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2018/01/19

働き方改革のキーワード - 第7回

クラウド導入の必要性と課題の解決



会議日時決定に1週間かかる会社が働き方改革の前にやるべきこと

以前から指摘されていた日本の労働生産性の低さが2017年もデータで示された。相も変わらず会議の日程調整や議事録作成で消耗し、肝心の主業務に時間を割けない現状は、働き方改革以前の問題だ。しかしその大半は基本的なクラウドサービスの導入で解決できることをご存じだろうか。

文/まつもとあつし


主要7ヵ国で最下位の労働生産性――解決の鍵はクラウドにあり

OECD加盟諸国の時間当たり労働生産性(2016年/35カ国比較)

 公益財団法人 日本生産性本部は2017年12月、OECD加盟35ヵ国の労働生産性を分析した「労働生産性の国際比較」を発表しました。それによると日本は時間当たりの労働生産性が20位で、前の年から3.9%上昇したものの、引き続きG7各国の中で最下位であることがわかりました。

 この指標は国ごとに算出方法の異なるGDPを基準にしているため、必ずしも順位が正しいとは言えません。しかし、他国に比べて労働生産性が低く、しかも長きにわたって改善されていないことは確かです。

 日本オラクルが11月に発表した調査結果によると、働き方改革の取り組みにおいて、デジタル(ICT)を「積極的に活用している」という回答はわずか7%にとどまり、中長期的にはAIやIoTなどの活用によって生産性を向上したいという回答が上位を占めています。

 しかし、AIやIoTが生産性を向上させるのには、まだ時間がかかります。広く企業に導入可能なソリューションが出揃うにも時間と投資が必要になるでしょう。本来、生産性の向上を目指すはずだった働き方改革が、残業時間の短縮など、単なる労働時間の削減に目的がすり替わってしまったように見えるのも気になるところです。

 実は、いまできる、しかも投資コストもそれほど大きくかからない生産性向上策があります。それがクラウドの本格導入です。例えば、会議ひとつとってもあなたの会社や取引先との間で次のような仕事の進め方にはなっていないでしょうか?

  • 会議のスケジュール調整もメールで行っている。会議室が不足していたり、多忙な人が参加者に含まれていると、返事がなかったり、調整中に他のアポが入ったりして、数日から1週間たっても会議の設定ができない。
  • 会議のあとの議事録作成にとても時間をかけている。議事録が回覧されるのは会議から数日経った後で、その頃には出席者の記憶や解釈が曖昧になってしまっている。また議事録が出席者の発言を細かく拾っただけのものになっていて、会議の結果、「誰がいつまでに何をするか」という肝心の「ネクストステップ」が明確になっていない。結果的に、「あれどうなっていたっけ?」と読み返さなければならなくなる。
  • 議事録などの資料の回覧・確認をメールへの添付ファイルで行っている。ファイル容量が大きくなると相手のメールサーバーでメールが受信できなくなってしまったり、複数の人が並行してファイルをアップデートするため、どれが最新か分からなくなってしまう。結局、誰かが複数のファイルを見比べて「最新版」を改めて作り直したりしている。

 こういった事例は、筆者も多くの会社や組織で目にします。AIやビッグデータも大事ですが、目前の日常業務がこれだけ非効率に行われていては、日本全体の生産性の向上もなかなか見込めません。

 これらの課題は、クラウドサービスの積極導入でかなりの部分を解決できます。例えば、筆者は多くのプロジェクトでクラウドサービス「Dropbox」の共有フォルダを使用しています。メールへのファイルの添付ではなく、クラウド側のファイルを更新するようにすれば、送信容量の心配はなくなり版の管理も容易です。スケジュール調整は、Googleカレンダーの共有やクラウド型の各種調整サービスを使うようにしています。議事録は、やはりDropboxが提供している「Dropbox Paper」というクラウドメモに集約することで、「誰がいつまでに何を行えばよいのか」が議事録上で確認・管理できるようになりました。

クラウド導入と共に欠かせない管理ソリューション

 良い事づくしのようにみえるクラウド導入ですが、それが進まないのには理由があります。それは管理コストが見えにくいことです。個人のレベルであればクラウドサービスは、その多くが無料で、セキュリティも「自己責任」の範疇に収まります。

 ところが会社・組織でこれを導入する場合、どこで問題が起こっているのかを管理者が把握できなければなりませんし、担当者が異動・退職した場合に、そのアクセス権限をやはり管理者が一元的にコントロールできなければなりません。BYODの取り組みも進む中、多様なデバイスに対して、個別に管理者が設定を施すのも気が遠くなる話です。

 しかし、現在ではMDM(モバイル・デバイス・マネジメント)と呼ばれる様々なソリューションが提供されています。MDMを用いることで、管理コストを軽減し、リスクも抑えることができるのです。

 真の働き方改革=生産性の向上のためには、いまクラウドサービスを本格導入するのが最も近道だと言っても過言ではないはずです。

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筆者プロフィール:まつもとあつし

スマートワーク総研所長。ITベンチャー・出版社・広告代理店・映像会社などを経て、現在は東京大学大学院情報学環博士課程に在籍。ASCII.jp・ITmedia・ダ・ヴィンチニュースなどに寄稿。著書に『知的生産の技術とセンス』(マイナビ新書/堀正岳との共著)、『ソーシャルゲームのすごい仕組み』(アスキー新書)、『コンテンツビジネス・デジタルシフト』(NTT出版)など。

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