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2017/10/16

ワーキング革命 - 第19回

ユーザックシステムに学ぶRPAソリューションのビジネスシナリオ

2004年から販売を開始して、国内で600社を超える導入実績を誇るユーザックシステムの「Autoブラウザ名人」と「Autoメール名人」。これらの「名人シリーズ」は、RPA(Robotic Process Automation)という言葉が注目される以前から、業務の自動化ツールとして支持されてきた。その導入事例やセールスシナリオを知ると、RPAによるワーキング革命の可能性が見えてくる。

文/田中亘


この記事は、ICTサプライヤーのためのビジネスチャンス発見マガジン「月刊PC-Webzine」(毎月25日発売)からの転載です。

公式サイトはこちら→ PC-Webzine

電子発注業務の隙間を埋める自動操作ツール

 ユーザックシステムが提供する「名人シリーズ」の中で今回取り上げるのは、メールでやり取りされるデータを中心に自動化を推進する「Autoメール名人」と、WebやWindowsの操作を自動化する「Autoブラウザ名人」という二つの製品。これらの製品はRPA(Robotic Process Automation)ソリューションとなり、自動化したい業務プロセスの内容や利用者のITスキルによって使い分ける。

 自動化する業務がメール中心であれば、Autoメール名人の利用が推奨される。現場の担当者でも短期間のトレーニングで操作を習得できるからだ。メール中心の業務とは、代表的なもので電子受発注業務(EDI)がある。メールの添付ファイルなどで商品の発注が来るような業務であれば、受信したメールからAutoメール名人がExcelのデータを読み取って、社内の基幹システムに自動的に入力し、必要があれば受注確認のデータを添付して取引先に送信するまでのプロセスを自動化してくれる。

 メールの普及で、ビジネスのスピードや効率性が向上したと言われているが、現実には封筒で届いた注文書をレターオープナーで開封して社内の受注伝票に記載するかのように、多くの業務の現場では受信したメールを手作業で社内の基幹システムに再入力している例が多い。こうした業務の多くをAutoメール名人は自動化してくれる。

 一方のAutoブラウザ名人は、メールよりも複雑な状況で発注データなどを自動化したいときに活用する。自動化できる処理は、Webの画面上でのマウスやキーボード操作だけではなく、メールやExcelなどのプログラムとも連携が可能で、汎用的なRPAツールとなる。ただし、使いこなすためにはHTMLファイルやVBAなどの基本的な知識が必要になる。

ユーザックシステム「Autoメール名人」

単純作業から社員を解放

 二つの名人シリーズの中でも、Autoブラウザ名人はメールによる受発注業務だけではなく、より広範囲な自動化ソリューションに適応できる柔軟性を備えている。例えば、Lotus Notesというグループウェアに蓄積されたデータを他のデータベースに移管したいという案件に対して、新規のプログラム開発では数千万円もかかる処理をAutoブラウザ名人による画面操作の自動化だけで対応した例があるという。ある引越し事業者は、見積もり比較サイトの定期的なチェックを自動化し、アクセスがあったら迅速に案内を発信することで、契約率を大きく向上させた。

 このように、データ移行やサイトチェックなどの「重要だけど人手でやると作業者が疲弊してしまう」ような業務の自動化は、ワーキング革命にとって大きな価値を生む。ユーザックシステムの小ノ島尚博 取締役は、次のように話す。「優秀な社員に単純な繰り返し作業を毎日の業務として割り当ててしまうと、その人の仕事に対するモチベーションを低下させてしまいます。こうした単純な繰り返し作業から社員を解放することは、会社にとっても大きなメリットになります」

 実際に、RPAによって単純な繰り返し業務から開放されたことで、現場から感謝されるケースも多いという。

商材としての提案は現業のアセスメントから

 ワーキング革命の商材として名人シリーズを顧客に提案する際は、製品の機能を説明することも必要だが、それよりも先に「どんなことでお困りですか?」という現在の業務に対するアセスメント(診断)から入るアプローチが有効だという。いわゆる「現業の棚卸し」だ。

 受発注業務をはじめとして、毎日のように同じWebサイトをチェックしているような仕事はないか、複数のアプリを立ち上げて、マウスとキーボードで一つひとつ文字や数字を移しているような業務はないか、メールの添付ファイルで日々の業務のデータがやり取りされていないか、などの項目をチェックする。そうして顧客先の業務フローを診断することによって、どちらかの名人シリーズを提案するきっかけが見つかる。

 RPAのセールスというと、とかく機能や性能を最初に伝えようとしがちだが、ITソリューションである以上は「解決すべき課題」の発見が提案の近道になる。多くのビジネス現場では、日々の業務に追われていればいるほど、自分たちの作業が「もっと効率化できるのか」という意識が薄れがちになる。場合によっては、手を動かしていれば業務をこなしていると錯覚しがちだ。しかし、先に触れたように「モチベーションの上がらない繰り返し作業」を続けさせてしまうことは社員にとっても会社にとってもメリットはない。反対に、RPAによる単調な業務の自動化は、肉体的にも精神的にも働く人たちに「余裕」を生み出し、結果として新しいビジネスの創造につながる可能性が広がる。

 例えば、Excelの添付ファイルをメールで受け取って社内のシステムに手作業で入力している営業担当者であれば、PCの前に座っている時間を短縮して、その分を外向きの営業に生かせるようになる。競合するWebサイトを定期的にチェックしているマーケティング担当者であれば、コンテンツの更新を自動的に通知するようにするだけで、余裕のできた時間を戦略的な仕組みを立案するために使えるようになる。

 バックオフィス関連の業務でもRPAによる自動化で解決できる問題は数多くある。そうした問題の解決は、コストの削減や売り上げの向上など、企業にとって多くのメリットをもたらすはずだ。

(PC-Webzine2017年10月号掲載記事)

この記事は、ICTサプライヤーのためのビジネスチャンス発見マガジン「月刊PC-Webzine」(毎月25日発売)からの転載です。

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