前回は、差し込み印刷の方法を紹介した。普通に印刷ができるようになったことだろう。実は、さらに今風に活用する方法がある。今回はメールの送信を差し込む方法を紹介していこう。

昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。特にGoogleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。たとえば、顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。

今回から新たにMicrosoft Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。

前回は、Googleマップ上に顧客の所在地をラベルで表示した。今回は、さらに一歩進んで、そのラベルに数値を示す可視化機能を持たせていく。ちょっと手間がかかるのだが、地域に関連するマーケティングにはかなり役立つ機能だ。また、ラベルを色分けすることもできるので、地図をデータの可視化に役立てられる。

前回は、罫線の効率的な引き方を紹介した。罫線を引くことで表がずいぶん見やすくなった。さて、今回は罫線ではなく色で、表を見やすくしていく。罫線が多用されていたのはモノクロプリンターでの印刷が主流だったという背景があったが、現在はカラープリンターが普及しているし、PDFでファイルを送ることも多く、色が使用できるようになった。

今回は、Excelを利用して、前回のPowerPointと同様にリンクを使った新しい書類の作り方を紹介していく。PowerPointでは、リンクはスライドにしか貼れなかったがExcelではセルにリンクを貼ることが可能だ。セルや表を指定すると、より細かな説明ができる。まず、最初に全体の解説シートを作成し、他のシートの表やグラフなどにジャンプしながら説明していける。

Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。なかなか便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。特に、書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。

今回から2回にわたって、PowerBIの使い方を説明していく。PowerBIは、マイクロソフトが力を入れているプログラムで、「対話型のデータ可視化BIツール」だ。簡単に言ってしまうと売上や在庫などのデータから、さまざまな形で情報を取りだしてグラフ等による可視化ができるものだ。「PowerBI Desktop」なら、だれでも無料で利用可能だ。

Excelには随時新しい関数が追加されているのだが、アップデートをこまめにチェックしていないと見落としているケースが多い。より簡単で便利に使える関数も登場しているので紹介していこう。今回は、新しい検索／行列関数の「XLOOKUP」を紹介する。なお、紹介する関数はExcel のバージョンによっては利用できない。

最近はExcelで作成した表をPDFに書き出して送るケースも増えている。Excelのまま送るなら、目盛線が引かれているので見やすいが、PDF化するなら罫線をきちんと引いておかないと見づらくなる。もちろん、印刷する際も同様だ。そこで、今回から2回に渡って、罫線や色を利用して表を見やすく装飾する方法を紹介していく。

Microsoft Officeは大型アップデートがあまり行われなくなり、新機能が随時追加されるようになった。しっかりと情報を集めておかないと、良い新機能も見逃してしまいがちだ。そこで、今回おすすめしたいのが、「3Dモデル」の活用だ。

Microsoft Officeを使いこなして仕事を効率化するのが目的の連載をお届けする。今回は、誤字脱字を減らす方法がテーマだ。もちろん、自分で見直しをするのは大前提だが、大事な資料では、少しでもミスを少なくしたいところ。そこで、おすすめなのが読み上げだ。

電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。例えば、Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。もちろん、Microsoft OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。

スマホでExcelを使う2回目をお届けする。スマホのExcelは、表の再現性はかなり高く、グラフもほとんど違和感なく表示でき、さらに編集も可能だ。今回は、グラフとセルの装飾などを紹介する。

PowerPointはWordに比べるとレイアウトの自由度が高いことが特徴だ。Wordでは、そもそも本文の行・列がきっちり決められていて、その上で、図やグラフなどのオブジェクトを配置していく。ところが、PowerPointには、そもそも本文という概念がない。文章もオブジェクトの一つとして自由に配置できるわけだ。

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これまで長い間、WordやExcel、PowerPointなどで、プリントアウトされることを前提に資料を作成し、送付してきた。しかし、いまや、紙に印刷されずに画面で閲覧される資料が中心になりつつある。時代に即した新しい資料の作り方を紹介していく。

今回は、スマホ向けのアプリ「Microsoft Math Solver」を紹介する。価格は無料で、iPhoneとAndroidスマートフォンの両方で利用可能だ。計算ができるアプリなのだが、「数学的問題」に向いているとされている。要するに勉強に向くアプリだ。ところが、仕事にも案外役立つので、使い方を説明していこう。

今回は、PDFファイルにパスワードをつけて保存する方法を紹介する。見積書や請求書などは、パスワードを付与して送るケースが多い。だが、企画書なども本来ならパスワードをつけて送るべきだろう。時には見積書よりも機密性が高い可能性もある。さて、Wordでは簡単にパスワードをつけて送れるのだが、問題はExcelだ。どうすればよいのかちょっと考えてみたい。

新しくなった、スマホ版のOfficeアプリを使いこなす2回目だ。前回はファイル管理やメモの使い方を紹介した。パソコンでMicrosoft Officeを使っている方にとっては、とても便利なアプリだと実感していただけたはずだ。今回は、スキャン関係の機能を中心に紹介していく。パソコンではできない書類の読み込みに対応するのが素晴らしいところだ。

今回から2回にわたって、Microsoft 365でPDFファイルを作る方法を紹介する。最近は改変を防ぐためもあって、資料をPDF形式で送ることが増えている。というより、見積書や企画書などを社外に送る際には、もはや、PDFが標準と言って過言ではないだろう。ということで、Microsoft 365だけでPDFファイルを作るこつを紹介しよう。

今回から、2回連続で「Microsoft Publisher」の使い方を紹介していく。実は、Microsoft 365に含まれるアプリとして、多くの方が利用できるのだが、あまり使われていないのが実情だ。Microsoft Publisherは、いわゆるDTPソフトなのだが、Word＋PowerPointといったイメージで書類を作成できる。この2本のアプリを使っていれば、すぐにでも使いこなせるはずだ。

コロナウィルスの影響で、テレワークが驚くほどの勢いで普及し、これまでとは違うパソコンの操作が広がっている。そんな新しい使い方の一つである、「共有」について紹介していく。複数名で同じMicrosoft 365のファイルを開いて編集できる機能だ。テレビ会議やスマホで話ながら編集すれば、会社でパソコンを一緒に見ながら操作しているような感覚で書類を作っていける。

Excelのショートカットキーを2回に渡って紹介していこう。全部で200個以上あると言われるショートカットキーだが、特に便利なものをピックアップして取り上げていく。大切なのは、いかに時短ができるかだ。当然だが、利用頻度がある程度高くなければ、覚えても意味がない。今回は、コピーアンドペーストと文字装飾系のショートカットキーを紹介する。

RPAが空前のブームの様相を呈している。RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の頭文字を取った言葉で、パソコンのさまざまな作業をロボットを使って自動化させる仕組みだ。しかし、専用のソフトが必要なRPAを使わなくても、Excelでもマクロを使った作業の効率化が可能だ。

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スマホやタブレットでMicrosoft 365を使うなら、外付けのキーボードが便利だ。今回から、2回にわたって、外付けキーボードのメリットや選び方を紹介していく。特にスマホでMicrosoft 365を使うと、画面の狭さや入力性の低さに「あまり使えない」と感じてしまう方が多いのではないだろうか。しかし、外付けキーボードを使うと使い勝手が一変する。

PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。

会社用PowerPointテンプレートを作成して配布するための手順の仕上げ編だ。なお、僕は、会社のテンプレートだけでなく、自分用のテンプレートをいくつか作って利用している。企画書用のテンプレートや、自分なりの工夫のあるプレゼン用のテンプレートなどだ。空き時間に自分なりのテンプレートを作成しておくことで、いつでもオリジナルデザインのスライドが作れる。

「外出先で突然打ち合わせスペースが必要に！　でも喫茶店は空いてないし、そもそも不特定多数の前で話せる内容じゃない」――そんなときの心強い味方が最近の貸会議室サービス。ビジネス街を中心に豊富な候補から希望の一室をゲットできる。今回は、都心の繁華街に強く、詳細な条件で検索できる「スペイシー（https://www.spacee.jp/）」の使い方を伝授。