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働き方改革に効果的!メールを共有して対応漏れや二重対応を防止するグループメーラー

ソリューションNo: B1383 情報更新日: 2018/02/27

メールをチーム全員で共有して業務の属人化を解消!担当者が不在でもスムーズかつ適切に対応できる

通常のメールソフトは個人のユーザーがメールの送受信や閲覧をするためのツールです。しかし、顧客からの質問やクレームなど、企業として迅速かつ正確に対応しなければならないメールは、チームでメールの対応状況を共有して処理する必要があります。そのようにチームでおこなうメール対応を可能とするのが、サイボウズの「メールワイズ」です。メールワイズはグループメーラーです。例えば問い合わせや予約など、大量のメールを個人のメールソフトでやり取りすると、ほかのメールに埋もれてしまい対応漏れが生じる恐れがあります。そこでメールワイズを使えば複数の担当者で大量のメールを共有して対応を分担することができます。またメールの一覧画面で処理状況が確認できるので、二重対応や対応漏れを防ぐこともできます。メールの担当者や確認者(次の処理者)を確認でき、担当者間でメール対応が偏ってしまうことも防げます。担当者が不在の場合でも、代わりの担当者が同じように対応することができるようテンプレート機能が用意されており、誰でも適切な対応がスピーディに行えるのでメール対応の品質を保つことができます。

製品・サービス名メールワイズ
メーカー名サイボウズ
対応OSOS不問
製品・サービスURL https://mailwise.cybozu.co.jp
  • 貸出機・トライアル あり
  • サーバー環境 不要
  • クラウドサービス契約単位 月額 / 年額

このソリューションで解決できる
問題


課題
解決策

課題
1

共有メールアドレス宛に届く問い合わせなどの大量のメールに適切に対応できておらず、ビジネスチャンスを逃してしまう・・・

メールワイズを使えば共通の受信トレイ上で素早く担当者を振り分けられ、担当者が確実かつスピーディに対応できます。また他のメンバーの対応状況もひと目で分かるので、混乱しがちな社内のコミュニケーションコストを省くことができます。

課題
2

子供の病気で急に出勤できなくなったため、お客様からのメール対応ができず心配・・・

他のメンバーのメールや電話履歴を参照できるので、担当者が不在でも誰もが質の高い対応ができます。クラウド型グループメーラーなので在宅勤務でも利用できます。

課題
3

外出が多く顧客からの大量のメールに対応できないためアシスタントが対応しているが、対応の品質が心配・・・

定型の文章やよく案内する文章はテンプレート化することで誰でも適切かつ効率よくメール対応ができます。スマートフォンアプリを使えば外出先で素早く受信メールをチェックでき、アシスタントメンバーに簡易返信や代理対応の指示ができます。

特長

特徴
1
大量のメールに適切に対応できる

複数の担当者でメールを共有できるので、大量のメール対応を確実かつ効率的に行えます。

特徴
2
業務を標準化して対応のばらつきを解消

テンプレート機能を使って誰でも適切な対応がスピーディにできます。担当者が不在でも、代わりの担当者が同じように対応することができ、メールの品質を保つことができます。メール業務の標準化がお客様の信頼を得ることにもつながります。

特徴
3
履歴や顧客情報が活用できメール対応の質を維持

「アドレス帳」に顧客の特長などを登録しておくことで、別の担当者や新しい担当者がその項目を見て適切に対応できます。また「対応履歴」と併せて活用すれば、お客様を待たせることなくスムーズに対応できます。

特徴
4
メールの二重対応、対応漏れ、誤送信も防止できる

メールの一覧画面で処理状況が確認できるので、二重対応や対応漏れを防ぐことができます。またテンプレートに担当者名や会社名、現在の日付等を自動で挿入できる機能もあるので、誤送信を防ぐこともできます。

特徴
5
メール共有や管理のよくあるトラブルを解消

貸出機・トライアル

メールワイズ 製品ホームページより30日間無料お試しに申込みいただけます。
https://mailwise.cybozu.co.jp/

システム要件

対応OSについて
パッケージ版はサーバーOSとしてWindowsまたはLinuxが必要となります。
詳細は以下ページをご確認ください。

▼パッケージ版動作環境
https://mailwise.cybozu.co.jp/about/package/environment.html

▼クラウド版動作環境
https://www.cybozu.com/jp/service/requirements.html

ご購入方法

本サービスにはメールサーバーは含まれておりません。別途お買い求めください。
ご購入の際は別途申請書が必要になります。
クラウド版の場合、ライセンスは最低2ユーザーからご購入が必要です。

型番・価格

サイボウズ

メールワイズ on cybozu.com プレミアム 年額サービス

メーカー型番: mwprm01y 標準価格: \17,640

サイボウズ

【月額課金】メールワイズ プレミアム 月額サービス

メーカー型番: mwprm01mtf

サイボウズ

メールワイズ on cybozu.com スタンダード 年額サービス

メーカー型番: mwstd01y 標準価格: \5,880

サイボウズ

【月額課金】メールワイズ スタンダード 月額サービス

メーカー型番: mwstd01mtf

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