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2022/01/11

Microsoft 365で業務効率アップ!【第129回】

2022年に覚えたいMicrosoft Office5つの便利機能


いよいよ新しい年がスタートした。今回は、本連載でこれまでにも取り上げてきた機能を中心に、今年はぜひ手の内に入れてほしいものを5つ紹介する。どれも便利な機能だが、意外に使いこなしていないものも含まれるはず。5つ全部覚えて使うとしても、1~2時間程度しかかからないだろう。ぜひチャレンジしてみてほしい。なお、それぞれの内容に過去の記事をリンクした。若干バージョンの違いもあると思うが、ほぼ問題なく使えるはずだ。

文/戸田 覚


Power BI

 Power BIはExcelのピボットテーブルをさらに進化させたような機能だ。可視化――つまり、データをわかりやすく提示するためには驚くほど重宝するのだが、あまり使われていないのが実情なので、いち早く覚えてライバルに差をつけよう。

 難しいことはさておき、「Power BI デスクトップ」をインストールして使ってみよう。Excelのファイルを読み込んで、ワークシートを指定する。あとは、棒グラフや折れ線グラフ、表などのオブジェクトを決めて、データを選ぶだけでいい。

 意外に簡単で、適当に使ってみるとなんとなく理解できるはず。それでいて、かなり具体的にデータを見せられるのだ。

データを可視化できるPower BIはぜひ使ってみたい

音声入力

 Windowsは、思った以上に的確に音声入力ができる。最新機能では、「Windows+H」キーを押すと、音声入力のパネルが表示されてすぐさま利用できるのが便利だ。

 特に、ExcelやWordにコメントを入れたり、所感を書いておくような時にはキーボードより便利に使えるだろう。

 新しくなった音声入力に関しては今後取り上げていきたいと思っている。

Windowsの音声入力はかなり使いやすい

差し込み印刷

 Wordの差し込み印刷は、とても古典的な機能だ。それでも、ニーズは非常に高く、本連載でも人気記事になっている。差し込み印刷が必要な場面は、案外多い。招待状、席札などの本来の差し込み印刷が活用される場面だけでない。最近は、実際には印刷しないケースもあるが、そんな時でも役に立つ。メールの宛名なども差し込めるのだ。

 必要になってからあわてて覚えるのでは時間がかかるので、1度は使い方を理解しておこう。

差し込み印刷では、データとしてExcelのファイルが使える

ファイルの共有

 すでに、ファイルの共有を利用している方は少なくないだろう。特にテレワークでは、その利用価値が大きく向上している。Microsoft Officeでは、同じファイルを共有して複数のメンバーが共同編集できる。もちろん、自宅同士など離れていても作業できるのだから便利だ。

 まだ使っていない方は、会社のメンバーと共に使いこなしていこうではないか。

ファイルの共有は、特にテレワークに役立つ

スマホでスキャン

 スマホの「Microsoft Office」アプリには、秀逸な書類スキャン機能が搭載されている。WordやExcelで書類をスキャンして、そのままそれぞれのファイルにできるのだ。つまり、OCRで文字認識をして、編集できるファイルに変換できる。

 書類はWordで読み込めば、そのまま編集して利用可能。表もExcelで難なく読み込める。紙で受け取った書類を編集したいなら、ぜひ使いたい機能だ。

スマホ版のMicrosoft Officeで書類をスキャンできる

読み取ったデータは文字認識してExcelやWordで編集できるファイルになる

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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