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2019/07/16

Microsoft Officeで業務効率アップ!

【第7回】RPAの前にマクロを使おう(2)


RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。

文/戸田 覚


テンプレートを利用する

 実は、知識があってVBAを使いこなせば、Excelでも相当なことができるのだが、そこまでの時間をかけるのは難しい。また、普通のビジネスパースンにとっては、学習時間と効率化できる時間のバランスが悪くナンセンスなのだ。しかし、マクロはとても手軽だ。

 さて、前回は、マクロの作成までを紹介した。このマクロを登録したファイルは、そのまま保存して使い回してもいいのだが、いちいち特定のフォルダーから開くのが面倒だ。

 そこでおすすめなのが、テンプレートとしての保存だ。この機能を使うと、Excelを起動して個人用のテンプレートから指定のファイルを開けるようになる。その上で内容を編集して名前を変更して保存すればいいわけだ。

 ひな形として使いたいファイルを作った場合には、この方法をぜひ覚えておき活用したい。

マクロ有効テンプレートとして保存すれば、使い回しやすくなる

ファイルの新規作成で、「個人用」をクリックすればテンプレートが開ける

このファイルを使ったら、「ファイル」-「名前を付けて保存」で新しいファイルとして保存しておこう。最初に保存してから編集作業をするのがおすすめだ

マクロを素早く実行する

 マクロの実行はメニューを開いて行えばいいのだが、それ自体が面倒に感じられるものだ。そこでおすすめの方法が、ショートカットキーの利用。マクロ作成時点では、キーへの登録をしていないので、今回改めて登録しておこう。

「表示」メニューから、前回と同様の手順でマクロを開く。表示されたマクロを選択して「オプション」をクリックしてダイアログが開いたら、ショートカットキーを登録すればいい。Ctrlキーとの組み合わせになるのだが、このファイルを開いている場合のみに有効なので、わかりやすいキーを選べばOKだ。

登録されているマクロを開く

マクロを選択したらオプションをクリック

ショートカットキーを登録する

ボタンに登録する

 マクロをボタン等に登録して、さらに簡単に実行することも可能だ。まず、Excelのワークシートにボタンを作成する。挿入メニューから好きな図やアイコンを貼り付ければいい。これは普段の作図で行う作業と同じだ。

 続いて、貼り付けた図を右クリックして、「マクロを登録」を選んで、作成しておいたマクロを選択すればいい。これで登録は完了する。あとは、データを入力したらボタンを押すだけでマクロが実行される仕組みだ。なお、書類に目立つボタンが印刷されて困るなら、もっと地味な図形を選べばいいだろう。

 ショートカットキーやボタンへの登録が終わったら、前回同様の手順で個人用のテンプレートとして保存しておくことをお忘れなく。

挿入メニューの図から、図形やアイコンなどを挿入する

挿入した図を右クリックして、「マクロの登録」を実行

作成しておいたマクロを選んで登録する

※記事中の操作やメニューなどはバージョンや環境によって異なることがあります

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

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