Officeの作図機能は充実していて、例えばフローチャートもがんばれば思い通りに作ることができる。とはいえ、図を一つずつ配置して矢印などで繋げていくのは結構面倒だ。しかも、図と文字のサイズなどのバランスにも気を配らないと美しく作れない。そこで、おすすめするのが、Excelの拡張機能「Microsoft Visio Data Visualizer」だ。

今回は、Microsoft Officeの操作に慣れていない方のために写真の貼り付け方法を紹介する。実は、昔からWordやExcelを使っている方も、便利な新機能を見逃している可能性も少なくない。再確認という意味でもご一読いただけると幸いだ。なお、今回は基本操作を紹介するが、手元にいい写真がないという人におすすめの新機能についても触れていく。特に、Microsoft 365のユーザーは見逃し厳禁の新機能についても言及する。

Wordには、標準で翻訳機能が搭載されている。Word 2013など、以前はかなり使い勝手の悪い機能だったが、最近のバージョンではかなり手軽に使えるようになっているのでぜひ試していただきたい。基本的には、Wordのファイルになっているテキストを翻訳できる。メールなどの文言を貼り付けて翻訳することも可能だ。もちろん、英語や中国語を日本語に訳すだけでなく逆も可能となっている。

テレワークでもとても役立つファイル共有について紹介していく。2回目は、いよいよ共同で作業していく基本ステップに入る。ファイルを共有すると、画面上にカーソルが複数現れてそれぞれに作業できる。2名なら2つ、3名なら3つだ。今まで見たことのないExcelの画面に面食らうかもしれないが、わかってしまえば簡単で、便利に作業ができる第一歩なのだ。

写真を貼り付ける方法の2回目だ。本連載では、Wordを例に紹介しているが、基本的な使い方は、PowerPointやExcelでも同様だ。ただし、今回の文字の回り込みは、Wordならではの機能なので、注意してほしい。

Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。

今回から、2回連続で「Microsoft Publisher」の使い方を紹介していく。実は、Microsoft 365に含まれるアプリとして、多くの方が利用できるのだが、あまり使われていないのが実情だ。Microsoft Publisherは、いわゆるDTPソフトなのだが、Word＋PowerPointといったイメージで書類を作成できる。この2本のアプリを使っていれば、すぐにでも使いこなせるはずだ。

今回から新たにMicrosoft Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。

最近はExcelで作成した表をPDFに書き出して送るケースも増えている。Excelのまま送るなら、目盛線が引かれているので見やすいが、PDF化するなら罫線をきちんと引いておかないと見づらくなる。もちろん、印刷する際も同様だ。そこで、今回から2回に渡って、罫線や色を利用して表を見やすく装飾する方法を紹介していく。

今回は、Excelを初めて使う方、再入門したい方に向けて関数の「基本のき」をお届けする。基本的な関数の使い方と、パレットの利用を紹介する。昔ながらの「=」から始まる式を入力していた人も、新しい関数の作法を身につけておくと、手っ取り早く正確に入力できる。関数を使うことで、Excelが本当の意味で仕事に役立つようになる。「関数か……」と使う度に気が重くなっている人は必見だ。

Microsoft Publisherの利用をおすすめする連載の2回目をお届けする。今回は、もっと手軽に利用するためにテンプレートの使い方を紹介する。実は、Microsoft Publisherは、Publisher 2003あたりからあまり機能が進化していない。DTPソフトと言う割には、シンプルですぐに使える。とりあえずテンプレートを利用して内容をちょっと加工するだけで、それなりの見栄えの書類が作れる。

Excelの新しい関数を紹介する連載の2回目だ。今回は、IFS関数を紹介していく。こちらも新しい関数で、IF関数の欠点を解消している。IF関数は条件によって、対応する結果を返す関数だ。条件が2つの場合にはシンプルで使いやすいのだが、3つ以上になると、IF関数の引数にIF関数を使わなければならない。これを簡単に解消できるのが、新しいIFS関数というわけだ。

PowerPointの新機能「デザインアイデア」の使い方を紹介する。なお、この機能はMicrosoft 365のサブスクリプションを契約していないと使えない。PowerPoint 2013以前の機能でも利用できない。最新版を使っているユーザーが、差を付けるツールとしてもおすすめなので、ぜひ使いこなしていただきたい。今回は、基本的な使い方を紹介する。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

今回は、OneNoteにリンクを張る方法を紹介する。例えば、企画書を作る際に参照しているサイトがたくさんある場合には便利だ。ブックマークでもいいのだが、一時的に閲覧したいときには、ブックマークに登録するとあとで邪魔になる。OneNoteに保存しておけばいつでもリンクをクリックして必要なページを開ける。

今回から2回にわたって、「RelaxTools」の使い方を紹介していく。このツールはアドインとして機能する。Excelに追加して使うことができるわけだ。結果、Excelの機能は200個以上増える。細かな機能を数えていけば、400個を超えるだろう。かゆいところに手の届く機能も少なくないので、ぜひ使ってみたい。

Excelのグラフについて少し深掘りして紹介する。そもそも、Excelのグラフには数え切れないほどのバリエーションがある。さらに、新しいグラフも随時追加されている。とはいえ、大事なのは種類が多くても、適材適所でグラフの種類を使い分けられないと意味がない。

今回は、前回撮影した写真を元に、資料を作成していく。作例はPowerPointで説明していくが、WordやExcelでも、もちろん撮影した写真の貼り付けは可能だ。PowerPointで利用する際のポイントは、最近搭載された機能「デザインアイデア」を利用することだ。この機能を使うと、写真をレイアウトしたスライドが自動で生成されるので、あとは好みのものを選ぶだけだ。

第2回目の今回は、Keynoteを利用してプレゼンをする方法を紹介する。手元にあるスライドの資産はPowerPointで作成したものがほとんだと思うが、安心してほしい。Keynoteでは、PowerPointのファイルも特に苦労せずに開けるのだ。Keynoteはアップル製のアプリで、無料で使えるのが大きなメリットだ。

今回は、VLOOKUP関数の基本を紹介していく。こちらも考え方さえわかってしまえば、IF関数よりも簡単に使えるはずだ。ポイントは、「範囲」を指定する際に「絶対参照」にすることだ。また、列番号がとにかく間違えやすいのでここにも注意をして進めていこう。

今回で、ファイル共有の最終回だ。Microsoft 365には、標準で共有機能が搭載されているわけだが、とても便利なことに、チャット的なやりとりができる機能が備わっている。これをうまく使いこなすことで、電話などで会話していなくても、共同作業が快適にこなせるのだ。

Excelのショートカットキーを2回に渡って紹介していこう。全部で200個以上あると言われるショートカットキーだが、特に便利なものをピックアップして取り上げていく。大切なのは、いかに時短ができるかだ。当然だが、利用頻度がある程度高くなければ、覚えても意味がない。今回は、コピーアンドペーストと文字装飾系のショートカットキーを紹介する。

今回は、IF関数の基本中の基本について紹介する。なお、次回はVLOOKUP関数の基本を紹介する。この2つの関数は、Excelコンテンツの永遠のテーマと言える。常に、使い方を調べている人がいるのだ。しばらく使わないとまた使い方を忘れてしまうこともあるだろうから、2つの関数の基本中の基本をしっかり理解して、使い方を覚えていよう。もちろん、初めて使う方にもおすすめだ。

[PC-Webzine]

今回から2回にわたって、イラスト風の写真を書類に入れる方法を紹介しよう。書類はもちろん何でもかまわない。PowerPointのスライドやWordの企画書にも利用できる。こんな面倒なことをするのは、写真が用意できないからだ。今回は撮影編。次回は利用編を紹介する。

3回目は、スマホのOneNoteの使い方を紹介していく。そもそも、スマホでもウェブページを見る機会は多い。移動中のちょっとした空き時間に情報を収集したり、閲覧して検討できるなら便利だ。ここでは、パソコンでクリップしたページを見たり、ウェブをクリッピングする方法を紹介していく。

今回は、PDFファイルにパスワードをつけて保存する方法を紹介する。見積書や請求書などは、パスワードを付与して送るケースが多い。だが、企画書なども本来ならパスワードをつけて送るべきだろう。時には見積書よりも機密性が高い可能性もある。さて、Wordでは簡単にパスワードをつけて送れるのだが、問題はExcelだ。どうすればよいのかちょっと考えてみたい。

とても見栄えのするスライドが作れる新機能「デザインアイデア」を説明する2回目の記事をお送りする。今回は、いちからスライドを作る際に、テンプレートではなくデザインアイデアを使う方法を紹介しよう。

Excelには随時新しい関数が追加されているのだが、アップデートをこまめにチェックしていないと見落としているケースが多い。より簡単で便利に使える関数も登場しているので紹介していこう。今回は、新しい検索／行列関数の「XLOOKUP」を紹介する。なお、紹介する関数はExcel のバージョンによっては利用できない。

今回から2回連続で音声入力の方法を紹介していく。実は、テレワークの今だからこそ、音声入力を大いに推奨したいのだ。いうまでもないが、音声入力とは、自分の声でしゃべってテキストを入力する作業だ。会社では周囲に声がうるさいといわれることがあって使いづらいが、在宅勤務なら周囲の目を気にすることがなく、音声入力ができるはずだ。もちろん、家族には多少協力してもらう必要があるが。