筆者プロフィール:戸田 覚
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
2019/03/05
自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。
文/戸田 覚
Wordには、アウトライン機能が古くから搭載されている。長文や論文などを書くときには重宝する機能だが、実はビジネスの書類作成にも非常に効果的だ。
あまり使われていないアウトラインの使い方を説明していこう。今回はWordで使い方を説明するが、PowerPointやExcelにも機能は搭載されている。特にPowerPointでは、Wordと似た使い方が可能だ。自分で工夫して働き方を改革する「ジバラ」にはおすすめの機能だ。
アウトラインとは、書類の構成を考えながら作成できる機能だ。見出しを最初に作成し、その順番や内容を考えながら構成を作っていくものだと考えるとわかりやすい。
多くの方が、書類を作成する際には頭の中でぼんやりとした構成を考えながら書き始めるだろう。もしくは、すでに適当な構成ができあがっているひな形を使って必要な部分を書き換えようとする。
だが、それぞれの書類ごとに適切な構成は異なる。完成度をアップするには、書類を作り始める前に最適な構成を考えるべきであり、そこで役立つのがアウトラインというわけだ。
まず、Wordの画面をアウトラインに切り替えたら、書くべき内容を箇条書きにしていく。わかりやすく言うなら、目次を作ると思えばいい。A4用紙1枚の企画書でも、内容を考えれば箇条書きの目次は作れるはずだ。
まず画面をアウトラインに切り替える。「表示」-「アウトライン」で切り替えられる
目次を作る感覚で盛り込む内容を箇条書きにしていく
続いて、内容の階層を考えていく。まず、タイトルは一番上の第一階層になり、他はすべてその下になるのが普通だ。そこで、タイトル以外の部分を選択して、画面上のコマンドで階層を下げる。ドラッグで選択したら、右矢印をクリックすれば「レベル2」になるはずだ。
次に、それぞれの箇条書きをチェックして順番を入れ替える。順番はドラッグで入れ替え可能だ。それぞれの箇条書きの頭のマークの部分にマウスポインターを合わせると、表示が十字に切り替わるのでそこでドラッグすればよい。
さらに、この時点で内容を考えて整理していく。ダブっているものがないかを調べたり、階層を考えて構成する。例えば、「価格について」や「発売日」は、「概要」としてまとめたほうがわかりやすい――といったことを考えて内容を組み立てていくのだ。
だいたいの構成がまとまったら、続いて内容を書くのだが、そこは次回紹介しよう。なお、順番や階層は後でも変更可能なので、“ほぼこれでいいだろう”といった程度の完成度で、本文作成作業に取りかかってかまわない。
タイトル以外をドラッグで選択する
選択状態で画面左上の「→」をクリックすると階層がまとまって下がる
文頭の記号をドラッグすれば順番の変更も可能だ
階層をだいたい整えた。次回からここに本文を入力していく
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
コロナに負けない!【9】東京都豊島区
全国の自治体から問い合わせが相次ぐ、「テレワーク先進区役所」
【第92回】実はかなり便利なMacのMicrosoft Office(1)
ジャイアン鈴木の「仕事が捗るガジェット」 - 第46回
小規模店舗でリーズナブルにWi-Fi環境を構築する無線LANルーター「Aruba Instant On AP11D」
池澤あやかのサブスク研究室-第1回
サブスク乱用で経理が涙目! 救世主となる「iKAZUCHI(雷)」って何?
【第91回】テーマを変更してMicrosoft Officeを楽しく使おう
もっと知りたい! Pickup スマートワーク用語
第4回 ペーパーレス化と電子印鑑
【第3回】ベンチャー女優・寺田有希さんから学ぶ――これからのビジネスパーソンに求められる働き方
【第2回】ベンチャー女優・寺田有希さんから学ぶ――これからのビジネスパーソンに求められる働き方
提案側にもスキルが求められている!今、把握すべきリモートワーク未導入・未定着企業の課題と対策方法
【第25回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(1)
スマホを存分に使い倒せる20GBプランの使い道を本気で計算すると……
仕事も遊びもスマホで完結する超大容量50GBプランで何ができるか計算してみた
【第11回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(1)
【第34回】スマホのExcelでここまでできる(1)
【第85回】ChromebookでOfficeを使う(1)
【第90回】Excelで組織図などをサクッと作成できるアドイン
Microsoft Teams で完結! スケジュール共有機能「ScheduleLook for Microsoft Teams」
Surfaceとケーブル1本で接続 生産性が上がるSurface専用EIZOモニター
デュアルディスプレイ環境による業務効率化をUSB Type-Cとデイジーチェーンで実現
Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化するプラグインソフト
WindowsやMacなど複数のPCで周辺機器を共有できる切替器
Office365にアドオンして使える勤怠管理「ネクストセットタイムカード」
社内打ち合わせ・商談・大規模な会議まで使えるWeb会議「Zoom」
複写帳票を社内のプリンターで印刷できるノーカーボン用紙
ビデオカメラや一眼レフカメラをWebカメラとして活用できるキャプチャーユニット
13.3インチのモバイルディスプレイでテレワークの業務環境を改善