今回から2回にわたって、Microsoft 365でPDFファイルを作る方法を紹介する。最近は改変を防ぐためもあって、資料をPDF形式で送ることが増えている。というより、見積書や企画書などを社外に送る際には、もはや、PDFが標準と言って過言ではないだろう。ということで、Microsoft 365だけでPDFファイルを作るこつを紹介しよう。

これまで長い間、WordやExcel、PowerPointなどで、プリントアウトされることを前提に資料を作成し、送付してきた。しかし、いまや、紙に印刷されずに画面で閲覧される資料が中心になりつつある。時代に即した新しい資料の作り方を紹介していく。

連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

Microsoft Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。さて、そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。

電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。例えば、Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。もちろん、Microsoft OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。

「自分働き方改革（ジバラ）」を促進するのが目的の連載。最近は、さまざまな資料をPDFファイルで受け取ることが増えている。契約書などの長いドキュメントなどをしっかり読み込んだり、部下の作った企画書をチェックして修正を促すようなこともあるだろう。今回から、2回連続でPDFファイルをじっくり読む効率的な方法を紹介していく。

前回は複合グラフの作り方を紹介した。これまで、あまりカスタマイズせずにグラフを作ってきた方も、それほど課題は感じてこなかっただろう。Excelのグラフ機能は優れており、単純に作成しただけで見やすいグラフが作れるからだ。しかし、複合グラフでは、軸のラベルを2つ付けないとデータの値が見づらくなる。今回は仕上げとしてその方法を中心に紹介していく。

Wordには、標準で翻訳機能が搭載されている。Word 2013など、以前はかなり使い勝手の悪い機能だったが、最近のバージョンではかなり手軽に使えるようになっているのでぜひ試していただきたい。基本的には、Wordのファイルになっているテキストを翻訳できる。メールなどの文言を貼り付けて翻訳することも可能だ。もちろん、英語や中国語を日本語に訳すだけでなく逆も可能となっている。

PowerPointの新機能「デザインアイデア」の使い方を紹介する。なお、この機能はMicrosoft 365のサブスクリプションを契約していないと使えない。PowerPoint 2013以前の機能でも利用できない。最新版を使っているユーザーが、差を付けるツールとしてもおすすめなので、ぜひ使いこなしていただきたい。今回は、基本的な使い方を紹介する。

白書のデータをスライドや企画書に使うことをおすすめする2回目をお送りする。そもそも、白書のデータを使う意義とグラフなどを自作するメリットは前回紹介したので、まだご覧いただいていない方はぜひ見ていただきたい。さて、今回は、表のデータがExcelやCSV形式で提供されていない場合の対応方法を説明していく。

今回は、Microsoft Officeの操作に慣れていない方のために写真の貼り付け方法を紹介する。実は、昔からWordやExcelを使っている方も、便利な新機能を見逃している可能性も少なくない。再確認という意味でもご一読いただけると幸いだ。なお、今回は基本操作を紹介するが、手元にいい写真がないという人におすすめの新機能についても触れていく。特に、Microsoft 365のユーザーは見逃し厳禁の新機能についても言及する。

今回は、OneNoteにリンクを張る方法を紹介する。例えば、企画書を作る際に参照しているサイトがたくさんある場合には便利だ。ブックマークでもいいのだが、一時的に閲覧したいときには、ブックマークに登録するとあとで邪魔になる。OneNoteに保存しておけばいつでもリンクをクリックして必要なページを開ける。

今回は、PowerPointでグラフをアニメーションするコツを紹介していこう。プレゼンでは、スライドの中でも見て欲しいところが決まっている。グラフをスライドに掲載する場合にも、１つのデータに注目して欲しいことが多いはずだ。そんな時には、ちょっとインパクトが足りない。アニメーションで動かすことで聞き手は、否が応でも注目してしまうはずだ。

3回目は、スマホのOneNoteの使い方を紹介していく。そもそも、スマホでもウェブページを見る機会は多い。移動中のちょっとした空き時間に情報を収集したり、閲覧して検討できるなら便利だ。ここでは、パソコンでクリップしたページを見たり、ウェブをクリッピングする方法を紹介していく。

Microsoft Officeを使いこなして仕事を効率化するのが目的の連載をお届けする。今回は、誤字脱字を減らす方法がテーマだ。もちろん、自分で見直しをするのは大前提だが、大事な資料では、少しでもミスを少なくしたいところ。そこで、おすすめなのが読み上げだ。

新しくなった、スマホ版のOfficeアプリを使いこなす2回目だ。前回はファイル管理やメモの使い方を紹介した。パソコンでMicrosoft Officeを使っている方にとっては、とても便利なアプリだと実感していただけたはずだ。今回は、スキャン関係の機能を中心に紹介していく。パソコンではできない書類の読み込みに対応するのが素晴らしいところだ。

第2回目の今回は、Keynoteを利用してプレゼンをする方法を紹介する。手元にあるスライドの資産はPowerPointで作成したものがほとんだと思うが、安心してほしい。Keynoteでは、PowerPointのファイルも特に苦労せずに開けるのだ。Keynoteはアップル製のアプリで、無料で使えるのが大きなメリットだ。

PowerPointはWordに比べるとレイアウトの自由度が高いことが特徴だ。Wordでは、そもそも本文の行・列がきっちり決められていて、その上で、図やグラフなどのオブジェクトを配置していく。ところが、PowerPointには、そもそも本文という概念がない。文章もオブジェクトの一つとして自由に配置できるわけだ。

今回は、Excelを利用して、前回のPowerPointと同様にリンクを使った新しい書類の作り方を紹介していく。PowerPointでは、リンクはスライドにしか貼れなかったがExcelではセルにリンクを貼ることが可能だ。セルや表を指定すると、より細かな説明ができる。まず、最初に全体の解説シートを作成し、他のシートの表やグラフなどにジャンプしながら説明していける。

最近は、さまざまな情報をWebページから取得するのが普通になった。プレゼンのスライドや企画書にもWebページのスクリーンショットを貼り付ける機会が多い。今回は、Officeに素早く手軽にスクショを貼り付ける方法を紹介していこう。手順はPowerPointで進めているが、ExcelやWordでも同様に利用できる。ちょっとしたテクニックだが、こんなことを知っていると作業効率が向上する。

写真を貼り付ける方法の2回目だ。本連載では、Wordを例に紹介しているが、基本的な使い方は、PowerPointやExcelでも同様だ。ただし、今回の文字の回り込みは、Wordならではの機能なので、注意してほしい。

Office Onlineを使う連載の2回目だ。前回は、戸惑いやすいファイルの保存のルールについて説明した。今回は、デスクトップ版のオフィスとの違いを紹介していく。この手の話をすると、「デスクトップ版と違うから使えない」という声が少なからず上がる。だが基本的には、Microsoft 365を持っているユーザーが利用するのがお勧めだ。

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最近はExcelで作成した表をPDFに書き出して送るケースも増えている。Excelのまま送るなら、目盛線が引かれているので見やすいが、PDF化するなら罫線をきちんと引いておかないと見づらくなる。もちろん、印刷する際も同様だ。そこで、今回から2回に渡って、罫線や色を利用して表を見やすく装飾する方法を紹介していく。

今回から2回連続で音声入力の方法を紹介していく。実は、テレワークの今だからこそ、音声入力を大いに推奨したいのだ。いうまでもないが、音声入力とは、自分の声でしゃべってテキストを入力する作業だ。会社では周囲に声がうるさいといわれることがあって使いづらいが、在宅勤務なら周囲の目を気にすることがなく、音声入力ができるはずだ。もちろん、家族には多少協力してもらう必要があるが。

働き方を大きく変えるのは、ビジネスのトレンド変化やテクノロジーの革新だ。会社の取り組みだけではなかなか「働き方改革」が進まないと嘆いていても仕方がない。効率化、時短、生産性向上に向けて、身の回りのテクノロジーを利用して個人で取り組める改革はたくさんある。それが「ジバラ（自分働き方改革）」だ。この連載では、より良い働き方を個人で実現するためのヒントを紹介していく。

前回はOfficeの機能でスクショを貼り付けた。今回はWindowsのスクショ取り込み機能を使う。これまで、Windowsでスクショを利用するには、Windowsのアクセサリに用意されている「Snipping Tool」やPrintScreenキーを使うのが一般的だった。ところが最近、新しい「切り取り＆スケッチ」が便利になっているので利用してみよう。

Microsoft Officeは、アップデートの度に外観が変わっている。昔は、プルダウンメニューからコマンドを選んでいたのだが、いつのまにかリボンの存在にも慣れて、意識せずに使っている方が多いだろう。スマホでは、テーマを変更し、外観を変えて楽しく使えるアプリも多いが、実は、パソコンのMicrosoft Officeもテーマを変更して利用できるのだ。今回はその設定方法を紹介していこう。

Microsoft Officeを効率的に使える技を紹介する連載。今回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす2回目だ。まだお読みいただいていない方は、前回から順次読み進めていただきたい。

PowerPointは、スライドを作成するためのアプリだ。ところが、最近は企画書作成もPowerPointを利用する人が増えている。今回はその理由とともに、あえてPowerPointで紙の資料を作る際のコツも紹介していこう。そもそも、書類のあり方が変わってきていることを考えることからはじめて欲しい。