筆者プロフィール:戸田 覚
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
2018/10/02
自分の働き方を改革(ジバラ)するのに最もムダなのが、わかっているのに失念して探すのに時間をかけること。例えば、ファイルを作成したのにどこに保存したのか忘れてしまい、探すのに大きな時間をかけるのはムダ。やるべきことがあるのに、記録を忘れて、催促されたり、信頼性を失うのもムダだ。こんなムダを防ぐには、自己管理が大事になる。作業の管理と言えば、TODOリストの出番だ。タスクリストとも呼ばれ、昔は紙で、今やアプリで管理できる。だが、デジタルのTODOリストは、思ったより役に立たない。いったいなぜなのだろうか。
文/戸田 覚
Googleカレンダーや類似のアプリでスケジュール管理をしている人は非常に多い。皆さんの周囲でも、紙の手帳からスマホのスケジュール管理に乗り換えた人は数え切れないほどいるはずだ。カレンダーアプリの利用率は相当に高いのに、なぜかTODOリストは使われていない。僕の周囲では誰一人使っていない。カレンダーアプリを利用していて、スマホで情報を管理する“素地”ができあがっている人でさえ誰も使ってないのだ。皆さんも周囲にヒアリングしてみてほしい。ちょっと使ってみた人は多いが、長期的にTODOリストでタスクを管理しているという方は、とても少ないはずだ。
僕もさんざんTODOリストを試してきて、「これは使えない」という結論に達した。そのメリット、デメリットを最初に紹介しよう。なお、ここでいうTODOリストとは、「TODOアプリ」と考えていただきたい。
○数多くの短期、中期的な作業を管理できる
○通知などで作業を知らせてくれる
○スマホを使えばいつでもどこでも、他のデバイスでも作業が把握できる
×入力するのが面倒
×そもそも、必死に管理するほどタスクがない
×全部を管理しようと思うと手間がかかりすぎる
僕は非常に忙しいと自分では思っていたが、TODOリストにタスクを記録しはじめると、実は管理すべき項目はさほどないことに気付いた。原稿の締め切りはもちろんあるのだが、多くても1日に2~3本程度で、しかもほぼ毎月ルーチーンになっているので、TODOリストよりもカレンダーで管理した方が適している。単発の仕事や、やらなければならない各種の作業もあるが、こちらも常に動いているのは、多くて10本程度だ。
多くの方が、忙しいと思っていてもこの程度の作業しかしていないと思う。例えば、毎週月曜に営業会議があり、その報告を毎週金曜に作っているなら、それはもうTODOリストに記載する必要はないだろう。決まりごととして頭に染みついているはずだ。このあたりは、TODOというよりカレンダーに書いておけばいい。
企画書やスライド作成、商談資料の準備など、ある程度時間の掛かる作業は締め切りを決めて管理したい。だが、こんな作業はTODOリストには向かないと思う。一定期間作業し続ける長期スパンの作業は、期日を教えてもらってもあまり意味がないのだ。こんな作業の管理方法は次回紹介する。
本当に、TODOリストアプリに向くのは、リストを見て作業をすれば短時間で終わることだ。例えば、電話をかけたら話し中で、午後またかけようと思うなら、TODOリストの出番だ。「来週の水曜日に入金を確認する」「2週間後に商談の返事を聞く」こんな作業もTODOリスト向きだ。
この種のタスクが多いなら、TODOリストを使ってもよいと思う。僕は?々試したのだが、最も使いやすいのは、Google TODOだと思っている。Googleカレンダーのように無料で使えるTODOのサービスで、最近アプリが登場した。パソコンではブラウザーでも利?できる。
GoogleのTODOが使い勝手の良さでおすすめ
タスクが多いならカテゴリ別に管理もできるが、果たしてここまで必要だろうか
GoogleのTODOはパソコンではブラウザーでスマホと同じ情報が見られる
だが、TODOアプリを使っていると、だんだんやり過ぎの感が否めなくなってくる。作業は片っ端から書き、終わったら終了する必要がある。これも面倒だ。「午後顧客に電話をかけよう」と思っていても忘れると、TODOリストに入れておけば良かったと後悔する。今度は、すべてを入れはじめると、作業管理の負担ばかり増えてくる。
また、複数のメンバーで作業をする場合には、メンバーの作業状況も把握したいところだが、これをTODOで管理しようと思うと間違いなく破綻する。
次回はこのあたりの課題と解決方法を紹介しよう。
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
[PR] 弓月ひろみが日本HPに聞く働き方改革に効くPCとは?
高いモバイル性能とセキュリティ性能が決め手
池澤あやかさんの働き方を学ぶ――エンジニアとタレントの「複業」を華麗にこなす方法
仕事も遊びもスマホで完結する超大容量50GBプランで何ができるか計算してみた
スマホを存分に使い倒せる20GBプランの使い道を本気で計算すると……
外国人雇用で我々の働き方は変わるのか?
日本と世界ではこんなに違う!? 海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?
第8回 寝る子がいなくなった黒板全面投影型プロジェクター「ワイード」のウルトラ効果
超使いやすい「Slack」はメッセンジャーの最終形態!?
【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)
第3回 スマートワークは自分と社会の可能性を広げていく――慶應義塾大学 政策・メディア研究科 特別招聘教授 夏野剛氏
Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える
手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド
温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供
1台で黒板いっぱいに映像を投影できる!ウルトラワイドな超短焦点プロジェクター
カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える
Windows 10のアップデート管理、困っていませんか?WSUSの管理で快適な業務環境を実現
世界No.1の顔認証技術(精度・速度)※が手軽に提供できる
Office365の活用提案に最適なタイムカード
帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的
在宅勤務、リモートワークを低コストで実現!安全・快適なリモートデスクトップ