大幅効率アップ！　会議録音のコツ（2）

音声ファイルはノートと一体化させる

　前回は、ベストな録音アプリを紹介した。問題は、録音したファイルの扱いだ。ビデオや音声のファイルは、テキストと違って内容での検索ができない。そこで、ファイル名を付けて保存するのが一般的なのだが、それでも物足りない。中に何が録音されているのかわからないので、いちいち聞いてみることになる。ビデオなら早送りしながら映像を観るだけで何となく内容はわかるのだが、音声だとそうもいかない。

　ということで、よりしっかりとした管理が求められるのだ。録音したファイルはパソコンに転送したら、拡張子が「m4a」などの音声ファイルになる。これを会議のメモに貼り付けておけば、いつのどんな内容なのかがすぐにわかるわけだ。

　Wordに貼り付けてもうまく管理できないが、OneNoteに貼り付ければ、ダブルクリックするだけで再生できる。

　しかも、スマホのOneNoteでもノートを同期すれば再生できる。普段音楽を聞いているイヤホンを利用して会議の録音が簡単に聞けるのだ。これは手っ取り早いのでおすすめだ。

　なお、最初からOneNoteで録音してしまう手もあるのだが、その場合はパソコンを利用すること。スマホのOneNoteは3分の録音時間制限がある。また、パソコンでの録音は外付けマイクを付けないと、広い範囲の声をうまく拾えない可能性があるので注意して欲しい。

会議のノートには時間を入れる

　会議のノートには、必ず時間を入れておくのがポイントだ。せっかく録音をしておくのだから、いわゆる議事録を作る必要はない。大事なのはポイントごとに誰が何を話したのか、重要な話がどの時間に交わされたのかがわかるようにしておくことだ。

　これは簡単で、録音しているアプリやボイスレコーダーを見てだいたいの経過時間を記録しておけば良い。多少ずれても大きな問題ではないので、だいたいの内容を箇条書きにしておく。

　これで、あとで録音を聞き直す際に早送りするタイミングがわかって非常に重宝する。

　なお、iPadなら「Notability」というアプリを使う手もある。このアプリを利用すると、話している内容とメモがリンクする。メモをタップすれば、そのメモを書いた時間に話されている内容が再生できるのだ。似たようなことは「MetaMoJi Note」でも可能だ。

　非常に便利なのだが、ファイルをOneNoteに一元化できないので、僕としては利用をためらっている。なお、どちらのアプリもiPhoneでも使えるのだが、会議中にiPhoneに入力するのは、さすがにはばかられるので、仕事には使いづらい。

　会議の録音アプリは、常にノートと一体化しておくことで事後の管理がとても楽になるのだ。