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2020/06/12

今読むべき本はコレだ! おすすめビジネスブックレビュー - 第20回

テレビ会議の本命「Teams」の導入方法から“Web越しでの褒め方”まで教えてくれるガイド本発見


『テレワークの切り札! Office 365 Teams即効活用ガイド』岩元直久著、天野貴之[プロトレ]監修

否応なく在宅勤務が進んだことで、テレビ会議も日常生活の一部となりつつある昨今、コミュニケーションツールの選択に悩んでいる企業・部署も多いだろう。そこで一度試してほしいのが、仕事に欠かせないOfficeアプリとの連携が抜群な「Microsoft Teams」。痒い所に手が届くガイド本も登場したので今が始め時だ。

文/成田全


コロナ禍で激変する労働環境の「切り札」

 2020年初頭に、在宅勤務やリモートワーク、Web会議がこれほど必要(もはや必須と言っても差し支えない)とされるドラスティックな変化が起きると予測していた人はどのくらいいただろう。ICT(情報通信技術=Information and Communication Technology)の必要性や重要性がわかっていたにも関わらず、様々なことを理由に先延ばしにしていたが、今回のコロナ禍によって大慌てで環境を整えているところもあるかもしれない。また激変した仕事環境や在宅勤務にいまだに慣れない、機器やツールを上手く使いこなせていない方もいらっしゃるだろう。

 人と人が顔を突き合わせて仕事ができない今、緊密なコミュニケーションや情報交換をするにはどうしたらいいのか、リモートワークで無駄なくスピーディーに仕事をこなすにはどうしたらいいのか、オンラインでの会議はどのように行えばいいのか……そんな中で注目を集めているのが「Microsoft Teams」だ。Microsoftによると、Microsoft Teamsの3月における1日の利用者数は4400万人超、毎日9億件の会議に利用されていて、Webカメラを使うビデオ通話の総数は3月だけで1000%以上増加しているという。

 今回ご紹介するのは、そのMicrosoft Teamsを「切り札」と断言する『テレワークの切り札! Office 365 Teams即効活用ガイド』(岩元直久 著、天野貴之[プロトレ] 監修/日経BP)だ。

デバイスやOSを選ばない汎用性の高さ

 Microsoft Teamsは2017年3月に提供が始まったサービスで、チャットやメッセージのやり取り、Web会議、ファイル共有など幅広い作業をこなせる。本書で「チーム単位のコミュニケーションを徹底的に効率化できるようにするツール」と説明されている通り、全体を束ねる「チーム」と、その中で各セクションに分かれる「チャネル」の単位にすることで、無駄を省いた円滑なコミュニケーションを取り、情報共有や生産性アップを図ることができる。もちろん会社内部だけではなく、外部とのやり取りや会議も可能だ。さらに操作が簡単なこと、マイクロソフトが展開するサブスクリプションサービス「Office 365」と連携するなど、オフィス環境でのアドバンテージも申し分ない。

 そしてMicrosoft Teamsはパソコン、タブレット、スマートフォンといった様々なデバイスで使うことができ、MicrosoftのWindowsはもちろんのこと、AppleのmacOSやiOS、GoogleのAndroid、そしてLinuxでも利用可能など汎用性が高い。さらにリモートワークにおいて最重要事項であるプライバシーとセキュリティも信頼性が高く、安心して利用できる。

Microsoft Teamsは、仕事に欠かせないOfficeとの連携に優れている。

 Microsoft Teamsについては、本連載第16回「職場改革する前に! 他社の成功事例をチェックするための一冊」で、IT化を推進して業務の改善に取り組む渋谷区の事例をご紹介した。会議をMicrosoft Teamsで記録し「言った、言わないなどはあり得ない」状態にしているという。面倒な(しかしとても重要な)議事録作成も効率的に作業ができるのだ。

「探して調べる」ことに最適な一冊

 本書はその名の通り「即効活用ガイド」である。全9章で構成され、Microsoft Teamsで何ができるのかの説明に始まり、プランや料金、インストールの方法といった基礎的なことから、各機能の具体的な使用方法や活用法を伝授してくれる。また体裁が異なるパソコンやスマートフォンの画面の図版が多数掲載されており、どこのどのボタンを押せばいいのかまで懇切丁寧な説明があるなど、「通して読む」というより、わからないことを「探して調べる」ための本だ。

 そして本書のもうひとつの特徴が「糸綴じ」だ。この独特の製本は本の背のところを糸でかがって綴じ合わせるためとても丈夫な作りであり、ノド(本の綴じ目)まで開くので、見たいページを開いてそのまま状態にできるというメリットもある。重りを乗せたり手で押さえる必要がないので、その場に置いて、両手でパソコンやスマートフォンを操作できるので参照する場合の使い勝手がとてもいいのだ。

 「こんなことは恥ずかしくて聞けない」という初歩的なことから「こんな便利な活用法があったのか」までを幅広く網羅(Microsoft Teamsの機能を使ってのメンバーの褒め方まで紹介)しているので、これから使ってみようという初心者から、すでに導入されている会社でも様々な発見があることだろう。また第8章の企業の活用事例に加え、第9章では教育現場での活用事例もあるので、リモートでの授業などに思い悩んでいる教育関係者にもぜひお勧めしたい。ICTが凄まじい勢いで普及し、働き方、学び方、コミュニケーションの方法が大きく変化する今、ぜひ本書を手元に置いて活用してもらいたい。

まだまだあります! 今月おすすめのビジネスブック

次のビジネスモデル、スマートな働き方、まだ見ぬ最新技術、etc... 今月ぜひとも押さえておきたい「おすすめビジネスブック」をスマートワーク総研がピックアップ!

『「わがまま」がチームを強くする。』(サイボウズチームワーク総研 著、青野慶久 監修/朝日新聞出版)

わがままは「社会を変えるかもしれないアイデア」である。社員のわがままを大切にして12年連続シェアNo.1の会社「サイボウズ」が実践する、チームワークメソッドとは。社員のわがままを引き出し、組み合わせ、チーム力に変える方法を解説。(Amazon内容紹介より)

『できるテレワーク入門 在宅勤務の基本が身に付く本』(法林岳之、清水理史、できるシリーズ編集部 著/インプレス)

新型コロナウイルスの感染拡大防止のために、企業でテレワークを導入する機運が高まっています。もともとIT環境の整備が進んでいる企業は導入もスムーズですが、テレワークの方法論を持たない企業も少なくありません。そこで、「できるシリーズ」では、ITに明るくない方でもテレワークのエッセンスを身に付けられる入門書『できるテレワーク入門』をこのたび、緊急出版します。(公式Webサイト紹介より)

『アフターコロナ 見えてきた7つのメガトレンド』(日経クロステック 編/日経BP)

1章 ドキュメント 経済ロックダウン/2章 タイムライン 異変から危機へ、128日間の混乱劇/3章 業界別分析 コロナショック、崩れた既存秩序/4章 キーパーソン 私たちの「アフターコロナ」/5章 アフターコロナ 見えてきた7つのメガトレンド。(Amazon内容紹介より)

『職場のざんねんな人図鑑~やっかいなあの人の行動には、理由があった!』(石川幹人 著/技術評論社)

先延ばし、マウント、おせっかい……同僚・上司・部下のやっかいなふるまいには理由があった!? 進化心理学、認知行動論の第一人者が、仕事でつきあう人の“あるある”を25属に体系化、心理や行動のナゾを解き明かすとともに、本人とまわりがどう対策していけばいいかを教えます。『職場の問題地図』でおなじみの白井匠さんのイラストとともに、人間関係のモヤモヤがスッキリ!(Amazon内容紹介より)

『ゲームセンターあらしと学ぶ プログラミング入門 まんが版こんにちはPython』(すがやみつる 著/日経BP)

いよいよ小学校でのプログラミング教育が必修化されます。ただし、授業で習うとなると、とたんにプログラミングがつまらなくなりそう。プログラミングだけでなく、IT全般をきらいになっちゃうかも――。そんな懸念を吹きとばすのが、すがやみつる先生の書き下ろし入門マンガ、令和版の『こんにちはマイコン』ともいえる本書です。プログラミングの必要性はもとより、プログラムをつくって動かす楽しさ、面白さをバッチリ伝えます。もちろん、プログラミング未経験の大人が読んでも役立ちます。(Amazon内容紹介より)

筆者プロフィール:成田全(ナリタタモツ)

1971年生まれ。大学卒業後、イベント制作、雑誌編集、漫画編集を経てフリー。インタビューや書評を中心に執筆。幅広いジャンルを横断した情報と知識を活かし、これまでに作家や芸能人、会社トップから一般人まで延べ1600人以上を取材。『誰かが私をきらいでも』(及川眠子/KKベストセラーズ)など書籍編集も担当。

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