ビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。そして、ブラウザーと並んで最も利用時間の長いツールがMicrosoft 365だ。Microsoft 365の利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がMicrosoft 365の主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。

今回から3回でOneNoteの活用方法を紹介していく。OneNoteはご存じのようにノートアプリで、情報を大量に記録しておき、いつでも見返すことができる。ファイルはクラウド(OneDrive)に保存されるので、いつでもどこでも見返すことができる。そんなOneNoteにウェブページの情報をまとめておく方法を紹介しよう。仕事で情報を探してまとめておくときにはとにかく役立つはずだ。

Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。なかなか便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。特に、書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。

今回は、PDFファイルにパスワードをつけて保存する方法を紹介する。見積書や請求書などは、パスワードを付与して送るケースが多い。だが、企画書なども本来ならパスワードをつけて送るべきだろう。時には見積書よりも機密性が高い可能性もある。さて、Wordでは簡単にパスワードをつけて送れるのだが、問題はExcelだ。どうすればよいのかちょっと考えてみたい。

今回から2回にわたって、Microsoft 365でPDFファイルを作る方法を紹介する。最近は改変を防ぐためもあって、資料をPDF形式で送ることが増えている。というより、見積書や企画書などを社外に送る際には、もはや、PDFが標準と言って過言ではないだろう。ということで、Microsoft 365だけでPDFファイルを作るこつを紹介しよう。

今回は、OneNoteにリンクを張る方法を紹介する。例えば、企画書を作る際に参照しているサイトがたくさんある場合には便利だ。ブックマークでもいいのだが、一時的に閲覧したいときには、ブックマークに登録するとあとで邪魔になる。OneNoteに保存しておけばいつでもリンクをクリックして必要なページを開ける。

RelaxToolsの便利な機能を紹介していく。今回は一般的に役立つ可能性の高い機能を紹介するが、業務内容によっては他にも膝を打つようなものもあるはずだ。とにかく種類が多く、Excel 2003など古いバージョンが混在している会社に役立つような機能まで含まれる。アドインらしく、機能はExcelのメニューから利用できるようになるので、とても使いやすいのだ。

RPAが空前のブームの様相を呈している。RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の頭文字を取った言葉で、パソコンのさまざまな作業をロボットを使って自動化させる仕組みだ。しかし、専用のソフトが必要なRPAを使わなくても、Excelでもマクロを使った作業の効率化が可能だ。

[PC-Webzine]

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連載3回目の今回は、Keynoteの素晴らしい機能「Keynote Live」を紹介する。そもそもKeynoteを使ったことがない、PowerPointのファイルが開けない、という方は、前回の記事を読んでいただきたい。Keynote Liveとは、スライドショーを配信する機能だ。

今回は、スマホ向けのアプリ「Microsoft Math Solver」を紹介する。価格は無料で、iPhoneとAndroidスマートフォンの両方で利用可能だ。計算ができるアプリなのだが、「数学的問題」に向いているとされている。要するに勉強に向くアプリだ。ところが、仕事にも案外役立つので、使い方を説明していこう。

今回は、Excelを初めて使う方、再入門したい方に向けて関数の「基本のき」をお届けする。基本的な関数の使い方と、パレットの利用を紹介する。昔ながらの「=」から始まる式を入力していた人も、新しい関数の作法を身につけておくと、手っ取り早く正確に入力できる。関数を使うことで、Excelが本当の意味で仕事に役立つようになる。「関数か……」と使う度に気が重くなっている人は必見だ。

今回は、音声入力を紹介する。声でしゃべった内容をテキストにしてくれるのだ。実際に使ってみると、認識率はそう高くない。誤認識もそれなりに発生するのだ。しかし、スマホなどの音声入力とは違い、キーボードも併用できるのはミソだ。声で入力しながら、キーボードで修正したり、句読点や改行を入力していくと最速だ。タッチタイピングが苦手な人には超おすすめだ。

今回は、Excelを利用して、前回のPowerPointと同様にリンクを使った新しい書類の作り方を紹介していく。PowerPointでは、リンクはスライドにしか貼れなかったがExcelではセルにリンクを貼ることが可能だ。セルや表を指定すると、より細かな説明ができる。まず、最初に全体の解説シートを作成し、他のシートの表やグラフなどにジャンプしながら説明していける。

今回から、2回連続で「Microsoft Publisher」の使い方を紹介していく。実は、Microsoft 365に含まれるアプリとして、多くの方が利用できるのだが、あまり使われていないのが実情だ。Microsoft Publisherは、いわゆるDTPソフトなのだが、Word＋PowerPointといったイメージで書類を作成できる。この2本のアプリを使っていれば、すぐにでも使いこなせるはずだ。

コロナウィルスの影響で、テレワークが驚くほどの勢いで普及し、これまでとは違うパソコンの操作が広がっている。そんな新しい使い方の一つである、「共有」について紹介していく。複数名で同じMicrosoft 365のファイルを開いて編集できる機能だ。テレビ会議やスマホで話ながら編集すれば、会社でパソコンを一緒に見ながら操作しているような感覚で書類を作っていける。

第2回目の今回は、Keynoteを利用してプレゼンをする方法を紹介する。手元にあるスライドの資産はPowerPointで作成したものがほとんだと思うが、安心してほしい。Keynoteでは、PowerPointのファイルも特に苦労せずに開けるのだ。Keynoteはアップル製のアプリで、無料で使えるのが大きなメリットだ。

前回は、罫線の効率的な引き方を紹介した。罫線を引くことで表がずいぶん見やすくなった。さて、今回は罫線ではなく色で、表を見やすくしていく。罫線が多用されていたのはモノクロプリンターでの印刷が主流だったという背景があったが、現在はカラープリンターが普及しているし、PDFでファイルを送ることも多く、色が使用できるようになった。

常に最新のMicrosoft Officeの機能を使いたかったり、複数のパソコンを利用しているなら、サブスクリプションの「Office 365」がおすすめだ。そのOffice 365だが、この春「Microsoft 365」へと名称が変更になった。まあ考えてみれば、Office以外のOneDriveやSkypeなどのアプリも含まれるので当然だろう。単なる名称変更かと思いきや、機能がいくつか追加されているので紹介していこう。

前回は、Teamsのチャットがいかに仕事に向いているかを紹介した。今回は、もう一歩進んだメリットを紹介しよう。Teamsには多くの機能が搭載されている。慣れないビジネスチャットを使うだけでも大変なのに、さらに付加機能を使おうと思うとさじを投げかねないので、まずは、基本的なチャットのやりとりをマスターしてから、ここで紹介する便利な機能を使っていただきたい。

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今回は、IF関数の基本中の基本について紹介する。なお、次回はVLOOKUP関数の基本を紹介する。この2つの関数は、Excelコンテンツの永遠のテーマと言える。常に、使い方を調べている人がいるのだ。しばらく使わないとまた使い方を忘れてしまうこともあるだろうから、2つの関数の基本中の基本をしっかり理解して、使い方を覚えていよう。もちろん、初めて使う方にもおすすめだ。

PowerPointの新機能「デザインアイデア」の使い方を紹介する。なお、この機能はMicrosoft 365のサブスクリプションを契約していないと使えない。PowerPoint 2013以前の機能でも利用できない。最新版を使っているユーザーが、差を付けるツールとしてもおすすめなので、ぜひ使いこなしていただきたい。今回は、基本的な使い方を紹介する。

今回から、3回にわたってiPadやiPhoneでプレゼンする方法と活用を紹介していく。基本的にはiPadで説明していくが、iPhoneでも同様の操作が可能だ。パソコンが手元になくても、それなりに快適なプレゼンが実施できるのだ。第1回は、iPadやiPhone単体でプレゼンをする方法を紹介する。OneDriveに保存したPowerPointのスライドを使ったプレゼンが簡単に行える。

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ビデオ会議が一気に普及してきた。パソコンでヘッドセットやスマホ用のイヤホンマイクを使っている姿も普通に見かけるようになった。ということで、今回から2回連続で音声による読み上げと、テキスト入力について紹介していこう。初回は、音声の読み上げをお届けする。

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