筆者プロフィール:戸田 覚
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
2018/11/20
プレゼンで見やすいグラフを作る2回目。ぜひ前回の記事から続けて読んでいただきたい。自分働き方改革(ジバラ)を目指すなら、デザインにこだわりすぎるのは考えものだ。だが、見やすくなければ自分が意図していることは伝わらない。できる限り時間をかけずに、伝わりやすいグラフを作るテクニックを身につけようではないか。
文/戸田 覚
スライドに貼り付けるなら、グラフのタイトルは不要だ。グラフをスライドに貼り付けた時点でスライド自体にタイトルを入れるのが普通なので、Excelが勝手に入れたタイトルは消してしまおう。タイトルを削除するのは簡単で、クリックして選択したら「Del」キーを押せばよい。
タイトルを削除すると、その分だけグラフが大きくなるはず。スペースも有効に利用できるわけだ。
続いて、凡例にも気をつけよう。棒グラフには「商品売り上げ」というタイトルと同じ凡例が付いているので、これもいらないから消す。円グラフの凡例はスペースがあいている右側に表示するといいだろう。こちらも凡例を右クリックして、右側の作業ウィンドウで位置を指定すればいい。
タイトルを消すだけでグラフが大きくなる
凡例を消したり位置を変更するとさらにグラフが大きく表示できる
凡例は要素(グラフ本体)に入れてしまった方がわかりやすいケースも多い。操作がちょっとややこしいのだが、グラフを選択して右クリックして「データラベルの追加」でラベルもしくは吹き出しを追加する。
追加したラベルは位置や書式を色々と変更できるので、グラフに合わせて調整していこう。こちらの操作も、ラベルをクリックして「ラベルオプション」で設定すればいい。この際に注意したいのは、1つのラベルではなく、すべてのラベルを選択することだ。普通にクリックすればすべて選択できるはずだが、うまくいかなければ、再度別の場所をクリックして操作し直すといい。
これらは手順として、どれも要素を選択してから右クリックすれば設定できる。最初は少し時間がかかるかも知れないが、慣れてしまえば、簡単にできるようになる。
ラベルを追加する。数値や項目名はラベルに入れていくとわかりやすい
ラベルが追加できた
円グラフでも同じようにラベルを追加した。ラベルの書式設定も変更できる
完成したグラフはコピーアンドペーストで、PowerPointのスライドに貼り付けられる。貼り付けると、スライドのデザインに合わせて書式が設定されるので、気に入らなければ各部を微調整すればいい。ここでも全体のバランスを考えてラベルの色やサイズを変更した。
作りっぱなしのグラフと比較すると、見やすさの違いは歴然だ。そもそもスライドでは、細かな情報を提示するよりも、グラフ全体の印象の方が大切だ。作りっぱなしのスライドよりもデータがどう違うのかがわかりやすくなったはずだ。その上で、数値が気になる人は吹き出しのラベルを見ればいいというわけだ。例えば、スマホで提示するような見づらい環境でも、メリハリのきいたグラフが生きてくる。
多くの方がこの記事をパソコンやスマホで読んでいると思うが、投影すると大きな違いになるので、ぜひこのノウハウを押さえて欲しい。
作りっぱなしのグラフをスライドに貼り付けた。とても貧弱でわかりにくい
カスタマイズしたグラフなら内容がよりわかりやすく伝わる
第19回 「ウルトラ見やすい」グラフを作るワザ(1) >>
第21回 「より伝わる文章」を書く方法(1) >>
(11月27日、掲載予定・毎週火曜日更新)
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。
仕事も遊びもスマホで完結する超大容量50GBプランで何ができるか計算してみた
第22回 転職・起業せずとも人生を変えることはできる!「心の騒ぎ」を見逃すな
第3回 文書電子化、ファイル共有編 ~今日からスッキリしてみない?~
スマホを存分に使い倒せる20GBプランの使い道を本気で計算すると……
第32回 ケーブル1本で映像出力&電源供給できるUSB PD対応23.8型ディスプレイ
第33回 親指入力で立ったまま文書作成できるWindows 10 Pro搭載超小型PC
【第11回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(1)
なぜ世界中の企業が5Gに注力するのかがわかる一冊
日本と世界ではこんなに違う!? 海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?
【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)
Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える
温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供
手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド
空気清浄機ではない。次亜塩素酸で空気を洗う「ジアイーノ」
申請業務の電子化が簡単にできる。申請書と運用を変えずに使える
ケーブル1本でモニター接続と充電が同時にできる働き方改革の必需品
Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター
カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える
帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的
VRによる仮想空間での仮想体験が新たなビジネスの創出に貢献する