ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。 スマートワーク総研とは?

新規登録
MENU

スマートワーク総研

このエントリーをはてなブックマークに追加

2021/09/16

三上洋のハッピーITタイム 【第3回】

Web会議はPC+スマホ併用でスマートに


パンデミック発生から1年半が経ち、Web会議も日常になっている方も多いでしょう。しかし、当時と同じ機能だけ使って、なんとなくオンラインのやり取りを続けていませんか? Web会議ツールの機能は毎月のように進化しています。Web会議ツールの新機能と、スマホ併用でWeb会議をスムーズにする方法を紹介します。

文/三上洋


ZoomとTeamsでは毎月のように新機能が追加されている

 Web会議(テレビ会議)は当たり前のものになったこともあって、会議ツールの新機能はあまり話題にならなくなりました。しかし各社はWeb会議の機能充実をはかっており、毎月のようにバージョンアップされています。

 たとえばZoomでは、今年の春から「イマーシブ ビュー」という参加者全員をバーチャル背景に表示する機能を追加しています。イマーシブとは没入型という意味で、会議室や教室の雰囲気で最大25人の参加者が表示されるものです。リモート授業やセミナーなどにピッタリの表示で、イベントなどでも使われています。

Zoomのイマーシブ ビュー。1つのバーチャル背景に参加者を表示するしくみ。セミナーの観客を見るイメージでWeb会議ができる

 さらに「Zoom Apps」という連携アプリが注目されています。Zoomとは別のサードパーティが様々なアプリケーションを開発しており、毎月のように新たな連携アプリが登場しています。たとえばホワイトボード共有・文字起こし・共同タスク管理などのできるアプリがあります。ZoomはWeb会議専用サービスでしたが、この「Zoom Apps」によってビジネス全般で使える総合サービスを目指しています。

 それに対して最初からビジネス全般をカバーするコラボレーションツール「Microsoft Teams」でも、Web会議の機能アップが進んでいます。

発表者モード充実・パワポ強調機能でも注目のTeams

 Microsoft Teamsでは特に発表者側の表示を充実させています。6月から「発表者モード」という新機能がスタートし、8月にはその種類が増えました。

Teamsで新たに登場した発表者モード。上から発表者を切り抜いて合成するスタンドアウト表示、スライドと発表者を並べる横並び表示、発表者を大きく表示する報告者表示となっている

 発表者モードとは、上の画像のようにスライドと発表者を合成して表示する機能のこと。テレビのニュースキャスターのように表示したり、発表者の背景を抜いてスライドの上に合成するなどの表示を選ぶことができます。当初は合成の一つだけでしたが、8月に追加されて4パターンになりました。

 さらにTeamsではPowerPointの機能をWeb会議上で活かす「PowerPoint Live」という機能があります。

Web会議上のPowerPointでレーザーポインターや強調表示ができるモード。Microsoftならではの機能だ

 PowerPointにはスライド全画面表示したときに、発表者の手元で次画面などを表示する「発表者ツール」があります。この発表者ツールをTeams上で使えるのが「PowerPoint Live機能」です。

 たとえばレーザーポインターで「ここ!」と動きを見せたり、インク機能ではスライド上で蛍光マーカーを使う感じで強調できます。PowerPointを持つMicrosoftならではの機能と言っていいでしょう。

 Teamsはスマホアプリの機能もグレードアップしています。6月からモバイル版のTeamsでは1画面で最大10人まで表示できるようになりました。タイル状の画面で10人まで表示できるので、Web会議もやりやすくなりました。

 またスマホでの音声を、Web会議で共有する機能も6月から始まっています。動画を共有した時に音声もWeb会議側に聞かせることができますし、音楽もBGM的に流すこともできます。

Web会議のコツはスマホを活かすこと

 筆者はWeb会議に一番向いているのはスマホだと考えています。音声・撮影角度・作業の軽さという3つの面で、Web会議ではスマホが有利なのです。

スマホ+イヤホンならWeb会議の声がより明瞭になる。ノートPCの内蔵マイクよりも断然音質がよくなる

 まず音声ではPCに比べてスマホのほうが、より簡単に自分の声をクリアに聞かせることができます。スマホであれば付属のイヤホンマイクを使うだけで、口元で声を拾うことができるためです。それに対してPCの内蔵マイクでは、口元から離れてしまう上に、キーボードの打音などのノイズが入ってしまいます。Web会議に不慣れな人からのノイズが多いのは、ノートPC内蔵マイクを使っていることが理由なのです。

 PCで自分の声をくっきり聞かせるにはヘッドセットを使うか、外部マイクを利用する必要があります。それに対してスマホでは付属イヤホンマイクだけで音声がクリアになりますからおすすめです。

 また撮影角度でも有利です。ノートPCの内蔵カメラで撮影すると、どうしても下からの画角になってしまいます。下から煽った画角になるので、あまり見栄えのいいものではありません。それに対してスマホでは格安スマホスタンドを使って、本などを下に置いて高さを上げることで、目と同じ高さに上げることができます。目線と同じ高さで撮影したほうがより自然に顔が写りますから、スタンド+スマホでの参加がおすすめです。

スマホスタンドの例。2000円前後のスマホスタンドがあるだけで高さを調整できる


 Web会議でスマホを使うもう一つの理由は、作業の軽さです。非力なノートPCでは、Web会議をしながら別の作業をするとかなり重くなってしまうでしょう。Web会議をしながらメモを取ったり、資料を参照するなどのタスク切換えがもたつくことがあります。

 そんな時にはWeb会議はスマホで行い、メモや資料参照はPCにする分業体制がいいでしょう。大量の資料を見ながら行う打ち合わせや、同じファイルで共同作業をする際にも向いています。会社から支給されているPCが非力な場合は、スマホとの分業体制を考えてみてください。

 もし発表者側としてスライドを出す必要があるなら、PCとスマホで二重にWeb会議に参加してもいいでしょう。PC側のカメラ・音声をオフにして、スライドだけを共有。カメラ・音声はスマホから流すというやり方です。PCの負担が軽くなります。

スマホ画面取り込みのアプリも利用したい

 ちなみにWeb会議でスマホ画面をそのまま取り込むことも可能です。いわゆるミラーリングツールを使用して、iPhoneであればAirPlayを取り込むアプリ、AndroidであればMiracast対応のアプリで、スマホの操作画面をリアルタイムでPC側に取り込めるためです。

iPhoneのリアルタイム画面をLonely Screenを使って取り込んだ画面。Web会議でスマホ画面を見せたい時に利用する

 たとえばiPhone向けには複数のAirPlayミラーリングツールがあり、筆者は「LonelyScreen(14.95ドル/年)」を使っています。Windows側に「LonelyScreen」を入れ、iPhone側のコントロールパネルの「AirPlay」で「LonelyScreen」を選べば、PC画面にiPhone画面がリアルタイムで表示されます。スマホアプリの開発、Webサイトのスマホ表示検討といった会議に向いています。

 このようにスマホを活用することでWeb会議がスムーズになります。ノートPCだけで完結するより、スマホとノートPCを使い分けてWeb会議をより充実させましょう。

筆者プロフィール:三上洋

東京都世田谷区出身、1965年生まれ。東洋大学社会学部卒業。テレビ番組制作会社を経て、1995年からフリーライター・ITジャーナリストとして活動。専門ジャンルは、セキュリティ、ネット事件、スマートフォン、Ustreamなどのネット動画、携帯料金・クレジットカードポイント。毎週月曜よる9時に、ライブメディア情報番組「UstToday」制作・配信。Ustream配信請負、ネット動画での企業活用のコンサルタントも行う。

このエントリーをはてなブックマークに追加

スマ研おすすめ!!

ピックアップ

ランキング

スマ研おすすめ!!

お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。

資料をダウンロードするには会員登録が必要です。