその方法を中心に紹介していく。

Wordには、標準で翻訳機能が搭載されている。Word 2013など、以前はかなり使い勝手の悪い機能だったが、最近のバージョンではかなり手軽に使えるようになっているのでぜひ試していただきたい。基本的には、Wordのファイルになっているテキストを翻訳できる。メールなどの文言を貼り付けて翻訳することも可能だ。もちろん、英語や中国語を日本語に訳すだけでなく逆も可能となっている。

Microsoft Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。さて、そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。

前回は、Teamsのチャットがいかに仕事に向いているかを紹介した。今回は、もう一歩進んだメリットを紹介しよう。Teamsには多くの機能が搭載されている。慣れないビジネスチャットを使うだけでも大変なのに、さらに付加機能を使おうと思うとさじを投げかねないので、まずは、基本的なチャットのやりとりをマスターしてから、ここで紹介する便利な機能を使っていただきたい。

コロナウィルスの影響で、テレワークが驚くほどの勢いで普及し、これまでとは違うパソコンの操作が広がっている。そんな新しい使い方の一つである、「共有」について紹介していく。複数名で同じMicrosoft 365のファイルを開いて編集できる機能だ。テレビ会議やスマホで話ながら編集すれば、会社でパソコンを一緒に見ながら操作しているような感覚で書類を作っていける。

今回は、Excelを利用して、前回のPowerPointと同様にリンクを使った新しい書類の作り方を紹介していく。PowerPointでは、リンクはスライドにしか貼れなかったがExcelではセルにリンクを貼ることが可能だ。セルや表を指定すると、より細かな説明ができる。まず、最初に全体の解説シートを作成し、他のシートの表やグラフなどにジャンプしながら説明していける。

すでにTeamsを導入している企業が少なくないと思うが、実態として利用率がイマイチ上がってこないという声も聞く。今まで使い慣れたメールやLINEを使って連絡をしているメンバーが多いのだ。そんな場合にも、本連載をご覧いただき、Teamsのメリットを伝えることで利用してもらえるようになれば幸いだ。

今回は、Excelを初めて使う方、再入門したい方に向けて関数の「基本のき」をお届けする。基本的な関数の使い方と、パレットの利用を紹介する。昔ながらの「=」から始まる式を入力していた人も、新しい関数の作法を身につけておくと、手っ取り早く正確に入力できる。関数を使うことで、Excelが本当の意味で仕事に役立つようになる。「関数か……」と使う度に気が重くなっている人は必見だ。

[PC-Webzine]

第2回目の今回は、Keynoteを利用してプレゼンをする方法を紹介する。手元にあるスライドの資産はPowerPointで作成したものがほとんだと思うが、安心してほしい。Keynoteでは、PowerPointのファイルも特に苦労せずに開けるのだ。Keynoteはアップル製のアプリで、無料で使えるのが大きなメリットだ。

写真を貼り付ける方法の2回目だ。本連載では、Wordを例に紹介しているが、基本的な使い方は、PowerPointやExcelでも同様だ。ただし、今回の文字の回り込みは、Wordならではの機能なので、注意してほしい。

[PC-Webzine]

Web会議によるコミュニケーションには、リアルな会議とは異なる課題もある。そうした課題を解決するテクノロジーとしてVR（Virtual Reality）会議が注目されている。オンラインでの仮想空間を活用したVR会議には、どのような可能性があるのだろうか。VR会議の研究を長年にわたって続け、来年度の製品化を目指しているNTTデータに聞いた。

昔から、Excelの作業でつまずくことが多いのが、複合グラフの作成だ。とはいえ、手順を覚えてしまえば簡単に作成できるので、ぜひ押さえておいてほしい。棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた複合グラフなら、2つの軸のデータが大きく違っても内容が把握しやすくなる。今回から2回連載で、簡単にできる複合グラフの作り方を紹介していく。より見やすく作るために、あわせて読んでいただきたい。

[PC-Webzine]

今回は、IF関数の基本中の基本について紹介する。なお、次回はVLOOKUP関数の基本を紹介する。この2つの関数は、Excelコンテンツの永遠のテーマと言える。常に、使い方を調べている人がいるのだ。しばらく使わないとまた使い方を忘れてしまうこともあるだろうから、2つの関数の基本中の基本をしっかり理解して、使い方を覚えていよう。もちろん、初めて使う方にもおすすめだ。

前回はOfficeの機能でスクショを貼り付けた。今回はWindowsのスクショ取り込み機能を使う。これまで、Windowsでスクショを利用するには、Windowsのアクセサリに用意されている「Snipping Tool」やPrintScreenキーを使うのが一般的だった。ところが最近、新しい「切り取り＆スケッチ」が便利になっているので利用してみよう。

[PC-Webzine]

最近はExcelで作成した表をPDFに書き出して送るケースも増えている。Excelのまま送るなら、目盛線が引かれているので見やすいが、PDF化するなら罫線をきちんと引いておかないと見づらくなる。もちろん、印刷する際も同様だ。そこで、今回から2回に渡って、罫線や色を利用して表を見やすく装飾する方法を紹介していく。

前回はOneNote Web Clipperを利用して、ブラウザーから情報をサクッと記録する方法を紹介した。使ってみると非常に便利だと実感していただけたはずだ。今回は、YouTubeの情報をOneNote状に集約する方法を紹介する。OneNoteにYouTubeのリンクを貼り付けると、動画が埋め込み表示でき、いちいちYouTubeを開くことなく内容を見られるのはとても便利だ。そして、スマホを利用すれば、いつでも・どこでも情報が閲覧できる。

3回目は、スマホのOneNoteの使い方を紹介していく。そもそも、スマホでもウェブページを見る機会は多い。移動中のちょっとした空き時間に情報を収集したり、閲覧して検討できるなら便利だ。ここでは、パソコンでクリップしたページを見たり、ウェブをクリッピングする方法を紹介していく。

今回はWordの文章を自由自在にレイアウトする方法を紹介する。テキストボックスを連携（リンク）することで、書類の自由な位置に文章を流し込めるのだ。最近は、Wordで書類を作るケースが徐々に減ってきているだろう。プレゼンのスライドに置き換わってきているからだ。だが、書類だけで説明を完結させたいなら、Wordを使うのもおすすめだ。そこは、時流に合わせて図や写真と文章を自由にレイアウトできるスキルを身につけておきたい。

今回から2回にわたって、Microsoft 365でPDFファイルを作る方法を紹介する。最近は改変を防ぐためもあって、資料をPDF形式で送ることが増えている。というより、見積書や企画書などを社外に送る際には、もはや、PDFが標準と言って過言ではないだろう。ということで、Microsoft 365だけでPDFファイルを作るこつを紹介しよう。

Excelの機能には、ちょっと難しいと思われているものがいくつかある。本連載でも取り上げてきた、IF関数がよく例として上げられる。さらに、ピボットテーブルなどと並んで、条件付き書式も難しいと言われることが多い。今回は、ちょっと難しそうに思われているが、実は簡単な条件付き書式の使い方を2回に渡って紹介していく。

今回は、VLOOKUP関数の基本を紹介していく。こちらも考え方さえわかってしまえば、IF関数よりも簡単に使えるはずだ。ポイントは、「範囲」を指定する際に「絶対参照」にすることだ。また、列番号がとにかく間違えやすいのでここにも注意をして進めていこう。

働き方改革は、自分自身の仕事を工夫して効率化することから始まる。それを「自分働き方改革（ジバラ）」と呼ぶ。本連載は、少しでも作業を効率化して、時間を効率的に使おうというのがコンセプトだ。今回は、モバイルSuicaを使った交通費精算の2回目だ。

ビジネスチャットは、社内やチームのコミュニケーションでは中心的なツールになってきた。僕の会社では、現在はTeamsを活用している。Teamsの特徴の一つが、タブを使ってさまざまなアプリやアドインを利用できることだ。表を見ようと思ってもExcelを起動する必要すらない。Teamsにファイルをアップロードしておけば、Teams上からExcelを起動して内容を見られるのだ。

2021年1本目の連載は、特別編としていつもとは傾向の変わった記事をお届けする。新しい年の予測だが、昨年から起こっているビジネスの大変革についてまとめていこうと思う。新しい年のビジネスやITの動向をひもとく参考にしていただけるはずだ。