企業では、日報や申請書など、従業員にドキュメントの雛形に入力して提出してもらうケースが多い。さすがに昔のように用紙を渡して手書きで記入というケースは見かけなくなったが、共有のクラウドストレージから落としてきた雛形に入力してメールなどで提出する形でも、受け取った側はそれを集計したり加工したりでなかなか手間を取られる。しかし、Teamsなら、連携アプリのFormsを利用することで、一連の作業を大幅に削減することが可能になる。

Formsで作成したフォームは、ファイルとしてやり取りするのではなく、そのフォームが存在するリンクに、多人数が一度にアクセスできるイメージだ。記入、送信したものがリアルタイムで自動集計され、一覧として参照可能になる。簡易的なグラフ化も可能だ。下図のように備品をまとめて発注する場合でも、Teams上でフォームに入力・送信して貰えば、品目別の発注数が自動的に集計されるため、申請書類を「まとめる」という作業が不要になる。

別の例を挙げると、オフィスでは最後に退出する者が、電源を落としたり施錠したりの作業を行うが、作業に漏れがないかチェックシートに✔︎マークを記入していくスタイルがよく取られる。これもFormsで用意しておけば、自動で記録が蓄積されていくため、インシデント発生時などにすぐに調べられる。

また、業務管理では日報・週報の提出が一般的だが、Formsなら、業務内容とそれにかかった時間を選択式にして記入してもらうことで、特定の業務にどれだけの工数がかかっているかなどの統計を自動で採取し、進捗改善の参考にすることが可能だ。

こうした書類は提出・回収まではその手間を考えるが、後工程の保存・集計・分析などは作業として認識されにくい。しかし、日々の企業の活動を考えると、種々雑多な書類について、この種の作業が発生している。それを全部合わせると、決して無視できないような工数になる。こうした場合、Teamsの連携アプリのFormsを利用することで、大幅な工数改善が実現できるだろう。

TeamsでFormsを利用するにはメインメニューの「アプリ」からFormsを選択し、フォームを投稿するチャネルを指定すればいい。フォームの作成は簡単で、入力して返してもらう「テキスト」や選択して返してもらう「選択肢」などをプラスし、記入していくだけだ。プレビューで確認しながら作業していけばいい。外出が多い職種の従業員に対しては、モバイルでのフォーム提供も可能だ。