差し込み印刷を使えるようにしておこう（2）

メール用のリストを作成する

　一般的な差し込み印刷は、宛名や名前などを差し込んで印刷する。まさに、機能名の通りだ。ところが、最近では、書類を郵送するよりもメールを送ってさまざまな情報を伝えるケースの方が多いだろう。そこでも差し込み印刷機能の活用をおすすめする。メールを一斉送信し、それぞれに宛先を変更し、さらに文面の文字まで差し込んでいける。これはなかなか便利だ。

　宛先になるリストの作成も、前回同様に行っていく。ただし、表の項目には、宛先としてメールアドレスを記載することをお忘れなく。

　こちらも、すでに持っているアドレス帳などのデータをCSV型式などで書き出して、貼り付けていけば間違いがなくていい。

　今回は、メールで送信するだけでなく、相手ごとに異なる担当者もリストに入れている。このリストを差し込んでメールの文面を作成するので、相手ごとに異なる担当者を入れていけるわけだ。

文面を作る

　続いて文面を作成する。前回は印刷する書類の文面を作成したが、今度はメールの文章を作ればいい。HTML型式でメールが送信されるのだが、通常のメールと文面は同じように作成する。

　なお、送信はOutlookを利用する。Gmailなどでは利用できないので注意してほしい。もちろん、Outlookで送受信する設定は終わっていることが前提だ。

　文面が完成したら、各フィールドを指定していく。この手順は前回と同様なので、悩むことはないはずだ。差し込みの指定が終わったら、「結果のプレビュー」で完成した状態をチェックしておこう。

メールで送信する

　差し込みフィールドの設定が完了したら、印刷するのではなくメールを送る。ここが前回までとの最大の違いだ。タブの右にある「完了と差し込み」で「電子メールメッセージの送信」を選べばいい。

　宛先は、リストに作成しておいた「メールアドレス」を指定するだけだ。あとは、手順通りに進めていけば問題なく送信される。

　ただし、顧客に送る前に社内のメンバーなどに送信してテストしておくことをおすすめする。印刷と違って、送ってしまったらそれで完了なので、ミスも見つけにくいためだ。