Officeファイルを共有して効率アップ（1）

共有相手を招待する

まずは、共有の基本中の基本から紹介していこう。共有するためには、ファイルがローカルに保存されていてはダメだ。当たり前の話だが、ファイルはインターネットを通じてお互いに利用するので、OneDriveに保存されているのが前提になる。

あらかじめOneDriveに保存されているMicrosoft 365のファイルを使うのがベストだが、ローカルに保存されているファイルを共有しようとすると、OneDriveにアップロードする旨のメッセージが表示され、半ば自動的にアップロードできる。ただし、慌てて作業するとどこに保存したのかわからなくなりがちだ。ということで、やはり、OneDriveにアップロードしたファイルを開いた状態で共有を始めていこう。

なお、今回はExcelで説明しているが、WordやPowerPointでも基本的には同じ操作になる。また、Microsoft Officeでも同様に利用可能だ。

共有の設定

ファイルを共有する方法はいくつかあるのだが、手っ取り早いのはメールでお知らせする方法だ。社内での共有ならフォルダーごと共有しておき、指定したファイルを同時に開いてもいいのだが、今回は基本ということで、メールで共有を知らせる方法を紹介しよう。

共有メニューを開いたら、共有方法の設定をした後に、メールアドレスを入れて送信する。メールアドレスは普段使っているものでよく、相手がMicrosoft 365かMicrosoft Officeを利用していれば問題なく使えるはずだ。

メールが届いたら開いていく

共有相手にはメールが届くので、「開く」をクリックすればいい。ただしこの段階では、まずブラウザー上で表示されるだけになる。これでは、共同作業はできずに、見ているだけになる。そこで、右上のメニューで「編集」に切り替えればよい。

次回は、共同作業の第一歩を紹介する。

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