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2021/08/03

Microsoft Officeで業務効率アップ!【第107回】

Teamsのタブを活用しよう(1)


ビジネスチャットは、社内やチームのコミュニケーションでは中心的なツールになってきた。僕の会社では、現在はTeamsを活用している。Teamsの特徴の一つが、タブを使ってさまざまなアプリやアドインを利用できることだ。表を見ようと思ってもExcelを起動する必要すらない。Teamsにファイルをアップロードしておけば、Teams上からExcelを起動して内容を見られるのだ。

文/戸田 覚


Excelを表示する

 例えば、見積書や経費請求書などのテンプレートはメンバー間で共有したいところだ。顧客ごとに締めと支払日をまとめて表にして、共有するのもおすすめだ。こんな作業は以前ならファイルサーバーやクラウドにファイルを保存していた。もちろん、それでもいいのだがTeamsなら、Teams内にファイルを保存しておき、その中で閲覧できる。

 つまり、Teamsから出ることなく作業が完結するのだ。実際に使って見ると、その省力性は非常に高く、手間が掛からないことが実感できるだろう。ファイルを探す必要がなく、また、他のアプリを開く作業もいらないのは素晴らしい。

「ファイル」タブをクリックする

今回は「営業」のチャネルにファイルをアップロードする

ファイルのアップロード作業は簡単だ

「営業」チャネルにファイルがアップロードできた

クリックして開くと、Teams内でExcelのファイルが見られる

ファイルが営業チャネルにあることがよくわかるだろう

プランやTODOを追加する

 続いて、やるべきことのタスクリストを作成していこう。作業は、新しいタブとして、「PlannerおよびToDo…」を追加すればよい。

 こちらもTeamsの中にTODOリストができあがるので、いちいち他のアプリに切り替えて確認する必要がない。Teamsでやりとりをしながら素早くTODOを確認して、催促したりねぎらいの言葉をかけられるのだ。このようにTeams内で完結するアプリやサービスが色々使えるのがタブの便利なところだ。

 次回は、WikiとOneNoteの使い方を紹介していくので、お楽しみに。

PlannerおよびToDo…をクリックして追加する

TODOリストのタイトルを付ける

やるべきことをまとめるタスクリストを作り、担当者に割り振っていける

完成したリスト

終了したものは冒頭の○をクリックするとチェックが付いて完了になる

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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