戸田覚の週刊「ジバラ」－自分働き方改革のススメ【第8回】

メールを一瞬で予定やToDoにする方法（1）

個人レベルで働き方を改革するのが「ジバラ（自分働き方改革）」のテーマ。今回は、メールで届いた情報をそのままスケジュールやToDoにする方法を紹介する。最近は、Microsoft TeamsやSlackなどのビジネスチャットが話題だが、顧客とのやりとりはほとんどがメールだ。打ち合わせの日程ややるべき作業の連絡が来たら、カレンダーやToDoリストに登録したいところ。Gmailを使うとそんな作業が一発でできるのだ。

文／戸田 覚

Gmailをブラウザーで利用する

　まず事前の準備としてGmailを使えるようにしておこう。といっても、仕事でGmailのアドレスを無理に使う必要はない。Gmailでは、他のメールアカウントも送受信する機能があるので、登録しておけばよい。今回使うのは、ブラウザーのGmailだ。

　Gmailに予定を書いたメールが届いたら、普通に受信するのと同じ手順で開き、右上の「その他」から「予定を作成」 をクリックする。

　この操作で、Gmailの画面で予定を入力できるようになる。タイトルにはメールの件名が自動ではいるので、必要に応じて直せばよい。また、時間などはメールの受信時間になっているので、修正しよう。メールの文面がそのまま貼り付けられるのだが、実はこれが便利で、メールで届いた打ち合わせの時間や場所、内線番号などの情報を書き忘れることがない。手動で入力していると面倒でついつい忘れてしまい、現場で慌ててメールを探すことになるのだ。慣れてしまえば、数秒でメールから予定を作成できるので、非常に重宝する。

ToDoも一発で登録する

　カレンダーだけでなく、ToDoもメールから自動で登録できる。利用するのはGoogleのToDo機能だ。操作は、スケジュールとほとんど同じで、届いたメールを開いたら、右上の「その他」から「ToDoリストに追加」を選ぶ。これだけでToDoリストにタスクとして登録できるので、あとは期日などを修正して登録すれば良い。これで、メールの文面がそのままToDoリストで確認できるようになるので重宝する。

　僕は、作業の量がさほど多くないので、個人的にはToDoリストをあまり使わないのだが、職種や作業量によって重宝している方もいるだろう。

　次回は、スマホとの連携について説明する。