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2020/02/18

Microsoft Officeで業務効率アップ!

【第36回】PowerPointでA4用紙横の企画書を作る(1)


PowerPointは、スライドを作成するためのアプリだ。ところが、最近は企画書作成もPowerPointを利用する人が増えている。今回はその理由とともに、あえてPowerPointで紙の資料を作る際のコツも紹介していこう。そもそも、書類のあり方が変わってきていることを考えることからはじめて欲しい。

文/戸田 覚


縦書きの資料は古いかもしれない

 昔は、A4用紙に企画書をまとめるのが普通だった。もちろん、今でも印刷するならA4用紙が基本だ。B5やB4、A3などの書類は特別な理由がない限り、ビジネスシーンでは使われない。チラシや設計図などは別の話で、ここでは、企画書や提案書について考えていく。

 A4の資料は鞄にも収めやすく、プリンターの機種を問わずに印刷できる。バインダーやファイルなどもA4が一般的で、要するにビジネスの書類としてはスタンダードであることは、今さらいうまでもないだろう。

 そこで、以下のような書類を作るのが一般的だったわけだ。

Wordで作成した企画書。これまではこんな書類が一般的だった

A4縦書きの書類がちょっと古い理由

 本記事では、A4用紙横書きの資料をおすすめしたい。そのメリットはいくつかあるのだが、まずは箇条書きでまとめておこう。

・ディスプレイが横位置なので、パソコンで表示する際には横の方が一覧性が高い
・実は人間の目も横方向に広い視野を持っているので、A4横は見やすい
・プロジェクターやテレビで投影しても見やすい
・縦の書類が多いので横の方が目立つ
・グラフなどをレイアウトする際には、横表示のほうが余白が使いやすい

 このように、いくつものメリットがある。プレゼンをしないとしても、会議室のテレビなどに資料を表示する際には、横にレイアウトしておいた方が見やすいのだ。しかも、A4用紙横なら、どんなプリンターでも印刷できる。

 PowerPointを起動したら、まず用紙の種類をA4に変更しよう。基本設定では、4対3や16対9に設定されているのでA4用紙に指定した方がきっちり作成できる。

 次回は、横資料を作成するコツをさらに紹介していく。

PowerPointを起動したら、「スライドのサイズ」で「ユーザー設定のスライドのサイズ」を設定する

スライドのサイズをA4に変更しよう。

<「Microsoft Officeで業務効率アップ!」前回リンクと次回予告> 
【第35回】スマホのExcelでここまでできる(2)>>
【第37回】PowerPointでA4用紙横の企画書を作る(2)>>

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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