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2018/09/04

戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ

【第9回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(2)



 「ジバラ(自分働き方改革)」を極める本連載は、メールやスケジュールの効率化が重要なテーマだ。前回は、メールで届いた情報をカレンダー、ToDoリストに登録する方法を紹介した。予定やToDoは、常にチェックできないと使い勝手がよろしくない。やはり、スマホでも利用できた方が便利だ。そこで今回はスマホとの連携方法を紹介しよう。

文/戸田 覚


スマホのアプリを準備する

 ほとんどのAndroidスマートフォンでは、Googleカレンダーが標準アプリとしてインストールされているので、問題なく利用できる。それ以外の機種でもGooglePlayから無料でインストールできる。パソコンで作成した予定も同じアカウントなら自動で表示されるはずだ。iPhoneでも標準カレンダーに同じアカウントのGoogleカレンダーを登録すればよい。また、他のカレンダーアプリでもGoogleカレンダーを登録すれば利用可能だ。

 GoogleのToDoは、実は最近標準アプリがリリースされた。iPhone、Android共に無料で利用できるので、早速インストールしておこう。インストール後はやはりパソコンと同じGoogleのアカウントで登録すればよい。

Google ToDoをインストールしておこう

 Googleカレンダー、Google ToDoを利用すれば、パソコンで作成したそれぞれのデータが表示可能。出先でも素早くチェックできるようになる。もちろん、複数のスマホやタブレットを利用していても利用は可能だ。ToDoでも受信したメールがそのまま開けるのはなんとも便利だ。

 このようにスマホ連携は、非常に便利なのだが、実は課題がある。スマホでは届いたメールからスケジュールやToDoを作成しにくいのだ。iPhoneでは受信したメールの日時から予定を作成する機能があるのだが、Androidスマートフォンには同様の機能がない。

 そこで僕は、メールで届いた予定を登録するのはオフィスに戻ってから作業するようにしている。打ち合わせや電話などで聞いた予定は、出先でもそのままカレンダーに登録する。だが、メールは毎日事務所に戻ってから全部チェックし直すので、その段階で予定を入れるようにしているのだ。

 スマホでもメールから予定やToDoを作成できるようなることを期待している。

スマホのカレンダーにも予定が登録できた

開くとメールの文面が表示できる

ToDoもスマホのアプリでチェックできる

こちらもメールの文面を確認可能だ

パソコンならではの便利な使い方

 実は、もう少し進んだ使い方もおすすめだ。Googleカレンダーでは、スケジュールにファイルを添付できる。

 僕はこの機能を利用して、名刺を添付することがままある。例えば最初は自社に来ていただいたお客様の会社に訪問する場合など、まだ行ったことがない先では名刺を持っていないと受付で内線番号や詳しい部署がわからなくて困ることになる。たまに訪問する先でも、正確な部署名や内線番号を忘れてしまうことが少なくないものだ。

 僕は受け取った名刺をスキャンして、OneNoteやEvernoteで管理しているのだが、受付でいちいち検索して探すのはスマートさに欠ける。ならば、パソコンで予定を作成している段階で、名刺の画像データを貼り付けておけばよい。とても簡単で、しかも役立つはずだ。

 さらに、その日使う書類を貼り付けておく手もある。書類はクラウドストレージなどに保存してあるはずだが、こちらも探すのが面倒なものだ。Googleカレンダーに貼り付けておけば、すぐさま利用できる。パソコン、スマホどちらでも、WordやExcelの書類が開けるので、困ることがない。

 パソコンでちょっと準備をしておくだけで、出先での効率がアップする。まさに、ジバラの目指すところだ。

 次回は、外さないビジネス書の選び方について説明する。

パソコンのGoogleカレンダー(ブラウザー)で作成した予定を開いて「編集」をクリックする

編集画面が開いたら「添付ファイルを追加」をクリックする

この画面が開いたら「アップロード」をクリックする

ファイルをドラッグで添付する。ここでは名刺とExcelのファイルを添付した

ファイルが添付できた

スマホのGoogleカレンダーで開いてもファイルが添付されていることがわかる

名刺の画像データもしっかり見られる

ExcelもGoogleスプレッドシートで開けるので内容はほぼ確認できるはずだ

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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