ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。 スマートワーク総研とは?

新規登録
MENU

スマートワーク総研

このエントリーをはてなブックマークに追加

2018/08/28

戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ

【第8回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(1)



個人レベルで働き方を改革するのが「ジバラ(自分働き方改革)」のテーマ。今回は、メールで届いた情報をそのままスケジュールやToDoにする方法を紹介する。最近は、Microsoft TeamsやSlackなどのビジネスチャットが話題だが、顧客とのやりとりはほとんどがメールだ。打ち合わせの日程ややるべき作業の連絡が来たら、カレンダーやToDoリストに登録したいところ。Gmailを使うとそんな作業が一発でできるのだ。

文/戸田 覚


Gmailをブラウザーで利用する

 まず事前の準備としてGmailを使えるようにしておこう。といっても、仕事でGmailのアドレスを無理に使う必要はない。Gmailでは、他のメールアカウントも送受信する機能があるので、登録しておけばよい。今回使うのは、ブラウザーのGmailだ。

 Gmailに予定を書いたメールが届いたら、普通に受信するのと同じ手順で開き、右上の「その他」から「予定を作成」 をクリックする。

メールで予定の連絡が届いた

右上の「その他」から「予定を作成」をクリックする

 この操作で、Gmailの画面で予定を入力できるようになる。タイトルにはメールの件名が自動ではいるので、必要に応じて直せばよい。また、時間などはメールの受信時間になっているので、修正しよう。メールの文面がそのまま貼り付けられるのだが、実はこれが便利で、メールで届いた打ち合わせの時間や場所、内線番号などの情報を書き忘れることがない。手動で入力していると面倒でついつい忘れてしまい、現場で慌ててメールを探すことになるのだ。慣れてしまえば、数秒でメールから予定を作成できるので、非常に重宝する。

予定を作成する画面になるので、タイトルや時刻を修正すれば作成完了だ

Googleカレンダーに予定が登録できた

ToDoも一発で登録する

 カレンダーだけでなく、ToDoもメールから自動で登録できる。利用するのはGoogleのToDo機能だ。操作は、スケジュールとほとんど同じで、届いたメールを開いたら、右上の「その他」から「ToDoリストに追加」を選ぶ。これだけでToDoリストにタスクとして登録できるので、あとは期日などを修正して登録すれば良い。これで、メールの文面がそのままToDoリストで確認できるようになるので重宝する。

 僕は、作業の量がさほど多くないので、個人的にはToDoリストをあまり使わないのだが、職種や作業量によって重宝している方もいるだろう。

 次回は、スマホとの連携について説明する。

メールを受信したら、「ToDoリストに追加」をクリックする

ToDoリストに登録できたことが、右下を見るとわかる

期日などを修正すればOKだ

筆者プロフィール:戸田 覚

1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。

このエントリーをはてなブックマークに追加

スマ研おすすめ!!

ピックアップ

ランキング

スマ研おすすめ!!

お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。

資料をダウンロードするには会員登録が必要です。