1枚のスライドの説明は1分以下。どんどんめくっていく新しいスタイルのプレゼン「秒速プレゼンテーション」の2回目だ。今回は、スライドの作り方の基本と、説得力が高くなる理由を紹介していく。今までのスライド作成の苦労が、半分以下になるので、このノウハウをぜひ身につけていただきたい。

プレゼンのスライドや企画書には、データが入っているとより理解度が高まり、説得力も増す。もちろん、片っ端からデータを入れる必要はないが、「ここ一番」ではぜひ使っていきたい。

今回は、決め打ちした枚数のスライドに適正な内容を組み込んでいく、構成の作り方を紹介しよう。PowerPointの機能を使うと案外簡単に作っていけるので、ぜひ試していただきたい。

Microsoft Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。

Excelの新しい関数を紹介する連載の2回目だ。今回は、IFS関数を紹介していく。こちらも新しい関数で、IF関数の欠点を解消している。IF関数は条件によって、対応する結果を返す関数だ。条件が2つの場合にはシンプルで使いやすいのだが、3つ以上になると、IF関数の引数にIF関数を使わなければならない。これを簡単に解消できるのが、新しいIFS関数というわけだ。

スマホの動画撮影機能はめざましく向上しており、iPhone 11 Proなどの上位機は、下手なビデオカメラを超越するほどの画質。我々、一般的なビジネスパースンでも、動画を簡単に撮影できるようになったのは喜ばしい。プレゼンの素材としても写真だけでなく、動画を貼り付けて積極的に使いたいものだ。

前回は、iPhoneで動画を軽く編集し、スライドに使う準備編を紹介した。今回は、実際にPowerPointに動画を貼り付けていく。貼り付け作業は簡単で写真と大差なく、デザインも簡単にレイアウトできる。ただし、動画の場合表紙の画像を指定しておかないと、見た目が美しくないケースもある。また、動画の再生方法も指定しておくとスムーズだ。

IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。

第2回目の今回は、Keynoteを利用してプレゼンをする方法を紹介する。手元にあるスライドの資産はPowerPointで作成したものがほとんだと思うが、安心してほしい。Keynoteでは、PowerPointのファイルも特に苦労せずに開けるのだ。Keynoteはアップル製のアプリで、無料で使えるのが大きなメリットだ。

プレゼンのスライドを必死に作成し、いざ商談という場になって、相手の都合がつかなかったり、参加メンバーが揃わないことがある。結局、「スライドを送っておいてください」と言われることが多いのだが、単純に送ったのでは伝わりづらい。ということで、今回から2回にわたってプレゼンを録画して人に渡す方法を紹介していく。非常に役立つノウハウなのでぜひ身につけていただきたい。

Officeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。また、ちょっとしたパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。

前回は、PowerPointを使ってプレゼンを録画する方法を紹介した。スライドを作成したのに人前で披露できないときには、とても便利な機能だ。さて、今回は会えない相手にちょっと情報を伝えるのに手っ取り早い方法を紹介する。AdobeのSparkVideoというアプリを利用すると、ちょっとしたプレゼンが簡単に作れるのだ。しかも、iPhoneやiPadだけで手軽に作れるのがいいところだ。

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今回から、3回にわたってiPadやiPhoneでプレゼンする方法と活用を紹介していく。基本的にはiPadで説明していくが、iPhoneでも同様の操作が可能だ。パソコンが手元になくても、それなりに快適なプレゼンが実施できるのだ。第1回は、iPadやiPhone単体でプレゼンをする方法を紹介する。OneDriveに保存したPowerPointのスライドを使ったプレゼンが簡単に行える。

今回は、前回撮影した写真を元に、資料を作成していく。作例はPowerPointで説明していくが、WordやExcelでも、もちろん撮影した写真の貼り付けは可能だ。PowerPointで利用する際のポイントは、最近搭載された機能「デザインアイデア」を利用することだ。この機能を使うと、写真をレイアウトしたスライドが自動で生成されるので、あとは好みのものを選ぶだけだ。

2in1パソコンの多くは手書きに対応し、専用のペンを使って快適に図や文字が書ける。しかし、手書きの便利さを活用している人は少ない。デジタルファイルに手書きの絵や文字をプラスできる機能を、プレゼンに活かしてみよう。ぐっと印象が強くなるはずだ。

最近はExcelで作成した表をPDFに書き出して送るケースも増えている。Excelのまま送るなら、目盛線が引かれているので見やすいが、PDF化するなら罫線をきちんと引いておかないと見づらくなる。もちろん、印刷する際も同様だ。そこで、今回から2回に渡って、罫線や色を利用して表を見やすく装飾する方法を紹介していく。

スマホ向けのExcelやWord、PowerPointが統合されて、その名も「Office」という新アプリに生まれ変わった。実は、Officeアプリ自体は以前からあったのだが、各アプリを使いこなすためのプラットフォームの機能はなかった。今回大幅に機能をアップデートしたわけだ。このアプリは非常に便利なので、2回に分けて使い方を説明していく。

コロナ禍以降、日本社会は否応なくイノベーションを求められている。とはいえ、大半の社会人は目の前の仕事に追われ、改革を口にする暇さえないのが実情だ。ならば最初の一歩は「じっくり改革について考えられる時間を作ること」から。今回紹介する一冊はその助力になり得るだろう。

ビデオ会議が一気に普及してきた。パソコンでヘッドセットやスマホ用のイヤホンマイクを使っている姿も普通に見かけるようになった。ということで、今回から2回連続で音声による読み上げと、テキスト入力について紹介していこう。初回は、音声の読み上げをお届けする。

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今回は、Excelを初めて使う方、再入門したい方に向けて関数の「基本のき」をお届けする。基本的な関数の使い方と、パレットの利用を紹介する。昔ながらの「=」から始まる式を入力していた人も、新しい関数の作法を身につけておくと、手っ取り早く正確に入力できる。関数を使うことで、Excelが本当の意味で仕事に役立つようになる。「関数か……」と使う度に気が重くなっている人は必見だ。

今回から、2回連続で「Microsoft Publisher」の使い方を紹介していく。実は、Microsoft 365に含まれるアプリとして、多くの方が利用できるのだが、あまり使われていないのが実情だ。Microsoft Publisherは、いわゆるDTPソフトなのだが、Word＋PowerPointといったイメージで書類を作成できる。この2本のアプリを使っていれば、すぐにでも使いこなせるはずだ。

Microsoft Publisherの利用をおすすめする連載の2回目をお届けする。今回は、もっと手軽に利用するためにテンプレートの使い方を紹介する。実は、Microsoft Publisherは、Publisher 2003あたりからあまり機能が進化していない。DTPソフトと言う割には、シンプルですぐに使える。とりあえずテンプレートを利用して内容をちょっと加工するだけで、それなりの見栄えの書類が作れる。

今回は、Excelを利用して、前回のPowerPointと同様にリンクを使った新しい書類の作り方を紹介していく。PowerPointでは、リンクはスライドにしか貼れなかったがExcelではセルにリンクを貼ることが可能だ。セルや表を指定すると、より細かな説明ができる。まず、最初に全体の解説シートを作成し、他のシートの表やグラフなどにジャンプしながら説明していける。

写真を貼り付ける方法の2回目だ。本連載では、Wordを例に紹介しているが、基本的な使い方は、PowerPointやExcelでも同様だ。ただし、今回の文字の回り込みは、Wordならではの機能なので、注意してほしい。

これまで長い間、WordやExcel、PowerPointなどで、プリントアウトされることを前提に資料を作成し、送付してきた。しかし、いまや、紙に印刷されずに画面で閲覧される資料が中心になりつつある。時代に即した新しい資料の作り方を紹介していく。

前回は、罫線の効率的な引き方を紹介した。罫線を引くことで表がずいぶん見やすくなった。さて、今回は罫線ではなく色で、表を見やすくしていく。罫線が多用されていたのはモノクロプリンターでの印刷が主流だったという背景があったが、現在はカラープリンターが普及しているし、PDFでファイルを送ることも多く、色が使用できるようになった。

Officeの作図機能は充実していて、例えばフローチャートもがんばれば思い通りに作ることができる。とはいえ、図を一つずつ配置して矢印などで繋げていくのは結構面倒だ。しかも、図と文字のサイズなどのバランスにも気を配らないと美しく作れない。そこで、おすすめするのが、Excelの拡張機能「Microsoft Visio Data Visualizer」だ。

前回は、Teamsのチャットがいかに仕事に向いているかを紹介した。今回は、もう一歩進んだメリットを紹介しよう。Teamsには多くの機能が搭載されている。慣れないビジネスチャットを使うだけでも大変なのに、さらに付加機能を使おうと思うとさじを投げかねないので、まずは、基本的なチャットのやりとりをマスターしてから、ここで紹介する便利な機能を使っていただきたい。