個人のビジネス用メモにOneNoteを利用している方は多いだろう。複数のノートやセクション、ページなどを利用してアイデアを整理したり、サイト情報のクリッピングや、音声、ビデオなどの情報も貼り付けられる。スタイラスペンで手書きできるのもポイントが高い。

しかし、OneNoteはグループワークにも力を発揮する。単純にノートブックを共有する方法もあるが、Teamsの連携アプリとしてタブ登録して、チームの中に貼り込めば、部署やプロジェクトなどの仕事をサポートするチームでのナレッジ共有に大いに役立つ。そのチームで行われたミーティングの議事や資料、伝達事項などを全てOneNoteに記録していくと、アクティブなタスクのやりとりとして流れていくスレッドとは別の使い方が可能になる。Teamsでコミュニケーションを取りながら、Teamsを離れることなく、OneNoteを開いてグループに必要な情報にアクセスできる。

いくらでも情報を追加していける点が、OneNoteの大きなメリットだ。人事異動で部署に新しいメンバーが加わったとき、部門用調書の雛形や取引実績、顧客の連絡先などの静的な情報をOneNoteで共有できるのはもちろん、部署の定例会議の議事録を保存するなど、時間と共に増加していく情報を時系列に保存しておけるので、異動してきた部署の仕事の流れもスムーズに把握できるだろう。

また、長期にわたるプロジェクトでは、メンバーの入れ替えも発生する。新しいメンバーにも把握していてほしい、プロジェクトの基礎知識やルールをOne Noteにまとめておけば、初期教育の工数を大幅に削減可能だ。また、使用するツールについてバージョン情報などとともに、利用法の動画を貼り込んで自主学習できるようにしておくのも効率的だ。

そして、OneNoteが優れているのは、社内以外とも情報共有が可能な点だ。取引先との情報のやり取りにも使えるし、業界横断的な知識共有も可能だ。さまざまな企業の社員が利用しているような大規模なノートなら、専門的なSNSのように協業の相手探しにも利用できるだろう。IT業界でも、広報チャネルにTeams＋OneNoteを利用している大手企業も存在するほどだ。

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