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2021/11/24

Microsoft 365で業務効率アップ!【第123回】

ExcelでCSVファイルやテキストを扱う


Excelでは、CSVファイル、テキストファイルなどを読み込むことができる。利用機会はさほど多くないと思うが、使い方を知っておくといざというときに便利だ。例えば、新しい取引先から「CSV形式で送って欲しい」などと言われたときに困らないようにしたい。また、スペースなどで区切ったテキストファイルも表としてExcelで扱える。こちらも作法を知っておくと、何かと役立つはずだ。

文/戸田 覚


CSVファイルを読み込む

 Excelでは、CSVファイルをそのまま読み込める。CSVファイルとはカンマで区切った形式のテキストファイルの一種だ。要するに表の罫線で区切る部分にカンマを入れたと思えばわかりやすいだろう。

 Excelでは、拡張子が.csvのファイルをそのままダブルクリックして読み込むことができるので、特に難しい操作は必要ない。

CSVファイルもExcelのアイコンになっており、そのまま開ける。プレビューがカンマ区切りのテキストなのが注目点だ

Excelで開いたところ

テキストファイルを開く

 表形式のファイルを、スペースで区切ったテキストなどで受け取る可能性もある。この場合には、ダブルクリックしてもメモ帳でしか開かないので、ちょっとした作業が必要だ。アプリケーションから開く機能でExcelを選ぶこともできるが、次の手順で進めるのがいいだろう。

 Excelを起動してから、「データ」-「データの取得と変換」-「テキストまたはCSVから」を実行して、ウィザードで読んでいくのだ。この操作方法を知っておくと、うまく区切れていないファイルでもなんとか使える形で読み込める可能性がある。

スペース区切りなどのテキストファイルは、ダブルクリックしてもメモ帳でしか開けない

「データ」-「データの取得と変換」-「テキストまたはCSVから」を実行する

開きたいテキストファイルを指定する

専用のウィザードが開くので、区切り記号などを指定する

テーブルで開くことができた

テキストファイルなどで書き出す

 Excelの表をCSVやテキストファイルなどで書き出す方法も紹介しよう。CSVファイルは普通に保存する際にCSV形式を選べばいい。

テキストで書き出すには、「ファイル」-「エクスポート」を利用する。この手順も覚えておくと、いざというときに迷わず利用できるはずだ。

このファイルをテキストで書き出す

「ファイル」-「エクスポート」-「ファイルの種類の変更」をクリックする

テキストなどのファイル形式を指定して書き出す

<「Microsoft 365で業務効率アップ!」前回リンクと次回予告>
【第122回】書類の誤字脱字を撲滅しよう(2)>>
【第124回】PowerPointの神機能「字幕」を使う
(次回は11月30日掲載予定)

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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